如果我们不是项目经理，只需要做简单的计划，不需要强迫列出优先级，在工作中我们可以借助一些工具来提醒自己。比如，可以将自己每天要做的事情在一个笔记本上列一个清单，在清单上标明重要性和优先次序。每做完一项，就划掉一项。这种做法有的好处在于由于要写下来，大脑就会被强迫思考你每天要干的重要的事情。
当然，使用纸质笔记本有好处也有不好的地方，好处是可以很方便地就记录了，不好的地方在于，笔记本总是不固定，有可能哪天你没有带着笔记本，好几天就没有记录。
我们可以如此，但是项目经理完成自己的工作，又要安排好项目之间优先级个项目成员的工作，强大的工作量不能靠笔记本记录完成，所以，项目经理可以借助一个工具，如进度猫甘特图，在甘特图中做计划，长期的计划我们可以进行进度设置，清楚地了解我们做了什么。
1、明确目标
项目目标必须满足SMART原则
具体性（Specific）——对细节做出描述
可衡量（Measurable）——可以通过定性或定量方式对目标进行衡量
可达到（Attainable）——目标必须是可以达到的
相关性(Relevant)——目标必须和其他目标具有相关性
时限性（Time-bound）——必须在指定的时间内实现目
项目管理的主要目标是要在规定的时间内，制定出合理的计划，然后在该计划的执行过程中，检查实际进度是否与计划进度相一致，保证项目按时完成。
项目计划围绕项目目标，系统地确定项目的任务、安排任务进度、编制完成任务所需的资源预算等，体现了准备做什么，什么时候做，由谁去做以及如何做的未来行动方案，从而保证研发项目能够在合理的时间内，用尽可能低的成本，完成尽可能高的质量。
2、做好规划
项目中只有每人都明确角色，有效地明确绩效目标和工作范围，从而促进团队绩效的提升。而项目经理要做的，就是将项目中每一个成员的职责分工定义清楚，引导大家都清晰地知道自己在项目中的作用和应该做的事是什么，并且能主动积极地为项目贡献一份力。
项目经理可以和团队成员一起研究执行计划，这个计划一定要细致到位。要把可能发生的问题、可能遇到的困难、可能面对的风险都尽可能地讨论到，最终目的是要制定一个团队认可的计划，计划中明确职责分工，明确绩效管理制度。
有时会出现加班的情况，一部分是因为团队做事效率低不得不加班，另一部分原因是工作安排不合理而导致的加班。例如，在布置工作时漏掉某个任务任务，或者分配任务事先缺少沟通等。这就要求我们项目管理者们在工作时间内要做好科学规划、统筹安排，并且在项目进行过程中，可以增加交流的渠道。
3、使用项目管理软件
从计划项目到管理团队的任务，使用项目管理工具这将使一切变得容易，而且随时可以查看。
制定项目计划是保证项目有序进行的重要一环。而使用进度猫甘特图能更好地帮助团队更便捷高效地创建和管理项目计划，跟踪项目进度。
确定了项目目标、项目范围以及工作分解粒度后，项目经理可以在进度猫甘特图中，使用创建项目计划，将项目目标拆解为小的任务，并标记每个任务的起止时间，规划项目进度。
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