首先就需要项目负责人在分配工作和任务的时候要做到让项目组成员去做“一项任务”而不是在做“很多事儿”。
但是当这项被分解的任务分配到项目组成员的手中的时候，项目组成员往往对项目负责人的这些辛苦不领情，因为在项目组成员眼里这看起来太繁琐了，而且做完这些工作之后，项目组成员除了业务能力更加熟悉外没有任何进步，因为项目负责人帮他们做好了所有准备，他们只需要照做就好了。
相反，一个比较“偷懒”的项目负责人直接将任务交到项目成员手中，项目组成员在进行任务的时候自身的任务分解能力、思维能力等都会得到相应的提升，有时候在任务完成的时候还会带来让项目负责人意想不到的效果。
项目负责人在接到项目后，首先需要了解项目的背景和收集项目资料，初步理解项目的实质并制定项目实施的计划，项目经理可以通过进度猫甘特图来制定项目计划，然后在甘特图中再将项目拆分成多个任务，最后把任务分配给团队成员。
1、需要考虑团队成员之间的默契配合程度
彼此配合的前提便是互相了解，若是临时组建的团队，在分配任务之前需要先了解每一个人的性格来控制团队的配合，以便于增加团队的默契度，充分发挥团队成员的特长。
2、需要综合考虑成员能力的差别
拆分的任务也需要根据了解到的每一个成员的能力范围进行分配。
如果是不同团队的公共协作，也可以事先了解成员的背景、学历、经验、资历等，也可以私底下多沟通，了解对方的能力和特长，这样在分配任务时也可以心中有数。
3、罗列团队协作基本规则
因为每个人的思维方式不一样，能力资历也不同，加上各人不同的写作习惯，最终交上来的成果可能需要做较大调整，因此分配之前的写作基调也需要跟大家做一个沟通，罗列基本的准则。
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