为什么你的时间总不够用？因为没按这些建议行动
warfalcon 3月9日
今天分享的是《活法：如何掌控你的时间和人生》，这是去年在整理书架时找到的书，做完笔记后，把这本书放到待卖二手书清单中。
本书的建议现在看起来很普通，在阅读时书中过度投入这部分对我有启发，帮我想清楚了人生目标，后来对工作进行断舍离。
提高工作效率的一些小窍门
•养成一套早晨能快速出门的好习惯。
•前一天晚上准备好第二天要穿的衣服、工作资料和公文包。
•回复邮件要清楚、简洁，争取一次成功。
•缩短休息时间，但要休息好。同事顺便拜访时，不要停下手头的工作。直到工作完成后再休息。
•利用空余时间完成比较简单、轻松的工作。
•做事有始有终，一开始就要计划好，不要走回头路。
•把不急于完成的工作往后挪一挪。比如，不要一有项目就立刻着手干，把不重要的一些往后推，但是要保证留下足够的时间。
•每天整理、更新文件，并养成习惯。把与手头上项目无关的文件、纸条扔掉。
•收集、整理会议记录，准时主持、参加会议。
•尽量遵守每天的日程安排。
•完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。
•喝下午茶，或有意识地在午餐前处理好伤脑筋的任务，这样下午不至于筋疲力尽。
•在一天工作结束前，完成尽可能多的任务。
•下班回家前去健身，以免回家后懒得动。
突发事件影响工作完成进度怎么办？
这里有十个让你工作转回正轨的选择，选择任意一个重新掌控你的工作进程。
1．重新协调时间安排。
也许所有你要做的就是把原来的时间安排稍微推迟一些。你可以去找项目的总负责人，要求延期。这样做是完全合理的，因为你这么做也是由于情况所迫。很可能这时你就能知道原来要求的最后期限是真正的最后期限还是其他人的人为要求。时间期限延长了，你就能把原本落下的工作赶上来，重新控制局面。
2.对时间安排进行内部修改。
如果你已经严重落后于原定的进度安排，那么认真查看你的流程图，看看能不能找出两个进程之间的缓冲时间以拿来应急，或是有哪些步骤可以合并或者缩短时间。例如其中某项任务是邮寄起草方案，为了节省时间你可以晚上去寄，或者采用传真或电子邮件的方式。
3.删除不必要的项目。
在你的方案中有没有这样的项目：看起来不错但是没有多大意义？是时候把它们删掉了。这个项目需要做到这么大吗？也许可以减小它的规模。就算方案做得不那么精致，剪掉的那些只起修饰作用的东西结果还是一样的。
这样做对那些完美主义者是非常有用的。这些人一旦有足够的时间就会增添许多不必要的细节，而这些常常就是导致任务不能按时完成的主要原因，它们实际上就是一种拖延的形式。为了让这些完美主义者们一开始就放弃这些不必要的细节，最好的办法就是给他们安排非常紧迫的时间。重中之重在于确保这一项目不偏离主题。
4.扩展你可以利用的资源
你现在都拥有什么资源？还能找到其他人帮忙吗？还有更多的设备、更多的资金或更好的主意吗？有的话又会有什么不同呢？在这个项目上已经投入了大量的时间和资金了，再多投入一些又何妨呢！例如：建筑公司在承包之时会有这样的协议：如果在规定时间里不能完成，建筑公司就要受到相应的惩罚。
相反，它也可以是一种奖励方式。西雅图在修一座被暴风摧毁的桥时，答应每天给建筑公司18000美元，只要他们每天都能完成当天的工作量。这个数目是根据这座桥不能正常使用所造成的损失计算出来的。
5.寻找替代。
在你的方案中有没有看起来不太可能实现的项目？有没有其他可行的办法代替它呢？这样做会影响你的方案完成的质量吗？
很多新产品其实就是他们前任的替代。3－M指示胶带纸的问世就是一个很好的说明。其实3－M指示胶带纸只是比从前的胶带纸具有更好的黏性而已，但是它却价值百万。
6.可选择的其他办法。
方案在某个地方被卡住了，想一想有没有其他什么方式解决呢？有没有其他可以选择的资源或是人选帮你完成？也许有一个供应商一直寻找机会想要和你合作呢？你的供应商什么时候能把材料提供到位？这些材料是不是已经在他们的库房里了？你是选择等他们送呢还是自己去运？
7.先接受一部分。
