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思考笔记|如何用5W1H采购会议桌

思考笔记|如何用5W1H采购会议桌

作者: 阿贤的脑洞 | 来源:发表于2021-04-18 13:47 被阅读0次

    1.会议桌的故事

    年初的时候,公司搬到了一个新的办公区,新会议室还没有会议桌,于是领导就叫小李去采购一个新的会议桌,小李很爽快地就去找会议桌去了,一打听才发觉,有许多款式、材质不知选哪款,只好去找领导确认,然后又发现尺寸也各不相同,不知选哪个,只好又和领导确认,这样往往复复,折腾了一周时间还没买到,被领导批评了一顿。

    后来领导找了小赵去采购,不到一周会议桌就放到了会议室,也受到了领导的表扬。这一件事让小李很惊讶,于是他去向小赵取经。

    原来小赵接到任务后没有立刻去找会议桌,而是和领导确认了关于采购会议桌的一些基本信息,用了一个叫5W1H的模型,一次就了解完了领导的需求,之后根据需求很快找到了合适的会议桌。

    2.神奇的5W1H

    上面提到的5W1H是一种非常实用的问题分析方法。最开始由美国政治学家拉斯维尔,在1932年提出,最初的模型内容是5W,后经过人们的不断运用和总结,逐步形成了一套更成熟的框架:5W1H。

    5W1H的要点

    这个框架最大的作用在于可以清晰地呈现问题的构成要素,它由6个问题构成,它的名称也正是6个问题首字母缩写,具体来说包含如下内容:

    1.对象 (What)——是什么事情?

    指的是这个问题对应一个什么事情或目标。例如:采购一台会议桌、举办一个庆祝活动,满足用户减少等候时间的需求等等。

    2.为什么(Why)——原因

    指的是为什么会有这个问题或这个任务出现?这个问题可以一直追问,直到得出清晰的行动方向,了解问题产生的根本原因才是真正解决问题的关键。例如:为什么需要采购会议桌?为什么需要举办庆祝活动?为什么用户等待时间长?

    3.场所 (Where)——什么地点?

    指的是解决这个问题发生地点或需要的场所。例如:为哪个会议室买会议桌?在哪个地方举办活动?用户在哪个功能等候时间长?

    4.时间和程序 (When)——什么时候

    指的是解决这个问题或完成这个任务有哪些流程及相关时间点。例如:采购会议桌有哪些规章流程,截止时间是什么时候?庆祝活动依次有哪些环节,哪天举办?用户等候的时间长的这类问题一般的优化流程是什么?

    5.人员 (Who)——责任人

    指的是这个问题或任务有谁负责,有谁参与。例如:由谁来买桌子,走采购流程涉及哪些同事?谁负责策划这次活动,要邀请哪些同事参与?需要哪些人来协作解决优化用户等待太久的问题?

    6.方式 (How)——如何

    指的是用什么方法来解决问题或完成任务。例如:通过线下实体店采购会议桌还是网店订购?活动是线上形式还是线下形式?用户等候时间长的问题是通过技术解决,还是通过用户分流解决?

    3.案例展示

    回到开头的采购会议桌的案例,利用5W1H框架就可以快速确认领导的采购需求:

    What:采购一台会议桌

    Why:会议室A需要一台会议桌,用于部门(20人)开例会

    Where:会议室A的环境、面积、场景

    When:走采购流程,一周之内完成

    Who:领导(需求方),小赵(采购员)、财务(费用申报)、会议桌销售员(介绍会议桌)

    How:通过挑选、下单、报销、布置的过程完成会议桌采购

    有了以上信息,小赵立刻采取了行动,不到一周,新会议桌就出现在会议室。小李听完也是恍然大悟,发现自己在沟通任务时,由于没有使用模型漏掉太多重要信息,最后浪费了不少时间。

    4.总结

    看完故事,最后来总结下5W1H这个模型,5W1H连起来就是一个六连问:

    What:做什么?Why:为什么?When:什么时间?Where:什么地点?Who:涉及哪些人?How:怎么做?

    在工作和生活中,这6个方面的要素都问完后,沟通的双方对于问题和任务都会有更清晰的认识,不仅接下来的行动方向更清晰了,而且可以避免行动中许多不必要的错误,提升执行的效率。

    使用5W1H时也需要注意,一些显而易见的答案可以直接填上,省去沟通时间。遇到这6问题的答案不完整,那就需要进一步了解更多信息来完善答案。

    这么好用的神器,快快用起来吧~

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