原创 I 遇见不一样的向日葵
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常常听到身边的朋友和同事抱怨道：为什么会有这么多会议需要参加？怎么会有这么多紧急的事情要处理？下班时邮件还有好多没有读完？本来要做的总结又要推到明天了？
回头想想自己，在刚刚入职H时，也是这样的状态。一天到晚也是忙得不可开交，常常开着“三种全会”——固话、手机和即时聊天工具全部在线，俨然自己变成了三头六臂。
刚一开始，感觉很充实，每天都能忙忙碌碌的，一直有事可做。有时，甚至还挺自豪，自己可以多线程并行处理问题。转眼一年过去了，这种不可掌控的节奏渐渐带来了焦虑感，而终日里的疲于奔命也不再有新鲜感。有时还会遗忘中长期计划中的重要事情，将不紧急的事情生生拖成紧急的。
每天在忙碌和焦虑中苦苦求索破解良方，却终不得其法。这时，灵光一现，想到本部门一位比较“特殊”的老员工。他处理业务游刃有余，各种事情安排得井然有序，工作质量大家也是交口称赞，特殊之处就在于他几乎都可以准时下班回家。
于是，不论是午饭时间，还是平常遇到业务问题，总会偏向于跟他请教，也可以问些时间管理的技巧，怎么能让自己变成如他一般，可以淡定、从容、优雅地完成自己的工作。而他也会热心地分享自己的经验，条理清晰给出原因分析和指导建议。我会认真地实践，并结合自己的特点，渐渐摸索出自己的方法和工作节奏。
那种“我的时间我做主”和“工作充满节奏感”的感觉，真是太美好了，我想这些应该是快乐工作的必要组成部分。现在就与大家分享下怎么在工作中打造自己的时间领域。我把它们总结为“3个一”：一张清单、一条原则和一个形象。
01 你需要一张清单，划定时间的支出范围
大家常说，好记性不如烂笔头。我们需要制作一张简单的表格，把自己要完成的任务和想法逐一记录在案，避免因为忙乱而遗忘重要的事情。
每条任务一定要放上计划完成的时间，这样可以帮助我们检查进度及与目标的差距。而完成时间的设置，还需要考虑提出人的诉求、部门的业务运作规律（如你的半年或年度总结，一定要在启动考核前完成）、与其他任务的支撑关系等各种因素。总之，要是一个合理、可达成的时间点。
同时，清单中一定要收录那些重要而不紧急的任务，一般此类任务会历时很长，眼前感觉不到压力和紧迫感，因而容易被遗忘。这里有个小窍门，就是要把一个长时任务，切人成不同阶段的小任务，按照系列录入到清单中，前一个没有完成没有必要打开或关注下一个任务，用不同颜色标注出那些不具备启动条件的任务，为清单减负，以免每次打开表都吓自己一跳。
要用好开电脑和关电脑前的两个“5分钟”。早上一打开电脑，不要急于浏览邮件，而要先打开清单，盘点下今天的任务清单，快速确认下优先级顺序，再投入到工作。下班关机前，回顾检验下任务完成情况，做好备注。同时，将新的任务加入清单，并筛选出明日清单，以便用碎片时间去思考顺序安排（此处推荐奇妙清单小工具，免费的）。
最后，要懂得拒绝，做短清单。你的清单不是橡皮肚子，你的时间也是有限的，拒绝不相干和无效的事情，如群演式的参与的讨论，漫议型的会议等。
02 你需要一条原则，锁定时间的分配顺序
时间分配上，要有自己的原则。而我的原则就是“优先满足自己”，即优先将时间分配给对自己重要的任务上。要注意，这里的“自己”，是要放在工作环境中，指与个人或者本部门强相关的工作事务，决不是个人的生活方面的事情。
为什么要优先满足自己呢？原因有二，一是，与自己强相关的事情，通常为岗位本职工作，我们不能舍本逐末；二是，与自己弱相关事情，其他人或者部门会比较重视，从而成为催促你提速增效的免费闹钟和监督员。如果你全部把它们完成了，就没有了免费的监督员，但记住要信守承诺，不要拖延（下一节会重点说明）。
前面文章（《别再让步》）中讲到过，人是最容易对自己让步的，委屈自己，将就自己，在工作中也不例外。因此，我们要有意识地优先分配时间给自己，满足自己的需求，这样才能绕过思维陷阱，享受工作的快乐和收获。
03 你需要一个守时和用时有则的形象，减少不必要的时间损耗
有时，在任务完成期限前，总有人会多次找你确认当前进展及是否能够按时完成的问题。有时不作回复，只是硬生生地怼回去，又有点不近人情，尤其是领导发问，我们或多或少都要给出回应。但这种情况往往会打断我们的工作节奏，偶尔还会夹杂着“不被信任”的不爽，影响工作效率和心情。
有时，我们正在高效运转的时候，还会有些人横插进来，而且带着那些不重要、也不紧急的事情扑面而来，让人恨得牙痒痒，却又不好意思拒绝。其实，这种情况杀伤力更大，大部分情况涉及的是与当前所处理的事情不相干的问题，需要切换频道，而后再回到原来的事情上，很可能就要重头再来。
那么，怎么减少以上两种情形对我们的影响呢？主要从学会拒绝、及时反馈、按时保质完成任务来解决。
第一，一定要学会说“不”，而且告诉经常协作的部门或者同事你的免打扰时间段，慢慢清理出一片独立和高效的时间段，用来完成重要、复杂的任务。
第二，任务如果历时较长，需与任务重要利益干系人做好适时的过程状态分享，让他对任务达成有信心，不会无规律地、频繁确认状态。这样，你就远离了被频繁追问的怪圈。
第三，好不好还是要看疗效。如果接受了任务，不管对方是谁，是不是时刻关注，我们都要按照约定及时完成任务，而且要保证完成质量。这样，久而久之，你就是一个靠谱的人，事情交给你，他放心，而你也就愉快进入了“免打扰”模式，时间利用率直线提升。
以上三个方面的建议需要大家多在工作中实践练习，形成自己工作方法、风格和节奏。最后，你就拥有自己的时间领域：有明确的时间支出范围或对象，有清晰的时间分配优先级顺序，更有一道用守时和用时有责构筑的城墙，屏蔽了不必要的打扰。
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