假设你想要10000个信封，但是由于供应商当时没有10000个，所以无法给你供货。与他们联系，弄清楚他们现在库存是多少，2000吗？好，那就先要2000个，这样你们就可以先用这些做你们的事情，同时也给了供应商时间去赶制剩下的部分。
8.奖励。
人们都喜欢被奖励。这一点为我们的方案能恢复正常提供了可能性，不管是我们自己还是其他人都会在奖励的刺激下以百倍的精神重新投入到项目中。在“胡萝卜”的激励和刺激下，什么事都有可能完成。
9.惩罚。
同理，惩罚是另外一个有效因素，有时为了避免坏结果的驱动力比追求好结果的驱动力还要强。
10.竭尽全力。
如果这个方案完成与否对你来说有生死攸关的重要性，你该怎么办呢？认真思考衡量以上建议，结合自己的情况选择适合的办法。
如果你原来的项目安排是合理正确的，你就有很多方法让项目实施回到正轨！
自我管理办法
要如何提升自己的精力和行动效率呢？
首先需要明确你的目标和动力是什么呢？目标明确才有动力创造新技术、发明新工具来获取更高水平的生产力。
•明确的任务/目的。没有清晰的目标意识，就不可能有效组织和管理轻重缓急的任务。你要走向何处？你生活的目的是什么？你今天为什么要上班？你们部门存在的具体目的又是什么？你有没有一个系统的任务书？你能不假思索地说出它的内容吗？
•确立首要任务，并与人沟通。在列每日事项清单时，如果没把各项事务的重要性确定下来，那么清单列得再好也是无用、低效的。人们往往很容易掉入这样一个陷阱，那就是完成了很多任务，却不曾想这些任务都是错的。有时，人们不先去做最重要的事，反而选择最简单、更有趣或者顺手拈来的事情去做。
你必须了解，对于你和部门来说，什么是真正重要的，这样才能做出正确的决定，有效利用时间。
•每日行动计划。没有计划地开始一天，十有八九这天就在做些错事。其他任何人都有可能带着各种请求和任务来打断你的行动。你就会被动地被这些不速之客牵着鼻子走，因为你根本没有办法保卫自己。
•对超负荷说“不”。对许多人来说，规划、处理和完成项目的方式本身都没什么大错，错就错在揽的项目实在太多。（如果你现在想“啊，我就是这样的！”—那你就对了。）你必须学会说“不”并且真正学会拒绝。
•侧重于完成—而不是完美。你是否总要等项目达到完美无缺才会结束和发布它？你是否还能想到亟待改进的方法？就算你什么也想不到，你是否也会烦躁地想一定还有你忽略了的地方？在你追求那不可能的完美主义梦想时，你浪费了多少时间精力？
•文件和工作环境管理。不管你把紧要事情安排得多么明了，不管你的每日工作计划做得多么高效，你的东西都有可能会丢在杂乱的书桌上、庞杂的文件中、满满的抽屉或书橱里，甚至丢在你的车子里，而你在找这些东西时，又必定会浪费掉许多无比珍贵、无法挽回的时间。
•果断。做决定的过程和之后的计划过程同等重要。没有做好计划，没有安排好轻重缓急，很有可能就会陷入糟糕的情况中，或者因为根本没有办法去应对突发情况而错失良机。
•冷静处理危机。如果我们总是忙于寻找灭火器去扑灭每天不断发生的火灾，那生活该是多么令人沮丧！因为一向被忽略的情况忽然变得紧急，我们的生产力可能会无限地受阻。如果你总是忙于灭火，那你永远也没办法防止新的火灾发生！
•有效分配任务。毫无疑问，“我自己能做得更好”这种思想是最可能制造业务麻烦和错失良机的因素。而分配任务时不能有效沟通则可能排在第二。
•排除干扰。你的一天原本都按计划顺利地进行着，但是电话忽然响了，或者突然来了一个不速之客，这样你的工作效率瞬间大打折扣。这样的情况在很多时候是可以避免的；如果实在无法避免，那也必须得到有效控制。
•盯住项目/最后期限。你是否有过这样的经历，某天猛一抬头，忽然意识到最重要的项目三天后就到期了……而手头还有三个星期的工作量等着你完成？专业人士侃侃而谈各种流程图，却找不到一个有效的办法给你？这个问题你必须注意。
•提高会议效率。会议室是唯一一个“分分钟必守，数小时浪费”的地方。无计划、不必要的会议加上错误的与会人员每年要耗费几百万个小时，浪费几十亿美元。而有计划又必要的会议则通常会因为准备不足或后续不到位而变得低效。有效会议计划会告诉你如何让会议时间变得有价值、有成果。
•消除拖延陋习。把今天该做的事拖到明天是人们普遍会犯的毛病，而这种毛病在工作和生活中都会极大地损害效率。人们经常把时间耗费在不重要的活动中，而真正重要的工作却没做。
