在陪伴式效能教练第十九次课程伊始, 嫦娥姐姐给大家抛出一个课前互动问题:
课前和大家做一个互动~假如请你去最昂贵的海鲜自助餐(海鲜姿造380/人),你选择食物的顺序是什么?
小伙伴们立马兴致盎然, 各种各样神回复亮瞎眼~ 顶级吃货的选择“一般是 1.深海海鲜 2.法式鹅肝 3.深海海鲜 4.深海海鲜 5.深海海鲜 6.深海海鲜 7.蔬菜水果”, 也有可爱的回复“先吃我最爱吃的包子、我胃不好, 汤先喝下去; 先来一碗蛋炒饭!”
吃自助餐时肚子容量有限, 大家的总体思路是尽可能地挑选贵的、喜欢吃的先吃, 再将一些容积大、不值钱、无营养的往后推甚至直接取消, 誓把380元吃回来! 同理, 每个人一天的时间也是24小时, 如何能够将我们有限有时间花在最重要、最有价值的事情上, 产生最大的投资回报率也是我们必须要考虑的事情。
第一部分:四象限法高效计划与时间。
1、四象限法如何区分
四象限法是时间管理理论当中一个非常重要的创造,它的观念是把主要的精力和时间放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样便可以未雨绸缪、防范于未然。时间四象限的意义:在纷乱繁忙的一天当中,把事情分为“轻重缓急”,让你有目的的去处理。
四象限法是由美国著名管理大师史蒂芬·柯维创造的, 把事情按照重要和紧急的两个不同程度进行划分,可以分为四个象限:第一象限重要而且紧急、第二象限重要但不紧急、第三象限不重要但紧急、第四象限不重要且不紧急。
要事第一基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。
[1] 第一象限这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,客户投诉、重要的会议工作,即将到期的任务、家人生病住院、孩子开学典礼等等情况。
[2] 第二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。比如长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训和学习、硕士论文、出书、发表文章、全年计划及预算、制订防范措施、向上级提出问题处理的建议等等事项。
[3] 第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、不速之客、临时政府拜访、部分会议、领导交待的报告、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。
[4] 第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、邮件、看电影、写博客、刷抖音和朋友圈,这是无所事事的人的生活方式。
四象限分类按处理顺序划分:先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。“
2、四象限法如何分配任务
我们先来聊聊如何将你的任务分配到四象限中:
1.列出你的任务清单。
2.先“轻重”,以个人价值观为标准,将清单中的任务分为“重要”和“不重要”。
3.再“缓急”,根据任务的时间截点,将清单中的任务分为“紧急”和“不紧急”。
4.最后结合自身工作和生活的实际情况,给清单中每一个任务标注优先级。
5.将分类好的任务放入四象限中。
剧透一下: 嫦娥姐姐是《高效能人士七个习惯》的版权内训师, 她将在7月14-15号两天为ITS以及九点课堂高管学习社会员讲授两天的线下课程《高效能职场人士的七个好习惯》(会员免费, 非会员统一售价1880元/人), 在这个课程中会有一个下午的时间用于“要事第一”的课程讲授, 其中有一个四象限法的版权测评, 根据学员现场的自我测评, 即可区分出学员目前的花费时间所处的象限位置, 并帮助学员产生时间觉察和下一步的改善行动方案, 现场还会有真实案例的演练哦!
3.处理四象限的法则
经常造成我们时间困惑的是,时间管理的“三大杀手”——信息不够、拖延、预期结果不准确,而我们要做的就是消灭他们。
1)第一象限:马上去做Do it Now!
重要而且紧急,没啥好说,立刻去做。这种事情就是马上要去做,否则将会产生非常严重的后果。我们生活当中的主要危机就是来自于第一象限,第一象限就像是一个雷区,进入的次数越少越好,对于第一象限,毋庸置疑,马上去做,其实我们工作中的主要压力就来自这一象限,当然主要危机也来自于此。所以我们并不希望这个象限被许许多多的任务占据,而这一象限80%的任务均来自于第二象限中没有被妥善处理的任务。
2)第二象限:计划去做 Plan to do!
