文秘最佳成长微习惯——工作日志

文秘最佳成长微习惯——工作日志

每年都有很多学历高、悟性好的年轻朋友加入文秘队伍，他们爱动脑、肯专研，能吃苦。他们都想成为写作高手，他们都想成为业务精英，在工作中他们你追我赶，在闲暇时他们暗地努力。他们如饥似渴地翻阅诸如《意志力》和《自控力》这样的书籍不断激励自己，不断砥砺前行。
这些书里推荐的方法都很科学、合理，值得尝试，但是这些方法都是指导我们锻炼意志和自身惰性战斗的方法，都需要我们不断逼迫自己跨出“舒适区”，直到自己强大起来。对于文秘新人来说，这显然不是一项可以轻松达成的任务。那么，有没有更为轻松有效的办法能帮助文秘新人轻松有效地成长呢？
有，那就是养成记录工作日志的微习惯。
斯蒂芬•盖斯在《微习惯》中指出，微习惯是一种非常微小的积极行为，小到不可能失败。正因为这个特性，它不会给你造成任何负担，而且具有超强的“欺骗性”，它也因此成了极具优势的习惯养成策略。
将这种优秀的策略运用到办公室工作中，一天两天，乃至一周两周可能都看不到成效，但日积月累，成效就会很惊人。关键是尝试记录工作日志这个微习惯不会让文秘新人感到困难和痛苦，因而能明显提高培养良好工作习惯的成功率。

工作日志的写作目标

工作日志是“一日事，一日志”，即，记录每天工作的内容、以及在工作过程中遇到的问题，解决问题的思路和方法。熟悉之后，最好可以详细、客观的记录下你所面对的选择、观点、观察、方法、结果和决定。这样经过长期的积累，就能通过写工作日志这样的“微习惯”，更好地积累经验，加深思考；更快地熟悉业务，提升技能。

工作日志的写作示范

1、单位基本情况：主要是人员上岗、请销假、外出培训等情况。
2、重要工作+进度（或成效/业绩)。比如某开发区安全监管部门当年度有项重要工作是指导、督促当地规模以上危化企业制定安全生产预案并组织演练。由于该项工作被纳入当地安全生产工作年度考核“一票否决”内容，该局必须向区分管安全生产的领导及时报告工作进度。为此，该局办公室建立每日报告制度，并安排专人负责报送该专项工作日志，具体为：x月x日，区安全监管局危化企业安全标准化工作进展情况。据统计，我区规模以上危化企业共64家，截至目前为止，已制定安全生产应急预案并通过专家评审的企业有32家，预案制定工作完成率50%。
由于该项工作制定预案阶段的工作完成后，工作重点转为指导、督促危化企业组织应急演练，检验预案可行性，锻炼队伍应急处置能力的阶段。因此，该局将工作日志修改为：x月x日，区安全监管局危化企业安全标准化工作进展情况。据统计，我区64家规模以上危化企业已制定安全生产应急预案并通过专家评审，现已举行应急演练的危化企业有32家，应急演练工作完成率50%。
制定预案完成后，该项工作重点转入举行应急演练，检验预案可行性，锻炼队伍应急处置能力的阶段。因此，该局的工作日志修改为：x月x日，区安全监管局危化企业安全标准化工作进展情况。据统计，我区64家规模以上危化企业已制定安全生产应急预案并通过专家评审，现已举行应急演练的危化企业有32家，应急演练工作完成率50%。
3、新措施和新成效。如，x月x日，市交警大队联合城管局、公共事业管理局开展清障行动，共清理路障xx个，拆除违规地锁xx个。
4、前瞻性的工作。比如汛期来临，相关部门就要提前部署做好汛期防灾工作，或召开会议，或下基层检查，或发文督促指导相关部门开展宣传教育，做好准备。如，根据市三防办xx文件指示，我市近期将迎来极端天气，建议xx科室做好汛期执法管理工作，办公室加强后勤保障工作。

工作日志的写作原则

第一、言简意赅。在语言表达上，工作日志必须言简意赅，开门要见山，表述要直白、主题要鲜明，避免长篇大论。或者直接就是“时间+地点+人物+事件+成效”。在工作内容上，以4至7项内容为宜。太多，易显繁杂，主次不分；太少，挂一漏万，难以形成积累优势。在写作时间上，久则易疲，疲则易弃，因此要尽量控制在3到10分钟之内完成日志。
第二、持之以恒。
绳锯木断，水滴石穿。工作日志是一项极其微小的日常积累，写几天没有成效很正常，要看到成效，至少需要数月之久的微小积累。而且这数月之中，还需要我们在以科学的方法，不断地探索、思考工作日志的写作方法，直到找到适合自己的写作习惯的、符合工作实践的、科学高效的工作日志写作方法，最后还要不断根据新形势新要求新情况不断地进行修正，最终才能找到适合自己的道路。
第三，降低难度。
我们练习时要始终记住自己的目标是“一日事，一日志”。如果无法长时间坚持便无意义，因此写作工作日志最重要的关键是一定要降低难度。因为越复杂的习惯，也难持久，而越需要长时间坚持的任务，就需要简化、模式化。如果我们感觉每天写下1000字的目标太过困难，那就降为500字，如果500字仍然需要耗费较长的时间和精力，那就降为200字。而且，在文字的表述上，也不必做过多修改，不必精益求精。关键是对当天的几项重要工作作出记录。
第四，分门别类。
在某种意义上说，考试时没想起来的知识等于没学过，在写作时想不起来的素材等于没发生过。可见，如果工作日志文静整理，只能文档查询功能找到原始记录，得知何时发生某事，而不能取之即用，这样的日志无异于一堆无用的日常流水账。如果我们在记工作日志的时候就对每日工作事项进行分门别类，既方便我们头脑记忆搜索，也利于文档查询，因而可以视作材料的半成品，取之即用，可以极大地提高素材搜索和加工的效率。
第五、适时修正。
工作日志的格式和内容必须不断调整、不断修正，才能符合上级的工作新指示、新要求，才能及时发现本地、本部门的新问题、新矛盾，才能客观、全面本部门工作新措施、新成效，才能完全体现个人职业成长的微妙变化。而且，随着个人职业技能的成熟和发展，工作日志的表达形式还可以精益求精，最终达到花更少的时间，积累更多的有用素材，寻找最优工作方法的目标。