加班理由千万种，但是如果因为设置段落的字体、字号、行间距、段落间距，这些简单的文档格式而加班，是不可原谅的。

更重要的，Word文档格式调整，作为申请加班费的理由，丢不起那人啊！

其实Word排版很简单，只要你学会了这个神技——「套模板」。先上效果图：

是不是真的很高效？关键还很容易掌握！5分钟就能学会。快放我去学习，我爱学习，我爱工作！

1.按照要求，设定好样式

首先，在一个新文档中输入一些文字，并按照老板的要求把样式调整好。比如在行政公文排版中，常见的样式设置是这样的：

主要标题：宋体、二号、加粗、居中；

一级标题：序号为「一、」形式，黑体、三号、首行缩进2字符；

二级标题：序号为「（一）」形式，楷体、三号、首行缩进2字符；

正文：仿宋、三号、首行缩进2字符.

2.保存样式集

样式设置好之后，想要重复使用这些样式，通常的操作是使用“格式刷”一个一个刷。一个更为高效的方法是，把样式保存到「样式集」中。

这个样式集你也不陌生，喏，工具栏中的那些标题样式，就是样式集了，只要点击样式就可以快速应用对应的格式，非常方便。

那么怎么把格式保存到样式集中呢？以主要标题格式保存到「标题」样式为例，操作方法如下：

照葫芦画瓢，完成其他格式的对应：

主要标题格式对应「标题」样式

一级标题格式对应「标题1」样式

二级标题格式对应「标题2」样式

文章正文格式对应「正文」样式

设置好样式集之后，把鼠标指针放在任意段落中，点击样式就可以快速应用格式。

3.样式集保存为模板

样式集设置好之后呢，只能在当前的文档中使用，要想在其他文档中使用这个样式，就需要把这些样式集保存为Word模板。大致的步骤是这样的：

删除文档中所有的文字

依次点击文件->另存为->选择「Word模板（*.dotx）」

这里给模板起名为“行政公文模板”

虽然看起来没什么变化，但是模板已经保存好了。

怎么套用模板呢？很简单，选择从“行政公文模板”来新建 Word 文档即可，步骤为：

1. 点击Word图标新建文档；

2. 点击右侧页面中的“行政公文模板”；

3. 输入文字，就可以套用样式啦。

4. 巧用快捷键，效率再提升！

有了模板后，每次应用样式只需要鼠标点选就行了，但是每次点选还是有点麻烦。还能不能懒的更彻底一些呢？当然可以！

请收下不用鼠标的排版进阶玩法——样式快捷键。先看动图演示：

具体设置方法为见下图：

建议设定标题为「Alt+1」，标题1为「Alt+2」，标题2为「Alt+3」，正文为「Alt+4」，设定好后，快捷键将对所有文档都有效。

5.后记

这次的 Word 排版神技，给我最大的收获不仅仅是技巧本身，更重要的是理解了提升效率的公式：重复工作批处理+固定操作模板化=高效率。

仅在 Word 样式这一个小小的方面，这公式就得到了淋漓尽致的应用，极大提升了效率！如果将 Excel 表格模板化、批处理呢？PPT 制作模板化呢？工作常用的写作套路模板化呢？效率的提升简直不敢想……

最后，知道还要做到才是真正的得到，抓紧动手试试看吧！

ps: 文中模板下载测试链接：https://pan.baidu.com/s/1Q7GT7QZhzsKEKZSxL0NPVQ密码: kqrj

6.下集预告：

长文档的编号问题简直令人神烦，中间删减一个编号，后面编号全部都得手工改，有没有更高效的方法呢？请期待下集《什么？你还在手敲文档中的编号？》