重要但不紧急。第二象限是重要但不紧急的事情,但是如果不及时去处理,80%的事情会变成第一象限的事情。所以我们的日常生活应该是围绕着第二象限的事情进行跟踪处理。第二象限的事情虽然看起来不紧急,但是却不能置之不理。如果处置不当,随时会演变成第一象限的事情。对于第二象限,列好清晰的计划,按计划去做,具体如下:应该在第一时间对它进行任务分解,并对每个小任务的目标和预计花费时间进行量化,制定工作计划和工作时间表,然后花费精力按时间计划表去做,可以运用一些时间管理的工具,如甘特图、日程表、番茄钟、MS项目软件跟踪软件、GPS目标仪等, 最终根据实际情况纪录下完成每一个小目标的完成度和实际花费时间, 可以帮助我们更好地管理好自己的时间与计划。
3)第三象限:勇于说NO或交给别人去做 Say No or to others
不重要但紧急。这个象限的事情让你很无奈,也让你分很多神,但是你应该清楚第三象限的事情才是我们忙茫盲的源头, 所以属于这一象限的工作最好就是交给别人去做。
如果是领导, 这个象限里面的事情如不涉及机密最好能授权交给值得信赖的下属去做, 或者重复性的日常工作如周报告、月报告、培训PPT、会议汇总、领导发言稿、主持日常会议等事情可以作为日常工作分摊给相关的团队负责人去做。
如果自己是基层的执行者,那就委婉的拒绝掉吧--面带微笑、无所畏惧地说NO!
当然针对这一象限也有一套工作法分享给大家——“猴子法则”。威廉姆. 翁肯教授把那些工作比喻成活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的“猴子”,而他把他那独特的时间管理理论成为“猴子管理艺术”。这里的“猴子”我们可以理解为本属于别人分内的事情,很多时候因为自己乐于助人的传统美德, 导致自己变成一所“猴子”的收容站。在帮助别人之前我们必须先明确职责,确定这只“猴子”的主人到底是谁,然后再通过有技巧的沟通方式进行沟通,面带微笑、态度坚决。如果是领导身上的“猴子”,那你就一定要沟通清楚他对于这件事情的想法、预期结果和花费预算,如果有疑问, 最好私下找时间和领导确认了解领导的想法, ; 或者态度友好、委婉地告知领导自己可能需要更多时间来完成这项额外工作, 因为自己手中目前要处理的事情有多项, 需要时间和精力做好相应的排序, 因此千万不要不明不白地接下这只“猴子”, 以免花时间做了无用功费力不讨好。
4)第四象限:尽量不去做 Stop
不重要且不紧急。这一象限的作用更多在于缓冲调剂,当工作疲惫的时候,可以做一些该区的事情,调整自己的精神状态。千万不能将重心放到这一象限,否则某种意义上你就是在浪费时间了。
当你按照四象限的时间法则去做的时候,你的工作重心慢慢的会从第三象限转移到第二象限,与此同时工作也将逐步走上正轨!关于四象限管理法实操及运用部分,将在7月份线下课程做具体的讲授。
第二部分:迪斯尼策略法
1、迪斯尼策略的起源
世界知名的迪斯尼公司最先开始从动画影视起家,米老鼠,唐老鸭,白雪公主,小熊维尼等等无数个经典的卡通人物几乎已经到了无人不知,无人不晓的程度。现在迪斯尼的业务已经涉及到娱乐节目制作,主题公园,玩具,图书,电子游戏和传媒网络等,并且备受追捧,取得了丰硕的商业价值,从迪斯尼乐园的火爆就可见一斑。
其创始人Walt. Disney的成功自然也成为人们关注的焦点。他为什么能成功?他在很久之前就想到自己后来如此成功吗?那他是怎么一步步走向成功的?太多太多的人想一探究竟,希望了解出一条有效的成功之道来。嫦娥姐姐本人为了一探迪斯尼的秘密就曾去过四次迪斯尼乐园哦!
