根据项目的生命周期理论，项目需要经历五个阶段——启动、计划、执行、控制、收尾，项目管理工作也围绕这些阶段依次展开。所以，使用 Microsoft Project 管理项目时，无论项目的规模和种类如何，通常都要遵循特定的程序。本文中使用到的 Project 版本为 Microsoft Project Professional 2013 。
2.1 Microsoft Project 管理项目的流程概述
2.1.1 根据项目生命周期确定管理流程
项目生命周期内 Microsoft Project 的工作
2.1.2 Microsoft Project 的管理流程
(1) 准备阶段
与项目生命周期中的项目启动阶段相对应。Project 的工作较少：
1、收集相关资料。例如，项目合同书，客户对项目的具体要求，国家、行业或公司颁布的相关标准，已有的技术资料与文档等。
2、确定项目目标、约束条件。例如，项目的目标是要完成一项新产品的开发任务，最终要作出产品样品来。除了对产品有技术方面的要求外，还要满足客观的约束条件，比如，项目必须在半年内完成、成本不得超过50万元、项目中可以使用的工程师最多只有5位等等。有时目标同时又是约束，这些内容必须在项目开始之前确定下来。
(2) 项目计划阶段
本阶段中 Microsoft Project 能够充分发挥作用，具体工作包括：
1、用 Microsoft Project 编制一份完善的项目文件，
2、使用 Microsoft Project 创建项目计划初步完成后，要将计划保存为“比较基准”。
(3) 项目实施与控制
项目实施与项目控制这两个过程总是同时进行的，控制是保证实施的基本手段。具体工作包括：
1、项目实施就是要将制定的项目计划不折不扣地落实到行动中。
2、在项目实施的同时，需要用 Microsoft Project 将项目进展状况及时地记录到项目文件中，以便跟踪和控制。
3、将实际进展与原定计划（比较基准）进行比较，找出差异，例如，进度是提前、落后还是与计划一致？成本是超支、节支还是正好持平？
4、发现差异后，还要进行分析。例如发现进度落后了，到底是哪方面的原因，并提出解决方案。Microsoft Project 提供了一些工具，可以帮助管理人员分析问题、进行预测并提出解决方案，但现实状况是千变万化的，Project 提出的解决方案未必能够解决所有问题，所以最终还是要管理者来决策。
(4) 项目信息报告
管理者常常需要以合适的方式浏览项目信息，例如：打出项目的现金流量表、进度报表等。
Microsoft Project 提供的信息报告，大致包含以下几类：范围报告、进度报告、成本报告、资源报告以及综合报告。有的地方称之为“信息提取技术”。
(5) 项目收尾
收尾工作往往会被忽视。例如，资料的汇总和整理工作，Microsoft Project 可以将项目中涉及到的文档以附件形式保存起来（也是保存在mpp文件中），项目收尾时，只要将这些文档统一归类即可。
2.2 灵活运用项目模板和向导
2.2.1 灵活运用项目模板
【例2-1】利用模板着手全新的项目
Xiaosong刚刚接到了一个全新的项目，公司让他负责拓展一项新业务。可是Xiaosong手头没有这类项目的资料可以参考，而且以前也没有经历过类似的项目，可以说这个项目对他是一个全新的领域。像这样一个全新的项目应该如何着手呢？
这时，Microsoft Project 提供的模板就大有用武之地了，它正好提供了一个名为“新业务”的模板。该模板对许多以前没有的新业务项目进行总结，列出了非常细致、清晰的工作内容。该模板层次清晰，内容翔实，步骤明确，且具有很强的可操作性，对缺乏这方面经验的管理者具有很大的启示作用和参考价值。Xiaosong决定开始使用该模板。
(1) 使用 Microsoft Project 自带的项目模板
Microsoft Project 2013 中本身已经携带了非常多的项目模板，无论类型还是数量都非常的丰富。
