第十章玩转收件夹

仔细估量自己想要达到的目标的重要性，以便使自己对该目标的关注既不超过也不少于它的实际需要。
——古罗马哲学家西塞罗（Cicero）

小时候，我觉得爸爸的衬衫口袋很神奇。无论在办公室还是家里，他想到一些事情时，就会写一张小纸条，塞进口袋里。有空的时候，他就从口袋里把这些纸条拿出来，看哪些事情需要处理。

只要拿出纸条，就拿一支笔思考那些事情的下一步行动，写完满意了，再放回口袋。直到所有拿出来的纸条都加工过他才肯休息，也有些纸条上的事项已经完成了或不用处理就丢掉。

他常和我说，这是他的“收件夹”。

爸爸的口袋“收件夹”虽然简单，却非常有效。在他担任公司董事长的那几年，他就靠这简单的系统，管理了工作及生活上大大小小的事情。现在回想起来，开玩笑地讲，虽然当时在台湾还没有时间管理的概念，但是我后来痴迷于此，可是有“家学渊源”的。

我幸运地赶上了全球科技爆炸式发展的年代，现在的电子技术比爸爸年轻时不知先进了多少。要管理好“收件夹”，我们已经不需要再往口袋里塞小纸条了。那么，在这个年代，如何管理好自己的“收件夹”——管理好手机里的信息、电子邮件及笔记本，大家准备好了吗？

收件夹一：即时通信

或许是因为在工厂待过，爸爸对电子产品非常感兴趣，在这方面很舍得花钱。除了送过苹果电脑给我和弟弟之外，有一次他到内地出差还曾经帮我的朋友办了一部移动电话，这在当年可是很少有人使用的工具。

“这样当他要联络别人时，才会更有效率。”当时他是这样和我说的。

现在的即时通信工具主要是微信。微信看似给我们带来了便利，但是，我和很多老朋友却严格、规律地控制对它的使用，尤其在工作中。我们为什么要这样做呢？这样的即时通信工具之所以很难成为高效率的收件夹，原因如下：

A．群组多且生命周期短

即时通信工具中往往有很多群组。校友群、参加某个活动临时建的群、某项共同爱好的群等，不胜枚举。一群人，因为一件事情而聚集在一起，过一阵子，任务结束了，群组还存在。这些群组中难免有人闲聊，事情讨论效率也不高，其实都是时间黑洞，进去了时间耗费高，产出却不大。要把微信等即时通信工具当作收件夹使用，群组就不能无止境地增加，必须有“生老病死”的周期，不然就一定缺乏效率。

B．沟通非正式

我们很多人是在走路、上厕所时使用微信，此时难以集中注意力做周全思考，往往没有经过深思熟虑只是随口答复。做出承诺无法兑现，因此也容易产生争执。同时，双方回复的内容可能是语音，而且彼此可能有时间差，不便于一目了然地理解和回顾。因为缺乏工作场景的支持，注意力又很容易被其他群组抓走，因此微信不是一个正式沟通的场合。不信，你用微信和女朋友分手试试？所以，正式的事情还是根据具体情况，改为通过电话、邮件、面谈的方式沟通更为妥当。

C．决议效率低

当群组里的人超过三十人，没有明确的规范，很容易在大群中产生许多小团体，让群里面的气氛变得复杂。在群组中商量事情，陆陆续续好几个小时甚至一天有人留言，但是没有人给出结论，实在不是议事的好方法。

因此手机上的即时通信工具虽然便利，但是如果单纯地使用它，而没有将里面的“杂事”加工成下一步的行动，并放在即时通信APP之外的地方，就很难产生高效率。

把即时通信的杂事，加工成下一步的行动并做好收集。

收件夹二：电子邮件

我爸爸后来离开生产部门，开始担任管理职务，有很多文书工作。我记得小时候，坐在他的办公桌上，眼前总是一摞一摞的文件、档案、信件。回想起来，脑海里出现的总是他戴着眼镜，拿着一支红笔，批注文件的专注表情。而在我们这个时代，公司内外联络最常用的方式，就是“电子邮件”。