2006年去美国加州迪斯尼乐园 2009年去香港迪斯尼乐园思维的逻辑层次创始人Robert Dilts也是其中一个研究者,他通过研究迪斯尼(Walt. Disney)工作过程而发展出来迪斯尼策略。这是一个非常特别的工作策略,该策略也成为迪斯尼的重要思考决策工具,以至于一直被沿用下来。迪斯尼策略就是看待问题的不同角度,表现的是不同的价值观,即梦想家(Dreamer),实干家(Realist)和批评家(Critic)。
人们在思考一件事情时,各种想法会同时涌上来,好的,坏的,理想的,现实的,自己的、别人的。一大堆想法绕在一起,很难有个清晰的思路,更大程度上是限制了人们对计划的充分而完美的畅想。运用迪斯尼策略制定计划或者战略时,在某个特定的时刻,你专注的想某一角度的事情,从梦想家,实干家,批评家各个维度来思考。让整个计划可突破局限的思维和格局,有切实可行的方案以及各种情况下的应急措施。
据说,迪斯尼策略当今世界上最好的制定策略计划的方法之一。
2、迪斯尼策略的步骤
一个人,一个计划,三种不同的角色转换。
比如思考你的一个3年愿景,首先你以梦想家的身份不受任何束缚和限制,天马行空,随意创想;然后你以实干家的身份思考愿景实现的方法和行动。作为批评家的你,则时刻要保持警醒的状态,考虑一切安全隐患和风险,清醒地认识到梦想与现实,行动与实际的差距,不断提出质疑,确保有效的行动实现可行性的梦想。这便是迪斯尼策略,在制定目标和计划的同时换一个角度。
第一步--梦想家 Visionary
带上梦想家的帽子,天马行空毫不拘束的想象最理想的项目情况。要善用VAK技术,即视觉V(visual)、听觉A(auditory)、感觉K(kinesthetic)。可以使用“假如”框架,打开梦想家的思路与局限,戴上代表梦想家的帽子,让自己完全放松下来,看看自己的这个项目成功完成后是怎样一种情景,尽可能地想象,所有你想要的都出现了是一种怎样的情况?例如:“假如这一切都已经实现了,那将是怎样的场景?”“假如3年后你所期望 的结果出现了, 那会是怎么一副动态的画面? 在这个场景里,你看到了什么?你听到了什么?你的感觉是什么?你在哪里? 身边还有谁? 与这个项目相关联的人有什么表现,他们怎样评价你?你有什么样的感受?
教练充分运用视觉型的词语,用轻快的语气,让客户进入做梦般美好的境界。梦想家要处于全然放松的状态,目光投向右上方,进入未来的那幅理想画面中。去问问,我想要的是什么?最理想的情况是怎样的?最突破性的构想是什么?就像是头脑风暴的第一个阶段, 畅所欲言、大胆想像,即使出现一些”傻茄子“也无所谓!
类似六顶思考帽中戴上绿色帽子创新思维、天马行空, 戴上黄色帽子乐观积极、看向未来!也需要提升I 特质的创造力与想像力, 提升D特质的长远战略眼光、大胆想像与畅所欲言!
第二步--实干家 Realist
带着梦想家的完美梦想,走进实干家的位置,主要任务就是考虑如何达成梦想,排除万难,定出行动计划和方案。戴上代表实践家的帽子,充分地想象要实现自己的梦想,具体的行动步骤是什么?第一步怎么做?第二步怎么做?用身体感受“时间—能力—目标”之间的连接,在具体实践时如何考虑价格、时间、精力、能力、以及相关的人力资源等等,如何保证每一步骤均得以实施,并与目标相联系?
想想自己已经成功,模拟亲身经历成功的过程,从中找出相关步骤。并把行动计划细化——既要制定具体的行动步骤,又要明确短期动作,包括整个计划所需时间、时间节点、重要里程碑、行为等。这时候应该目光坚定,盯着前方,问自己所有开放性的问题,实现这些梦想的方法有哪些,还有呢?最好的方案是什么?我怎么知道我已经达成了? 分析一下该项目或者计划的利益相关者。一个计划,包含推行者,执行者,监督者以及相关支持者。充分思考一下计划项目实现后所有利益相关者,把相关利益方都列出来,充分考虑计划愿景成真后,相关利益方的价值在哪里、还会影响到谁,他们会怎样?