Project 2013 自带模板
(2) 获得更多的项目模板
除了 Microsoft Project 自带的模板外，Microsoft 公司的网站上就提供了最新的模板供用户免费下载。
(3) 建立自己的模板库
在公司或者组织环境下，已经完成的项目是一笔宝贵的经验，很可能对以后或者他人的工作大有帮助，所以建立个人或公司的模板库是值得推荐的。
2.2.1 灵活运用项目模板
通过向导工具栏可以打开项目向导窗口。
Project中的向导分为四类：任务向导、资源向导、跟踪向导、报表向导。
- 任务向导——指导用户制定项目计划、编辑任务列表、安排项目日程等。这是项目管理的第一步工作。
- 资源向导——规划好项目任务后，需要设定项目资源，并为任务分配人力资源，资源向导可以帮助用户完成这些工作，另外还能管理资源。
- 跟踪向导——规划好项目的任务和资源后，项目开始实施，在项目实施过程中需要不停地跟踪项目的实际执行情况。跟踪向导能够帮助用户有条不紊地展开跟踪和管理工作。
- 报表向导——查看和报告项目状态和信息。
2.3 综合案例——Microsoft Project 管理项目的流程
【例2-2】用 Microsoft Project 管理项目的一般流程
本例以【例2-1】为背景继续深入探究。Xiaosong刚刚接到开发新产品这一项目。本例探讨他用 Project 管理项目的一般流程。
(1) 打开“新产品”模板，Xiaosong将以它为基础创建项目计划。修改项目的开始日期为需要的时间。
(2) 保存项目文件，命名为 NewProduct_01.mpp 。
(3) 修改项目计划。针对公司的实际情况，Xiaosong主要针对项目任务的划分及时间分配作了调整，并保存了新的项目文件。例如对“新产品开发模板”中的任务做了简化，并根据公司的情况调整了任务时间，如图（a）为项目模板的内容，图（b）为修改过后的结果。
（a）
（b）
(4) 根据公司的实际情况修改项目的资源。这一步在“资源工作表”视图下进行。
项目资源信息
(5) 将初步完成的项目计划保存为比较基线，以便日后的实际执行情况比较。
到此为止，初始的项目计划就基本完成了，下一步将进入实施阶段。
将项目计划保存为比较基线
(6) 执行项目。定期将项目的实际进展信息记录到项目文件中，例如：更新项目的实际进度。
更新项目的实际进度
(7) 将项目的实际进展情况与原定的项目计划（比较基线）进行对比，找出差异。以进度管理为例，下图为项目的比较基线和实际进度的对比情况。在右侧的图表显示区域中，每个任务都有两根线条，上面的线条表示实际进度，下面的线条表示比较基线，从中可以很清楚地看出计划与实际在日程、工期方面的差异。如果想了解某个任务的详细情况，只要将鼠标停在任务的线条上就会出现信息提示。
实际进度与比较基线对比
(8) 报告项目状态信息。选择适合的视图和报表将需要的信息按照预定格式输出。下图为项目日历视图，它将每一天安排哪些任务全部列出，并能直接打印。
项目日历视图
(9) 项目收尾，即项目文档的整理。Project可以将相关的项目文档（例如Word、Excle文档等）都统一保存在项目文件中，项目收尾时只要将一个项目文件（*.mpp）保存起来即可，也可刻盘归档。
【提示】
在 Microsoft Project 中，有些操作具有歧义性，即某一个操作可能代表多种不同的含义，且每一种含义对项目的理解是截然不同的。为了避免歧义造成的影响，Project会提示用户选择哪一种才是用户的本意。
e.g. 当用户修改了一项任务的工期时，可能有两种原因：一是因为任务的工作量发生了变化；二是因为任务分配的资源发生了改变。这两种理解相去甚远。当用户修改了工期之后，Project会立即提示用户做出选择，通常这种情况下，需要确认的单元格的左上角会出现一个深色切角，鼠标悬浮或聚焦单元格上时，前方会出现感叹号标记；单击该标记就会出现选项菜单。
网友评论