小缺老师是一个普通的企业内训师，在公司内部上的大部分都是通用类课程，而其中最通用的莫过于《时间管理》这门课了。相信很多人也都听过或者了解过有关“时间管理”的各种方法或课程，那你的时间被管理好了吗？我有时候也会问自己：你站在讲台上，对台下的学员侃侃而谈各种时间管理的方法和技巧的时候，你的时间管理好了吗？
当你发现各种琐碎的事情铺天盖地的向你涌来的时候，所有的时间管理技巧仿佛瞬间都没用了。这个时候我才意识到，时间其实是不可以被管理的，可以被管理的是具体的事件。因为每个人每天都只有24小时，不管如何管理，也不会多出1秒钟，我们可以做的是管理好在这相同的24小时之内，如何去做事。
我之前的习惯是先制定好时间计划表，然后再去执行。例如某个周日我给自己定的小目标是：读完一本书、总结回顾上周的工作、制定下周工作计划。周六晚上，我在自己的笔记本上，写下了周日的计划：
我精心为自己规划了一天的时间，从起床到睡觉，而且劳逸集合，我觉得十分的科学。然而实际情况是，在早起这件事情上就失败了，按下闹钟后想着再睡一会，结果一睡就到九点，跑步的计划也失败了，觉得很挫败。下午在梳理工作的时候，又发现有些重要的资料忘在了公司，内心开始感到烦躁，就刷起了朋友圈。晚餐后去散步时发现路边商场在打折，进去逛了一会回到家已经快10点了。所以，晚上洗漱后回顾一天时，留下的只有挫败感，也没了做第二天计划的心情，书也只看了一半。
这样的规划我试过很多次，每次都坚持超过不了一周。直到有一天，我突然发现这样的表很像我们上学时候的课程表。而这样的时间表存在很多的缺陷。如果时间表上的某一项任务没有完成的话，会连续影响到之后的任务，而且会带来“失败感”的消极情绪。其次，固化的时间表一般只能用在高度流程化和可预计的工作上，一旦临时加了任务，就很难灵活调整。更大的缺陷是，时间表只是规定了什么时间做什么事情，而没有关注时间成果，比如计划阅读1小时，实际上却心不在焉地只读了十几页。
后来我开始改用待办事项表这种更简单、可操作性更强的方法来规划每天要做的事：
按照这样的表格来安排各种事件，我们的时间相对就很灵活，就算被别的事情打扰，我们也能从容应对了。这里会写上“预计完成时间”，是为了让我们对自己做事的效率产生精确的感知。例如，同一本书上次1小时读了50页，这次一小时读了80页，假设全书难度相当，我们就可以发现自己的效率有所提高。就这样，我每天睡前写好第二天的待办事项表，第二天完成一个就打一个钩。因为每次打钩都有很强的成就感，所以很快就养成了习惯。
待办事项表这个小工具可以帮助我们开始着手有规划的管理日常的各种事件。但当要做的事件的数量和难度不断增加之后，这个小工具就显得有点单薄。
给大家分享一个更加系统化的管理事件的工具。
首先我们可以准备几张A4纸，拿出其中1张作为“事件收集箱”。收集箱分长期和短期，短期的收集箱用来存放预计本周内会去完成的事项，而长期的收集箱可以存放未来的打算和想法。
这个步骤的意义是帮助我们清空大脑。
如上图中绿框的部分，每当脑海中出现引起我注意的事件，我会先做一个小判断“这件事情是否能在2分钟内完成？”。如果可以，那就马上执行，2分钟就能完成的事情，不要拖延。这里同时还要注意，不要执行短期“诱惑”，比如“再看一眼朋友圈”这种想法应该直接丢弃。
如果不能在2分钟内完成，那就把它们随手都写下来，然后分门别类放入收集箱中，再思考每件事的意义，考虑应该怎么做。在这个环节，我们可以把待办事件写在便利贴上，然后贴在收集箱中，如果是当天就需要完成的事情，我们可以直接贴在第2张A4纸上，就是“今日待办”。
这里需要注意的是，写的事件应该都是可以执行的明确目标。
每天一早，我们可以先思考今天要做什么，把一些收集箱中的待办事项便利贴转移到今日待办表中。如果发现有遗漏的，或临时想起的，可以写在便利贴上贴到收集箱或今日待办中。这里需要注意的是，不要将太多事项贴在今日待办，而是先贴上少量数量，等做得差不多了，再补充贴上一些事项，否则容易造成自我期待过高的被动局面。
同时可以看到的是，今日待办分成两栏，左边是不固定时间的区域，右边是时间轴。我们可以把需要固定时间的事项贴在右边时间轴附近，例如某个已经确定时间的会议，不固定时间的事项就放在左边。
接下来我们就可以开始一天的工作了。固定时间的事项，我们可以在那个时刻完成，不固定时间的事项，我们需要通过3个问题来判断当下需要做什么：我现在有多少时间？我现在有多少精力？什么事情比较重要？
根据这3个问题，我们可以灵活地从今日待办的事件区域中选择一件来完成。每完成一件事，就可以把它从今日待办转移到“今日完成”表，同时还可以记录一下完成该事件的事件，以持续追踪自己的效率。在一天工作结束后可以对今天的完成情况做一个复盘。
按照这样的流程，可以使得我们在任何事件都能够做出最好的选择，明确自己要采取哪个行动。这样我们做选择的时候都非常明白这个是现在最应该做的事，而不必担心有什么重要的事情没做，我们的心态相对就会比较平稳。
最后我们来总结一下这个待办事项工具的具体流程：
小缺老师分享的这些工具本质上仅仅是工具，并不能够让自控力很差的人立马变身成为时间管理达人（况且时间还是不能管理的）。这完全是从实践中总结出来的方法，一定要执行了才能看到效果。如果感觉有困难，可以从上篇的形式做起，然后再慢慢升级。
希望大家都能在有限的时间里合理安排所有的事件，更高效地工作和生活！
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