类似六顶思考帽中戴上白色帽子务实、客观、理性,戴上蓝色帽子考虑战略、计划以及行动计划! 这个过程也更像是 D特质的人理性、公正、客观、专注计划方案, 像S特质的人脚踏实地考虑具体的行动步骤以及可行性分析。
第三步--批评者 Critic
戴上代表批评者的帽子,完全站在评判者的立场,你看到这个项目哪些不可行?哪些能做、哪些不能做?哪里有问题?为什么会有人反对这个主意?这个主意会影响到谁?谁会带来或减少其效应?
走到批评家的位置,回过头来,化身为某个利益相关者,来检视实干家定的行动计划。充分考虑现实条件,成本,人员等方方面面,评估行动计划是否考虑了所有相关因素,风险。教练运用疑问句,用低沉的疑问的声调(智慧老人的语音) 引发客户对所有与该项目相关联的东西进行分析、评估和判断。如果时间允许,可以考虑每一类利益相关者的顾虑疑问甚至反对的声音。可以考虑的问题有,谁会反对这个行动计划?还有哪些可行性问题?有哪些因素会导致行动计划失败?还有哪些风险和潜在问题需要被考虑?等等。
类似六顶思考帽中戴上红色帽子感性、个人喜好;戴上黑色帽子充满批判、挑剔与不满, 这个过程也是提升D特质敢于挑战, 提升C提质考虑风险以及质疑方案。
第四步--调整行动方案 Action
回到实干家的位置,对批评家提出的问题增加或者调整行动方案。
再重复三四步,直到行动方案完善。整个行动计划完成后,再回到梦想家的位置,重新回到梦想家的愿景画面,看愿景是否更坚定更清晰,整个团队更有动力了。值得注意的是,批评家不要直接面对梦想家,不要对梦想家的任何想法提出任何意见。这样就从最开始的迷茫和不确定到最后比较清晰的认识到自己内心的需要,找到自己内心最真实的需求,甚至是价值取向,接下来所采取的行动就更加清晰和明确。
迪斯尼策略和六顶思考帽工具的运用, 其它都是为了帮助我们换一个角度, 从多维度、多角度来完善我们的一个新的项目及方案, 目标都是为了让我们的方案更加完善。我们做任何决策都可以运用迪斯尼策略, 换一个视角来理性地看待自己所做的决策是否是当下最优的选择, 是否考虑了多方利益相关者的考量。
对同一事物的不同角度, 梦想家它代表的是对该议题异想天开,毫无拘束的想象, 实干家代表一些具体落地可实施的过程, 批评家针对梦想家和实干家的措施提出批评,更多的是关注不够完善和不足的地方。在线下的活动中我们可以将参将者分为三批, 根据一个议题由梦想家不考虑现实, 天马行空。 处于梦想家的时候不能有任何评判,包括自我评判和对其他人评判、实干家的行动计划尽量满足SMART原则,批评家只针对梦想家和实干家的内容。
小伙伴们,赶快开动脑筋,换一个角度,玩转起来吧!
