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我们真的懂得怎样“恰到好处”地沟通吗?[“如何去做”篇]|读《沟

我们真的懂得怎样“恰到好处”地沟通吗?[“如何去做”篇]|读《沟

作者: 夏禾火 | 来源:发表于2016-05-05 22:49 被阅读140次

上个篇章中我主要总结了书中沟通之前该如何去想的要点和关键知识,有读者和我说希望能有更加具有实用性的东西,所以这一回的总结,我们将关注点放在日常的学习和工作中需要应用到的沟通技巧上,《沟通圣经》中列举了大部分工作中的沟通场景并且加以解析和提供技巧,我只选取了其中的几个来分析拓展,希望能给您带来一些帮助。

一:心理状态

在开始分享实用性知识之前我们要先对工作中的人的三种不同心理状态有多了解。只有了解了自己的心理状态,才更好对症下药,让下面的“干货”对你有所帮助和改善。

《沟通圣经》一书将人的心理状态分为了三类:大人、父母、小孩

父母:从价值观出发的语言

大人:从逻辑与理性出发的语言

小孩:从情绪中出发的语言

相信很多读到这里的读者一定和我一样,觉得这些心理状态没有什么可以讲的,但是,这三种心理状态并不是依据人的生理年龄来进行区分的

事实上,很年轻的人可能是“大人”的心理状态,年逾古稀的老人也可能是“小孩”的心理状态。而同一个人在不同情况下也会有不同的心理状态。

我们需要了解并自我改善的就是这种“不合时宜”的心理状态。

就比如在工作中,我们绝对不能用“小孩”的心理状态来对待工作,在团队合作中,我们也不可以用事事利己考虑的“父母”心理状态。我们身边一定有那些很会察言观色的人,他们就是熟练掌握了这种心理状态的人。他们也许不受一般人待见,但是他们在工作上都会效率更高,阻碍更少。

二:日常工作中的沟通技巧

1.打电话

当今社会,虽然网络聊天工具(QQ,Wechat等)发展地越来越迅速,但电话还是在商务工作和交流中占据着主导地位。

在学习电话沟通的技巧之前,我们应该对电话的缺点有一个清楚的认识,那就是:电话没有视觉上的沟通,存在传达失误和障碍。

不同于书面记录还有直接的面对面交流,当你打电话时你会有听不清楚的情况,也会有来不及记录的情况。

同时《沟通圣经》一书中写道,科学研究证明,在你看不到对方的时候,你对对方语言的理解度会比看得见对方时的理解度要低上一些,这从一定程度上拉低了我们的工作效率。

那么,我们该如何让电话沟通变得更加高效呢?我总结出此书中下面几点比较有用而且能够迅速见效的技巧。

(1)工作期间时刻牢记打电话的基本原则

作为服务客户的服务人群,使顾客在享受服务过程中舒适并且快速使问题得到解决是你的责任更是你工作的义务。

请牢记以下几点基本原则:

*简短:节约双方的时间

*礼貌:服务的最低标准

*随机应变:使工作更加灵活有效,提高客户评价

*清晰、缓慢:确保客户理解并准确记录了你所传达的信息

做到这些基本原则,能为你后续的效率提升打下坚实的基础

(2)更好沟通的小技巧

*打电话时做出正面的面部表情

对于那些经常需要使用电话来进行沟通的工作人群,会因为各种各样的紧急事件发生而心情暴躁是正常的,这种时候,我们不仅应该学会控制自己的情绪以便更好地投入工作,还应该学会一些让工作更加愉快顺利的方法。

打电话时做出正面积极的面部表情就是其中最最有效的一个。

我们平时上网时进入一些网站,可以看到跳出来的“是否需要咨询服务”的客服链接,配上的客服图片一定都是妆容整洁,并且,带着笑脸的

笑着工作能让你有一个好心态,而且事实证明,就算对话另一头的人看不到你的表情,你的声音中也可以传达出你现在的心情

一个愉快的工作心境对服务和被服务的双方都很有利,不仅能够避免一些不必要的争吵,客服态度不端正的投诉也会消失。

(3)当你接听抱怨的电话时

如果你从事着客服的职业,那么一定会有一些对你们公司提供的产品或服务极度不满的客户出现,该如何应对这种客户并且妥善处理事件就是这一段我们可以学到的。

书中提到了以下几个技巧(总结后):

*总是主动提供协助,不要等到对方开口索取;

*对话时先自我介绍并且询问对方名字,能够一定程度使对方冷静;

*对方抱怨时,用自己的话把对方的抱怨重复一遍,表示你认真对待;

*向对方展示你的体谅

*在最后总结一下自己能够提供的帮助,展现你专业的一面;

*无论如何,不要找借口!

顺便提一句,对于这一块的内容,因为我本人并不从事服务行业,所以我并没有着重进行介绍,《沟通圣经》中有更多的相关技巧,还包括了一些你可以提出的问题和你对客户疑问的解答方式。

(4)使用手机礼节

这一小块和电话沟通技巧并没有那么大的关系,但是我觉得恰当的电话礼节在你生活和工作中都十分有用,所以写在这里,算作一个温馨提示。

*绝对不要在开车时打电话;

*进入电影院、剧院等社交场合,请务必将手机关机;

*要求关手机的场合务必关机(飞机等);

*打电话时提周围的人着想;

*不要大吼大叫;

*在约会或是和别人见面期间,不要总是查阅手机,会引起对方不快

2.面谈

在一场无论是一对一还是一对多的面谈中,个人的交涉风格和会议的内容才是最受关注也是决定性的因素。所以只在这里提几项该避免的地方。

*在面谈中,应避免时间拖得过长;