•平衡生活，减少压力。这是大多数人最终要达到的目标。随着外界压力越来越大，随着工作节奏不断加快，你正确抉择的能力、平衡生活的能力和处理压力的能力就成为存活的关键因素了。
熟悉以上所提的每一项对于自我管理/效率提高计划都至关重要。高效的新习惯需要随着时间一点一滴、循序渐进地培养。其实每个人都知道这一点，但是很多人仍然一边说着需要做改变，一边又重复着自己旧的习惯。
请铭记：开始并不重要，重要的是结果。
坚守你的承诺
运用好你的创造力
在工作中：
•制定每天两次15分钟的休息计划。
•不要在办公桌前吃午餐。
•和其他部门的同事交流思想。
•用具有启发性的植物、图画和艺术品装饰你的办公室。
•熟悉公司里某些陌生的业务。
下班后：
•订阅别的杂志、报纸。
•读一本文艺小说或史诗。
•改变穿衣风格。
•在门廊舒展自己的身体。
•在后院安一个吊床。
为了增强自己的意识，你需要：
•周末进行一次即兴旅行，去一个以前没去过的地方。
•参加一个课程。
•参加一个读书讨论小组。
•做义工。
•开始一项新的体育运动。
这些活动最终会让你拥有更自由、更开阔的心胸和更丰富的人生经验，能帮助你做出更正确的选择。
十条建议迅速改变你
以下是一系列你可以立刻去做的事，以迅速开始你的条理性改进进程。
1.首先，彻底“清空”大脑。
列出一系列在你大脑里盘旋的未完成项目。大脑在记住这些项目时会浪费大量时间和精力。要使“清空”大脑的清单有效，就必须确保清单的完整性。去列满清单吧，不管需要花费多少时间。
•项目清单—所有正在进行的项目。
•下一步行动清单—把完成所有有效项目所需的下一步骤列出来。
•等待清单—记录下所有必须依靠他人完成的项目。
•日历—具体行动的日期、时间。
•某天/可能事项清单—所有还需考虑的任务。
以后可能还会想到别的项目，只需把它们简单添加到清单上。不要担心主次排序。你现在所要获得的只是一些精神呼吸的空间。如果某件未完成的事项已经列在“清空”大脑清单上了，你就不要再去考虑了，等到需要做的时候再去做。
2.建立“今日难事”文件。
3.彻底清理书桌。
迅速浏览每个项目。不要逐字逐句读……那样的话你永远也读不完。智者曾经说过：“识字的人永远都不能成功地清理好办公室。”我们要避免这样的结果。
•如果是待做的项目，确定好行动日期，在右上角注明，并且放到“今日难事”文件里。
•如果是要归档的文件，放到“待归档”文件袋内（而不是放在书桌或总档案里）。
•如果那是别人的文件，放到别人的书桌上去。
•如果是不确定的文件，把它丢开。
4.把参考和阅读分开。你不可能阅读所有的专业杂志、书籍等等。把那些你需要将来用作参考的杂志存起来，并且只把你近期要用的杂志放在阅读文件内。
5.不要将总档案放在桌面上，也不要将它放在你能看到的地方，最好不要放在办公室里。
6.制定两分钟法则。每次遇到两分钟内可以做完的事，请马上去做。
7.请站着打电话。
8.每天早晨请先做最重要的事。
9.找出你的最佳工作时间，避免自己在这段时间内受外界干扰。
10.重新定位你的压力水平。记住以下这些小常识，避免让你的肾上腺素达到最高水平。
•看看窗外。坐在窗边的人比其他人患头疼、腰疼和精力衰竭的概率低23%。
•户外运动。研究表明习惯在室内做运动的人比较可能坚持不下去。
•减轻你的运动强度。运动强度和心理健康获益之间没有必然的联系。
•运动之后请放松。躺好，闭上眼睛，让精神游移片刻。运动中释放的脑内啡可以使你保持20分钟左右的初始轻松状态。等你起来回到正常活动中时，你会进入第二阶段的状态—精神焕发，随时准备解决接下来遇到的任何问题。
•改善心态。纠缠于问题，尤其是无法人为控制的问题只会增加你的压力。接受你无法改变的事实，继续前进。笑对生活的荒谬。
这样你就应该可以开始了。但是，这些让你快速起步的建议并不能让每件事都受你掌控……
战胜过度投入五步骤
1.列出你投入的每件事。再分别列出你的工作活动和私人活动。
2.列出你想拥有的所有事项，并列出所有你真正想做而现在没做的事。
3.重新看一看第一象限的清单。考虑到你的时间及自己的重要事项，这些事情中有哪些是你不应该做的？
