060 《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》读书笔记

060 《秘书工作手记——办公室老江湖的职场心法》读书笔记

从部队到地方，从操枪弄炮到办公室，一切都是重新开始。初次接触本书纯属意外，被书名吸引——办公室老江湖？这是什么鬼？好奇心驱使我翻了翻前言和第一章，文字风格一下子抓住了我的眼球。个人认为，里面讲的都是方法论的干货，一听就懂、拿来就能用，尤其适合于职场小白，可有效避免踩雷入坑。该书“不装”，说人话，不讲空话、套话、假话，是一本务实的办公室实操手册。全书共分七章，前四章较好，侧重于讲做人做事的“道”，引人深思；后三章关于宴请、会议和高效办公略粗，侧重于做事的“器”，侧重于工具、技巧，有凑字数之嫌。总评优秀，适合放在床边每天翻翻。

内容推荐：

本书凝聚了一个从业多年、仍战斗在办公室工作一线的小秘书的实践经验总结和理论思考成果。它不是以往或粗制滥造、或板着面孔、或不说真话的职场书，而是敢于揭露职场真相的真实手记。

它说真话，告诉你职场到底有什么规矩：你不经常找领导汇报，领导就是不高兴；你写文章不懂得研究借鉴，就是写不好；你老在微信上问“在吗”，别人就是讨厌你。职场规矩就是这样，你看清楚了，就能绕开雷区。

它说人话，用口语化的、轻快活泼的字句来组织文章。坚决杜绝四六句、对仗句，坚决抛弃“一要二要三要”的俗套，怎么想的就怎么写，怎么做的就怎么写，怎么直观好懂生动就怎么写。

它想真切而直白地告诉你，身在职场，如何得到领导和同事的认可？如何培养办公室工作人员素养？如何在办公室搞好沟通？如何写好公文？如何安排好宴请？如何组织好会议？如何高效办公？

它是新潮、好用、深度的办公室实操宝典，讲的是做人、办事的办公室故事；它想带你领略在办公室风生水起的最大秘密——不是投机取巧，也不是尔虞我诈，而是，办公室工作看上去全是繁琐和重复，但想要做好它，想要实现作为大机器中一颗小零件的自身价值，只能靠我们用一种“匠人”的心态和精神去琢磨、去学习、去思考、去精进，最终把手头平淡无奇的活计做成一门手艺。

作者简介：

像玉的石头（李珣），男，硕士毕业，博士在读，中国人民大学学校办公室工作近6年。先后在综合、文书、秘书、督查等岗位流转，因深感办公室工作“日绩有余、岁绩不足”，务必需要在事务性工作中注意总结、沉淀和学习，不能迷失在繁杂琐碎的工作中，遂把业余思索的精力投入到办公室工作研究领域，先后在《秘书工作》《应用写作》《秘书之友》《北京教育》等杂志发表了十余篇业务体会、工作技巧类的文章，还办起了一个名为“办公室的秘密”的微信公众号，推送风格独特、管用实在的职场小文章，现在已有数万粉丝。

佳句摘抄

一、长袖善舞的艺术——如何被领导和同事认可

1.件件有回音、事事有着落（及时发短信）

注：做人做事要靠谱 ：工作要形成闭合回路，有请示有报告，有部署有检查。

首先要永远把自己的工作当成最重要的；其次，对于汇报，永远要保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说、追着说、理直气壮的说。

出色的汇报：先说结果；最好有书面材料；亮点要浓墨重彩，分清详略；逻辑要清楚，最好有一二三四；拿出方案和办法来。

2.正确理解领导指示

方法和规律：如果没有头绪，把握不大，就认真按原话落实；从领导过去的看法观点中发散；从参与酝酿的过程中发散；从领导的个性中发散。

领导做指示时，不懂的或没听清的要大胆提问，尽量要有思考的提问，必须使用谦虚探讨的口气（事先准备好三个答案，让领导做选择题而不是论述题，虽死板但可行），不要有畏难情绪（书中为难貌似别字），多沟通（线上与线下）。

