第一个要征求每一个人的意见，搞清楚每一个人看重的是什么东西，什么东西对他们是更有价值的，他们更期望的，然后我们把所有要做的这些任务列表写出来，形成清单，然后开始画线，每一个人都会获得一部分对自己特别重要的工作。那些对所有人都不重要的，但是对完成项目有帮助的工作，最后，就要按照需要分配给不同的人。
然后要在分配工作的时候说清楚，虽然这个项目的工作是被分配给不同的人，可是这个项目的成败是所有人的责任，这个项目如果失败了，哪怕是由于某一个人做某一个动作做错了或者没做成导致项目失败，这也不是他的责任，而是整个团队的所有人的责任。因为我们是一个团队在做这件事情，我们不是一个人在做这件事，就好像说一个公司如果不挣钱，不是仅仅销售部门没有奖金，是全公司都没奖金，因为没有钱发奖金。既然是一个团队，就是团队的整体设置。
第一个就是要把工作分配给能够胜任的最小群体，这是效率的表现。也就是说，能一个人搞定的事，你别让两个人去做，能两个人搞定的事，你别搞三个人去做。
第二个就是将工作交给胜任这项工作的级别最低的员工去处理，这样不浪费，这也是对他的锻炼。
第三个就是给每个人分配他能胜任的最重要的任务。在这个过程当中，所有的人可能要有一个动态的认知，就是一个人的胜任能力是在不停的变化过程当中的，他今天不能胜任的东西，不代表他在未来也不能胜任，所以要用动态的眼光去判断，到底他能不能胜任？
大家在一个团队里面工作要保持同样的效率，很重要的一点就是，所有的人要对彼此工作是不是达到自己的预期有所反馈。有了这样的反馈之后，大家才知道我们彼此对这件事情的认知差距在哪儿。我们才能够用到第三项技能去不断地修正我们的计划，你才能用到第四项技能不断地去激励我们的这些队员达到这样的一个目标。
在进行反馈的过程当中，要将感谢、建议和评价区分开来，这非常重要。感谢就是感谢，我谢谢你，我鼓励对方，我提升士气。建议是用来提高他们的技能，所以在感谢的同时提建议，我谢谢你前一段时间的努力，你的这个工作给我们团队带来非常大的价值，我建议你更努力。是不有点怪？所以这两件事要分开。感谢的时候就是感谢，你要建议的时候就是建议。
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