有兴趣做一个线下体验吗?我们7月14-15号的课程中会运用迪斯尼策略以及世界咖啡做出团队决策体验, 约吗~~~
课后九点课堂高管学习社成员们纷纷反馈收获颇丰, 汇总如下:
Man的收获
:1.四象限法,可以让我们很好的区分开事情的轻重缓急,选择重要的事情做,这符合效能原则。做好第二象限可以减少因为自己的原因进入第一象限的几率。第三象限是造成我们碌碌无为的原因所在,就给别人做吧,第四象限纯属浪费时间,要尽可能杜绝。2.迪士尼策略:梦想家,实干家,批评家,三个角色互换,相互配合,能够为问题找到有效的,平衡的,具有操作性的解决方案3.这些可以不仅仅是对自己的自我要求,也可以画在纸上,做为交流的工具,用作团队交流。
昨天上完课一直在考虑一件事,只是不知道怎么表达好,现在考虑清楚了:很多时候,我们未必不知道该怎么做,我们自己会做的非常棒,我们是非常棒的战士,但是面对做的不好的团队成员却束手无策,不知道怎么样把自己的观点表达给他。感谢嫦娥姐姐教了这么多的工具,好好使用这些工具,我就可以把我满肚子的货倒出来给大家看,可以完美的演绎管理者这个身份了,好开心,谢谢嫦娥姐姐
Judy的收获:
1、刷新对四象限的理解,之前一直认为就应该把主要时间花在紧急且重要的事情上。很多时候的拖延症就源于未对第二象限做重视,一直拖延直到无可推脱的地步,那感觉真真不好,最后感觉特痛苦。这是病得治~
2、迪士尼策略(六顶思考帽)
先做梦想家,有梦想才有前进的目标。运用“假如框架”,把心中的愿景通过想象呈现出来,能多美就有多美;
再落地为实干家,具体目标具体分析,细化步骤。问自己所有开放性的问题,去找到达成的方法。
最后再转化为批评家,通过对整个方案的整体评估,提出可预测的潜在问题点,不断完善,确保完美落地。
3、迪士尼策略真是一个很棒的方法,既可以锻炼思维更缜密有结构性,又可以让计划更完善执行,坚持训练的话,可以更好开发脑洞。
学以致用,方法再多,只有用了才是王道。
感谢嫦娥姐姐走心的分享!
心彤的收获:
20年前刚参加工作 接受的第一场培训就是时间管理 受益匪浅!
今天再次聆听嫦娥姐结合教练技术、DISC、高七等干货融会贯通的时间管理 更是特别期待714公开课!
20年来不管身负多少角色 一直努力让自己锻炼拥有内心承受能力 和快速应变能力去处理好第一象限重要而且紧急的事
日常有计划有前瞻性做好第二象限重要但不紧急的事 从而避免埋下过多第一象限的隐患
现在我最喜欢做的就是尽可能减少第三象限不重要但紧急的事 不背不该背的猴子!
第四象限不重要且不紧急的事 自然是要在这儿少浪费时间!
从去年开始九点课堂的学习 不追剧不刷圈不淘宝不唠嗑……是不是已经治好了?
琳珍的收获:
1.四象限法,最重要的是第二象限,把主要的时间花在第二象限,要学会将大石头分解成小石头,要知道这一象限如果没有处理好,就有可能转变成第一象限;
2.搞清楚猴子的主人是谁,要面带微笑,无所畏惧的拒绝方式,不要让自己成为猴子的收容站,要照顾好自己这只产蛋的鹅;
3.迪士尼策略:梦想家、实干家、批评家,很好的方法,无论是自我不断换位思考,完善计划,训练增加自己发散性思维,还是运用于沙龙、团辅,都是很不错的!@XM02-蒋嫦娥-厦门 谢谢嫦娥老师!幸运结缘,心存感恩
阿特的学习心得:
1、通过时间四象限法,我看到了自己都把时间给花在哪里了!必须调整对第二象限的实践行动力,学会把大石头分成小石头,慢慢一件件完成重要不紧急的事情。
2、要懂得对不明不白的“猴子”say no。不要什么猴子都往自己身上揽,导致自己把时间花在不重要的事情上。
3、迪士尼策略中的梦想家、实干家、批评家,其实我们现实中大部分都只是梦想家,然后一部分人会进阶为实干家,能批评家就更少了。回视自身,不断寻求学习,也是意在想让自己从梦想家向实干家的转换。还学得了可以用批评家来帮助实干家实现梦想。
4、“与其焦虑、干着急,不如静下心来好好学习”。对这一点我深有同感。通过跟随嫦娥姐姐的课程慢慢静心学习和工具的锻炼使用,我的焦虑感已经没那么强烈了。
特别期待嫦娥姐姐的714的两天公开课
Jasmine的收获:
学习1—四象限法
知识点—四个象限的法则和任务分配
问题点—就像嫦娥姐姐说的,四象限很早就知道,也比较容易理解,坚持用不容易
运用—尽量靠在第二象限游刃有余,第三象限多授权扔猴子。
学习2—迪斯尼策略
知识点—三个步骤让你成为梦想家
问题点—新知识,好好学
运用—结合六顶思考帽制定目标和可执行的计划
学习3—开场
嫦娥姐姐用自助餐的案例引入课程,可以借鉴。
感谢@XM02-蒋嫦娥-厦门 好课,忽然很期待714-15的公开课了呢!