在办公室用大本子记，出门在外拿小本子写：布置的任务记下、代办的事项记下、别人的联系方式记下、所思所想所感记下…

3.“眼力见”即“核心竞争力”

（察言观色、为人殷勤、礼貌素养、随机应变）

把自己的姿态放低，眼力见自然就见长，服务意识和心态最重要。

当你面对领导的时候，不要把领导只理解成工作上的上级，好像讲服务就是献殷勤似的，而要把领导看成是你的长辈和前辈。

4.挨骂怎么办

领导批评你绝对不会是因为嫉妒贤能。

最完美的状态：工作上高调、为人上谦虚、生活上低调。

当场声辩就是作死（充分尊重和维护领导和权威，到了私底下，单独汇报一次，写个邮件、发个短信或当面把情况跟领导如实陈述，争取谅解）。

被骂也是机会（第一，尽快克服恐惧心里；第二，虚心求教，比以前更频繁的去接触领导，做事更需多几个心眼；第三，积极帮领导分忧，争取立功机会）。

5.突然叫起来即兴发言

第一，要有准备：仔细听别人、积累发言材料，多思考、考虑自己的看法。

第二，是有态度（表态）：感谢+自谦+认同。

第三，是有说法：总的主题和思路纲领。

第四，是有“爆点”：幽默/深刻/尖锐/煽情。

6.拥有温暖人心的力量

精神百倍、字正腔圆、充满精气神的元气问候。

如何说“不”才不撕破脸：认真而干脆，态度坚定但语气温和（多用商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的的语气），如有可能提供替代方案，尊重自己的感受和需求。

永远别说人家孩子不行；如果可以主动给别人在涉及孩子上的事情上提供力所能及的方便，这比帮他本人更打动人。

7.说到别人心花怒放

人际关系说到底就是管理别人情绪的艺术。

多说“请”。

多称“您”。

夸人不要隔靴搔痒：夸人不夸的别人脸红心跳、害羞害臊等于没夸！

办公室口头禅：

“明白了，我马上就办！”

“您是专家，你的帮助太重要了！”

“你的文字能力强，你看过的肯定没问题！”

“你写东西很棒，不看一遍我心里没谱，你看一遍我才放心！”

“您对这个事儿怎么看？”

“要不您看这样行不行？”

“您稍等，我有点拿不准，我去确认一下回复您。”。

8.与领导日常相处

a.领导落实大领导指示的几点启示：马上就办；及时让大领导知道；汇报要有详细性、逻辑性。

b.领导喜欢在回家的车上干什么：回短信、打电话，人际交往不过夜。讲究案无积卷、事不过夜。

c.第一次陪领导出差该注意什么：轻装上阵（双肩包）；做好充分的材料、物资准备（文件、U盘、通讯录、药、现金）；提前做功课，了解领导的喜好和习惯（茶、晨练、饭后散步、周边环境）；腿勤手勤、提前联系、有点眼色（时间、接送、文件、住宿、饮食、当地典故、定好闹钟）；提前值机、选座位、打印登机牌（领导尽量靠前靠走道坐、你和领导隔一个过道或坐领导前后）。

二、习惯为王——如何培养办公室工作素养

1.优秀办公室人需具备的三个习惯

优势源于自动自发：主动 担当积小善，勤奋造就天才，拼搏造就优势。

记日记、勤写作：锻炼写作能力、一日三省吾身。 李鹏写回忆录，记录水电站工作时如何维修发电机的步骤。

善于、乐于结交朋友：看中品格；建立信息库，生日、籍贯等小事；主动出击，展示自己才华；当好听众、谦虚为怀；满足对方需要、利益，先予后取；任何人都不能靠，只有凭自己拼搏、奋斗。