电子邮件，就是时间管理高手要管理好的第二个收件夹。接下来分享我管理自己的电子邮件收件夹的几个秘诀。

A．善用搜索

各品牌的邮箱大多配有搜索功能，有的人可能很少使用，其实善用搜索能为我们节省很多翻找历史邮件的时间。通过搜索功能，邮件即使没有归档，只要回想一下关键词或收到信的日期，也可以迅速找到。

B．垃圾邮件

现在广告邮件比较多，混在收件箱中会占用我们的注意力。邮箱自带的防垃圾邮件功能能够自动过滤促销广告等垃圾邮件。若偶有“漏网之鱼”，可以通过拖动的方式，把这封信件放入垃圾邮箱，并选择把来自同一发件人的邮件默认为垃圾邮件。

C．设置分类文件夹

我在电子邮件系统中新建了一些文件夹，这样就可以把邮件从收件箱中移出来，整理下一步行动。

创建一个名为“行动”的文件夹，用于存放需要下一步行动的邮件；一个名为“等待”的文件夹，用于存放等待回复、委托他人办理的邮件；一个名为“参考”的文件夹，存放作为参考资料的邮件。

所有的邮件都可以分类至这三个文件夹，而后收件箱就被清空了。完全无用的垃圾邮件直接删除，节约空间，想要保存但无须采取行动的邮件移入“存档”。

收件夹三：笔记本

爸爸能写一手好字，相比之下我的字就丑得要命。但是和爸爸一样，我也喜欢记笔记，而且我认为笔记正是我最重要的收件夹中的第三种，笔记本有纸本和电子APP两种形式。我用四种工具做笔记。

纸本

虽然字丑，但我还是喜欢笔尖划过纸面的感觉。最初我喜欢用思维导图，最近几年越来越爱用九宫格。笔和纸本的搭配，因其最便捷，能激发创造力，始终无可替代。不过我在纸上做了笔记后，会给它拍照，之后存进我的电子化收件夹。

手机上的笔记APP

其实在手机上用哪一款APP完全可以依个人喜好选择，重要的是，使用手机可以随时记下一闪而过的灵感，图像的思考，需要拍照的场景等。

平板电脑上的APP

我使用iPad Pro来做电子笔记本，超大的屏幕可以浏览，长时间的续航能力，加上可以涂鸦手写的功能，可以批注文件，对于我的写作及制作幻灯片都很有帮助。

电脑笔记

我写作、制作幻灯片，或者分析一个任务时，会打开笔记本，将之作为收件夹，记录大量的点子。而OneNote这样的笔记APP可以在手机、平板与电脑上同步，我就可以用同一款软件的不同平台客户端，来处理不同情景的笔记收集。

以上我们介绍了三种收件夹：即时通信、电子邮件、笔记本，并介绍了让这些收件夹更有效率的方法，因为这三个收件夹和生产力息息相关。

除了这三种常用的收件夹，我在时间管理帝王表中还保留了“其他收件夹”，因为工作性质的不同，可能有无法用上述几种形式收集的杂事。比如，有人工作时需要收集大量录音，有人工作时收集照片较多。此外，实体收件夹也是必不可少的，因为现在纸质文件、实物还是不能被完全替代的。我在办公桌上放置一个木制托盘作为实体收件夹，出差时也会携带一个塑料文件夹作为实体收件夹，随手收集别人给我的票据等，过后再加工整理。

我的爸爸虽然把衬衫的口袋当作收件夹，但是他会反复检视里面的纸条，加工成行动，第二天带到公司去推进。而我是把手机的即时通信、电子邮件、笔记本组成收件夹系统，并用每天早上吃青蛙、写晨间日记的检视习惯，不断将杂事加工成行动，让收件夹系统运作良好。

单单把杂事放在一起，只是将烦心的事情放在找得到的地方，接下来我们还需要“加工”及“组织”，这就是我们下一章要深入讲解的部分。

“加工”是把收件夹系统收集的杂事分批加工成行动。

“组织”是把加工后大量的行动提示分别放到日程表、任务管理、行动清单、参考资料库里，当需要时可以快速取出。

换句话说，我们要做的不仅是将杂事收集到收件夹，还要把收件夹组成系统，最终和行动提示系统打通，这样才能把个人或企业的任务管理高速铁路构建起来。