耀泉的收获:
1.时间四象限法把事情按照重要和紧急的两个不同程度划分为四个象限:第一象限重要而且紧急、第二象限重要但不紧急、第三象限不重要但紧急、第四象限不重要且不紧急。
2. “第二象限工作法”: 第二象限重要但不紧急的事情如果处置不当,随时会演变成第一象限的事情。我们应该在第一时间将进入该象限的任务解剖成多个小任务,并对每个小任务的目标和预计花费时间进行量化,制定工作计划和工作时间表,然后花大精力去做,最终根据实际情况纪录下完成每一个小目标的完成度和实际花费时间。
3. 迪斯尼策略-三位置法,就是看待问题的不同角度,表现的是不同的价值观,将提出点子的梦想家(Dreamer),制定执行计划的实干家(Realist)以及寻找问题的批评家(Critic)三个不同角色聚在一起,从而制定出有效的策略和行动。具体实践中应用于课题开发和项目研讨时可由流程相关方共同参加。
小芬的收获:
刚画了个草图。最近在学易效能时间管理,刚好结合迪斯尼策略一起学习。时间管理的基础是精力管理。最近在第二象限比以前明显多了,生活从容许多,内心能量富足,需要继续好好践行。
EVA的收获:
1、时间管理四象限,要突破知道与做到的距离;
2、迪斯尼策略:一个人一个项目三个角色。一阶段梦想家,I+D型,VAK+假如框架,语气轻快,视觉词语,魔法师语言创造美好画面,绿帽、黄帽;二阶段实践家,C+D型,计划方案的细化,步骤,资源,保证,魔术般的声音,开悟战士语气,四象限运用,白帽蓝帽;三阶段批评家,检验实现的风险、现实性、可行性低沉的疑问语调,智慧老者的声音,红帽和黑帽。反复换角色,直到形成有效的策略和计划。批评家不要直接面对梦想家。
3、可结合世界咖啡在团队中使用。
逍遥小鱼的收获:
1、四象限法则,要好好的反思一下自己是否真正把时间花在重要不紧急的事情上,不重要不紧急的事少做!
2、其实有必要坐下来好好思考一下对自己来说什么才是真的重要的事情,如何把时间有计划的安排到这些事情上去,让自己远离消防员。
3、迪斯尼三步法很有意思,让自己学会从不同角度去看问题去思考去落实!学了马上要用起来谢谢嫦娥姐,十分期待714.15的高效能人士的七个习惯课!
小米的收获:
利用碎片化的时间听了嫦娥姐姐的课,姐姐的声音太有感染力了。收获:
1、四象限法则之前有听过,但是还没真正做到。写论文的事情就活生生地从第二象限到现在的第一象限。
2、迪斯尼策略是一个很好的工具,以后要多多用起来,行动的整个过程,要在这三个角色种切换,这样有助于行动的成功。
3、世界上最远的距离是从知道到做到的距离,要经常反省觉察,及时调整,这样才能管理好时间。
建梅聽課心得分享:
1.要事永遠不能為芝麻綠豆的瑣事讓步,時刻記得活在第二象限,才能越活越輕鬆。
2.用迪斯尼經營法考慮問題:理想家,實幹家,批評家,站在不同角度分析問題。
3.理論聯繫實際,用好嫦娥姐姐的課程知識和工具,真正成長起來,幫助自己照亮別人
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