2.工作拼到最后，其实就是拼身体

忌盲目进补。

管住嘴、迈开腿、饮食贵有节、运动贵有恒。

贪睡并不能让你精力充沛。午饭后适当运动更有益。

3.办公室着装

首先是正式；其次是执着于正式。

正式着装仍需因地制宜（下基层、现场指挥等，不可过于炫耀，大众品牌）。

4.珍惜在办公室的每一分钟

每天空耗八小时是幸运吗？全身心完成工作、琢磨工作、提升工作、热情工作。

即使靠专业吃饭，做人也是你一辈子的事业，怀着谦卑的心处世，七分做人、三分口才。“汪涵的朋友圈到底有多牛”

5.初入办公室可以看哪些书

快速入门类：

《参谋助手论：为首长服务的艺术》王怀志、郭政

《每天懂一点行为心理学》[日]匠英一

《轴心：论秘书长》段炳仁

《99%的新人，没用心做好的50件事》 [日] 岩濑大辅

职场小说：

《二号首长》黄晓阳

《沧浪之水》阎真

《欲望之路》王大进

《中国式秘书》丁邦文

公文写作：

《大手笔是怎样炼成的》谢亦森

《怎样写文章》王梦奎

《求是》

《习近平用典》

《影响中国历史的十篇政治美文》梁衡

6.职场好习惯，从记日记开始养成

牛人都记日记

记日记的好处：记事；提升悟性；复盘。

怎样记日记：流水账和思考相结合型：事件+体会，包括日常思考、灵感创意、读书笔记、经验总结。

范本：

2012-2-15  周三

（1）今天是正式上班第一天，早上路过领导办公室没有主动打招呼，说新年好，需改进。面对领导，千万要克服为难和逃避情绪，而要主动贴上去，不要怕打扰，领导也喜欢被下属追着跑。当然要注意不要影响休息什么的。

（2）要通知周五的中层干部会，发现短信平台坏了，及时联系了网管中心，并采取打电话的措施通知下级单位，处置得比较及时。综合工作不能等。以后发短信要确保发出，注意把成功发送确认的选项勾上。

（3）上午9点开了党政联席会，幸亏再三盯了一下话筒和音响。会议室的音响系统坏了，盯着维修比较好，但是跟领导汇报的不够及时，应该了解清楚情况并对如何让处置初步有数后立即报告。

（4）小陈在问饭店菜单的时候很有技巧，说是菜不错，想打包几个，或者说以后都按着这个点都行。

（5）小孟产假休息了一年没值班，征求了她意见后同意从这学期开始值班。处理此事（得罪人的事情）应注意：应用征求询问口气而不是安排口气，应说明理应她值班了，应说明工作上很需要她，应说明对她还是有照顾，最后应尽量满足她提出的要求。

7.这样才能万无一失

a.自建档案来帮你（名单、联系方式、反馈时间）：首先，是全面详细的做好领导日程活动记录；其次，要分门别类妥善保管好领导的书写材料；再次，要收集保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料；最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性。

b.领导日程的五环管理法：第一环基础环，编辑好每周日程（每周五下班前完成下周工作安排，周日晚再发送一次）；第二环日常环，每天早晨核对当日安排，晚上确认提醒次日安排；第三环具体环，盯死每个活动（着装、任务、背景、衔接、资料）；第四环归纳环，归纳提炼系列性活动；第五环记录环，整理记录好实际日程。