*避免话题被扯得太远;

*一对一谈话中,不要让其中一方插不上嘴;

*牢记面谈的意义,不要死守在一个事项上使之变成一场争论;

*记住面谈的主要目的,不要“偏题”:获取信息,给予信息,澄清信息。

除了这些比较大的关注点之外,《沟通圣经》中还出现了一个很有意思的小知识:面试的时候如果你和对方呈垂直形势坐下,你会更加放松自由,而如果是面对面的交谈,则更多的目的是为了争论和探讨。

3.求职面试

随着如今中国找工作难度的增加,高学历人群的“批发”出现,找工作变得越来越难。你的学历和就读成绩已经不再是是否录取的唯一标准,个人的工作能力和你面试时体现出来的反应能力占据了主要地位。

对于求职面试,此书中一共总结出了三个要点:

(1)对面试产生正面积极的态度:要有自己可以通过的自信,这是面试官十分乐意看到的。

(2)了解自己的长处和弱点

该如何了解自己的长处和弱点并把它们用恰当的方式表达出来就是这一节所能教给我们的。

在了解自己时,可以自省下面几个问题来得出答案。

*人们喜欢你哪一点?

*人们不喜欢你哪一点?

*你擅长那些事情?

*你不擅长哪些事情?

*你的同事和同学是怎样形容你的?

*你在家里和在公司有什么不一样的地方吗?

依靠上面一些问题,你可以对自己的个人形象有一个初步的了解。但请务必记住:你所描述的自己的一切将来都会反映在工作中,不要对此作假。面试官和公司高层只会希望看到你更真诚的一面。

(3)在面试中表现出你沟通能力最好的一面

面试中考验你的主要是你的语言逻辑,反应速度和思想层次,因此你需要不断练习,并且掌握一些小技巧来提高面试官对你的印象。

*在面试官问你一些不太好回答的问题时(Ex:你过去的工作中令你印象最深的一次因你而导致的失败是什么?为什么?):

记住!面试官问这类问题时不是想要听你回答什么,而是要看你的反应和你怎样回答。这类问题是不存在正确答案的,你只需要谨慎谨慎再谨慎地中庸地回答。

*面试过程中该如何做好你自己

建立起一个良好的形象,如果要凸显自己的优点,请举例子!相信我,这很重要!

比如这个问题:你认真努力过几次?是在什么情况下?

这时你可以回答自己曾经的经历,不在于直接回答,而是通过你的经历来解释你拥有哪些让面试官们眼前一亮的特质,但请务必用谦虚的态度。

*语气单调和消极回答都是大忌!

如果你参加过雅思的口语考试你就会有经验,雅思口语考试的技巧就在于不停的说,考官一个问题,你至少要说三句话,就算这个问题只是问你今天过得如何。和口语考试一样,面试是一个让你“show out”的场合,你要在短短的十来分钟时间里拼命展示自己的优势。

*注意用词

这一点想必不用我说大家也知道,正式面试时你的言语必须规范又端正,最起码的,那些平时很informal的词绝对不可以出现,网络流行语也绝对不可以出现。

并且,少用语气词!

*坐姿自然、衣着整洁、态度礼貌

*在等待面试时不要嚼口香糖,抽烟更不行!

*面试时提早到,面试一结束就离开,不要马上上前询问面试结果。

(4)面试中要学会反问对方

我觉得其他沟通书籍都没有提到,但是在《沟通圣经》中出现的十分有帮助的就是这一点。

在面试前你可以对要面试的公司进行一些调查,面试时,在不冒犯的前提下,你可以询问面试官关于公司的事宜,你的疑问会让对方觉得你对该工作很有兴趣,很认真看待这次面试。

4.演讲

虽然很不想承认,但是中国的填鸭式教育导致了我们的口语和表达能力有很大的欠缺,其中就包括了很多人会对演讲产生焦虑并且紧张。

许多伟大的演讲家都懂得让整个演讲听起来自然不做作,仿佛他们有迅速的思考能力,一切都是当场想出来的,但是准备工作其实早在他上那个讲台之前就准备好了。

我认为,我所接触过的伟大演讲家的巅峰水准,就是希特勒。

在《从乞丐到元首:希特勒传》一书中曾不止一次提到过希特勒极富技巧和煽动力的演讲水平,我为此找来了卓别林扮演希特勒时进行的演讲,由此才认识到,好的演讲可以产生多么大的力量。

我们并不需要能够做出那么厉害的演讲,需要的仅仅只是熟练应付日常工作所需的技巧罢了。书中就给我们列出了下面几个演讲技巧:

*演讲时不要犹豫,就算临时忘词也要用关联词连接起来;

*不要用陈腔滥调开场,如果不是特别特别重要严肃的场合,这样的开场只会让人们丧失兴趣;

*即使对自己的演讲没信心,也不要为此道歉;

*开场白必须有趣又有创意;

*不要太早引入高潮,太早的高潮会让观众们无法集中于后面的演讲;

*在结尾处尽量用一个有力的总结,不要重复之前的观点,也不要用太多结束的信号,如“最后”“结论就是”。

那么在准备阶段,该如何做好演讲?要点有下面几个:

*首先,理所当然的是,充分的资料准备并且大量的练习;

*自己练习时可以录下来给自己听,会有更大进步;

*在演讲用语中,时刻考虑到维持听众的兴趣;

*信服和诚恳的态度,满怀热忱和力量的演讲方式。

以上是我目前就《沟通圣经》一书中“电话沟通”“演讲”“面试”等几个日常工作中经常碰到的沟通方式进行的总结和个人拓展,希望对您有所帮助。

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