4.做一个计划，让自己从第三象限里的所有事项中解脱出来。
5.具体定出你将从什么时候开始去做第二象限里所列的每件事。
减轻负担对于你的成功和生活幸福至关重要，也可以确保你仔细审查每一个关键步骤。
步骤1：列出你正投入做的每件事。
每件事指的是任何你在做的事，任何一件事。
步骤2：列出你想拥有的所有事项，并列出所有你真正想做而现在没做的事。没有做你真正需要或感觉应该做的事会迅速增加你的内疚感，让自己精疲力竭，在各方面的效率也大幅度下降。问问你自己以下几个问题：
•什么对你来说是真正重要的？你的首要任务有哪些？
•你希望自己有更多时间和精力去做，但是因为有其他事情所以没法做的事情有哪些？将这些事情具体列出来，不要有所保留。可能你没法很快找到时间去做所有这些事，但你还是要把它们都列出来，这样会让自己心里好受些。
步骤3：重新看看第一象限清单。考虑到你的时间及自己的重要事项，这些事情中有哪些是你不应该做的？
像这样去评价每一项：
•这个对你来说重要吗？这种重要性是不是属于第二象限的那种重要性？
•如果你现在没在做这件事，假设重新给你选择的机会，你会去做吗？事后的看法往往会比先见更为清晰！你是不是曾经这样想过：“如果我那时能知道现在所知道的，我肯定不会去做这件事。”这些是你应该首先清除的活动。
•你必须要亲自去做这件事吗？你可以而且应该这么认真地把时间和能力投入到这个目的、这项工程、这个追求上吗？如果答案是否定的，那么你最好就不要开始去做，如果已经在做了，那就想办法逃离。
小小地投入到每件事情中去就意味着没法大量地投入到任何一件事情中去。
步骤4：做一个计划，让自己从第三象限里的所有事项中解脱出来。
让你自己从过去投入的一件事情中脱身有时候会很难，但这很有必要。去衡量一下每个情况，怎么样才能优雅（或者即使不是很优雅）地把某个项目从你的清单上删除？
如果这是一项和工作相关的任务，而你又处于领导者或管理者的位置，那么你的部门里很可能会有人愿意去多承担一点责任、多获得一点权力。把这项任务交给那个人去做吧。你这样做不仅可以给这个被委派的人以成长和锻炼自己技能的机会，并且可以让你这个管理者工作效率更高。好的领导者从来都不会事必躬亲，因为那根本就是不可能的。
如果你没处在管理层，找不到人来委派任务，那怎么办呢？你就是那个经常获得成长机会的人？你的老板不允许你再把任务交给别人？即使这样，也不要放弃希望。
每个人都可以在工作之外试试委派任务给别人。你这几年来是不是一直都是保龄球协会的秘书？你有没有在某个俱乐部或自己创办的组织里担任领导者的职位？人们是不是又指望着你去担纲领导学校的狂欢节？你下班后是不是依然很忙，忙得家人和朋友都看不到你的踪影？
重新看看所有这些项目。你是不是应该适当退让，而让其他人去开发他们的领导潜能并尝试他们的想法？这次你是不是可以不让自己的名字出现在选票中？你能不能让其他人来协助你的工作，从而让自己活得轻松点？你是不是有个副手几乎都不做什么事情？如果没有你那个组织是不是照样可以运作？它是不是对你来说比对其他人更重要？
如果大家这次不再仰赖你的话，你是不是会觉得如释重负？如果回答是肯定的，那就把它交给别人去做。不要让亲力亲为的态度影响了你工作的效率。
步骤5：具体定出你将从什么时候开始去做第二象限里所列的每件事。
这些“应该做而现在没做”的项目应该归入你的时间表。这些项目是你参照自己的首要任务和价值取向需要并且想去做的事。这些项目可以让你获得成就感，满足自己的需求和欲望。
为你自己做一个计划。真正投入进去，行动起来去做吧！
你能做的就是做你做得了的，而做好你做得了的就足够了。
100天行动读者反馈
@安小安
因为看了断舍离极简的书，然后不买衣服的计划打卡已经第85天了
@京疆rose
1.听书day139；
2.英语小神童学习打卡day326；
3.看书复习；
4.隔离结束，重见天日；
5.采买食品花了220；
6.了解开证明及出门条；
7.做40个俯卧撑；
现有付费课程
① 打败拖延症：我是如何战胜拖延症的？
② 养成好习惯：不需要意志力的习惯养成法：100天行动
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