8.工作要学会外包

如：让速记公司整理领导讲话稿，专业的搬家公司、会务公司、旅行社。

遇到专业性特别强的、不擅长的、不属于自己核心竞争力的要主动寻求外包。

注：专业的事情交给专业的人来干。

将时间用在附加值更高的业务上：沟通；研究；特长。

找人帮忙的常见途径：互联网（威客平台如猪八戒网）；熟人帮忙。

9.碎片化学习并不可耻

有效碎片化学习的几种途径：适当聚焦一些领域；精选上档次的平台；拒绝标题党；启迪代替灌输。

三、沟通沟通再沟通——如何打电话发信息

1.机德反应人品

别做不接电话的讨厌鬼。

当收到别人发来的短信时争取第一时间回复；无暇回复的简要说明；给别人发短信前先组织整合；需要对方回复的末尾要标注。

短信要称呼：“尊敬的王处长”、“尊敬的各位领导”。

短信要署名。

标点符号也有表情（，。！）。

发短信比打电话更合适的场合：有事要和领导报告或请示时；非工作时间沟通时；反复提醒对方时；恭维求人煽情时。

电话本是办公室工作的命根子：熟悉单位架构指引；认识各部门负责人；把部门主要负责人电话输进手机；把电话本打印成A4大小夹在笔记本里，电子版存在手机里；家里也要放电话本。

2.微信社交启示录

美化自己朋友圈的几大秘诀：乐观、敬业、向上；吐槽还是留在现实中；微信实名制（增加信赖感、保持虚拟空间和现实的一致性）；用真实头像建立信任感；上传一些加班加点的情景；发布几张读书学习的场面和体会；抒发一点感恩和豪情壮志。

点赞虽烦却真不能少。

回复一个笑脸也好。

从朋友圈延伸到现实的关心。

微信交流，有事直接说，不要问“在吗”。

3.打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气

第一，调子高一些，语速急促一些：用升调代替平调。

第二，要打招呼：“您好，我是办公室小石，有一个后天的会议通知跟你报告一下，您方便记吗？”。

第三，不要玩变脸：好的态度从电话接通的那一刻开始。

第四，多用书面语讲电话。

第五，依依不舍的收尾：尽量让对方先挂，电话轻拿轻放。

四、笔杆子万岁——如何写好公文

1.帮领导写好公文，我们能得到什么

学习领导的为人之道；学习领导各个阶段怎么推进工作；学习领导不同时间场合怎么考虑斟酌问题；获得发光发亮的机会；接触大量的、第一手的信息资源。

2.如何用5分钟大幅提升公文质量和水平

格式！！！（作风态度）

《党政机关公文格式》

标题：二号小标宋，红色分割线下空两行，居中，梯形或菱形回行，副标题是三号楷体，标题要和其下内容安排在同一页纸。

正文：三号仿宋，每自然段左空二字。

序号：黑体“一、”楷体“（一）”仿宋“1.”仿宋“（1）”，都是三号，都不加粗。

行距：页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9，行高固定值29磅。

注：个人研究公文格式，发现书中纰漏，应该上3.7，下3.5，左2.8，右2.6，行高29.5或30为宜。

3.写好公文的第一要务是做亮标题

万能八条、官言官语是标题大忌

对仗与四六句多用于轻松、活泼、以鼓舞听众或渲染气氛为主的场合

自由句多用于庄重、严肃的场合，要求逻辑严密、用词准确、不存歧义

做亮标题的几条规律：旁征博引、生动比喻、数字概括、简短有力、设问设答

亮标题从记和找中来：积累、借鉴、改编

写实讲话稿正文：有一定的个性，敢于触及矛盾和痛处，细节丰富，事实服于议论，举措具体可行。

我们不生产文字，我们只是文字的搬运工：

a.建立写作资料库，可结合扫描仪使用印象笔记整理；

b.资料库应积累的东东：最重要的是思想、观点，其次是各种素材、实例，最后是语句。

c.动笔前一定要做专题研究：文献研究、背景摸底、热线求助、调查调研。

d.公文搬运工必上的四类网站：本单位新闻网、搜索引擎、专业数据库、人民日报重要言论库和人民网领导人活动报道专页。

公文严禁错别字。

五、礼多人不怪——如何安排好邀请（略）

六、胜利的大会——如何组织好会议 （略）

七、欲善其事先利其器——如何高效办公

1.给文件夹和文件命名很重要

2.收拾好办公桌

3.使用云盘（备份型和同步型），搭建云库

4.二维码名片