在工作中我们经常需要做PPT，通过PPT演讲来做总结分析以及组织工作，对于一个组织或者一个部门来说，如果我们能够把事情说得清楚，让每个人都知道接下来需要做哪些工作，明确具体工作要求是什么，能够主动去工作，将会大大提升工作效率。对于启动一场活动，或者规划阶段工作，有一个比较好的范式：why-what-how。
在工作中，我们经常需要召开会议，需要梳理我们究竟需要做哪些工作，比如阶段总结会议、工作规划会议。如果遇到问题，管理者应该最先想到需要做什么以解决问题，然后告诉下属去做，但只是告诉别人需要做什么，这只是一个冷冰冰的指示，别人在未完全理解之前，做出的工作很难达到要求，具体问题也很难得到解决。另外，员工会怀疑工作是不是合理，是不是有效，所以很多员工接到工作以后往往在想这么做有什么意义呢？最后可能得出这么做没啥意义的结论，从而丢失了工作的主动性。并且，别人在接到指示之后，很可能有畏难情绪，认为自己在受人指挥，更加难以做好。所以，有了what还不够，还需要告诉别人为什么需要做这个工作，接下来我们需要对工作进行进一步的梳理，也就是去找这么做的理由。
在寻找理由的时候，我们可能需要对当前的工作做一个总结，并且得出合理的结论。比如现在的工作存在哪些问题，我们遇到了什么困境，所以必须改变。也可以总结出这么做有什么好处，如果我们这么做了，就会达成哪种效果。这可能需要调用数据来证明我们的结论，比如部门的业绩情况，当前的工作效果等。我们可以通过梳理当前的状况，以及我们当前的工作存在的问题来得出合理的结论，这个结论直指工作目标。对于工作目标，我们可以梳理出业务结构，明确目标差距，找出需要突破的点。这些都可以说明为什么这么做，逐步推导出我们需要做的工作。
有了what和why，剩下的就是告诉别人怎么去做，也就是how的部分。没有人愿意在充满疑惑的环境中工作，没有明确的步骤和规则，每个人的工作就会趋于随意，这会大大降低工作效率，也会大大增加沟通成本。所以这就需要我们把整个流程和每个人需要做的具体的工作内容想清楚，然后告诉别人我们需要做什么，需要做到什么程度，以及一个项目包含的所有工作细节。另外，还需要存在反馈机制，可以在整个过程中加入过程性指标，在每天的工作中，我们需要完成哪些工作，完成的标准是什么，也就是分解目标到每天的工作中。另外，我们需要知道很多工作并不是立即见效的，需要很长时间的持续积累，这就需要我们明确如果目标达成，需要哪些工作的积累，这样能够给员工一个个具体的目标，以及工作标准，进而形成工作习惯。
另外，还需要在最后确定每个人应该担任的角色，给出具体的工作要求。比如前线员工，应该做好工作计划，把每天的工作量以及达成结果做好记录，反馈给组织。还需要安排一个接收反馈的人，做好数据整理工作，以便在工作中发现问题及时解决，也便于改善工作流程。也应该明确，在工作中遇到问题应该向谁反馈，向谁求助，最好能够有周总结，总结分析一下本周工作的达成情况。
所以，做好一个PPT可以让工作效率提升，但是不要自以为我们讲完了就万事大吉，只等春暖花开。我们还要有具体的执行程序，确保工作能够落地执行。部门的人越多，出现理解偏差的概率就越大，所以这就需要我们做好会后辅导工作，保证工作能够按照我们的规划执行，这也是为什么应该设置反馈机制，就是为了发现这些执行上的偏差及时修正。任何一个PPT都不可能在开始的时候就包含所有问题的解决方案，都是在具体执行的时候慢慢趋于完善。
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