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搞清楚问题的出发点是解决问题的重要前提

搞清楚问题的出发点是解决问题的重要前提

作者: 盛一凡 | 来源:发表于2022-05-17 16:37 被阅读0次

    今天,我学习了界定问题的第二步,认识问题的出发点,以下是做的笔记

    一、为什么要了解问题背后的出发点?

    解决一个问题时,为什么要弄明白问题的出发点,我想这点很重要,因为

    1.第一,明白出发点可以帮助我们聚焦到核心问题,节省时间精力,避免把力气花在不必要的地方。

    2.第二,明白出发点可以为解决后续问题树立一个基本原则,当在工作时方向不明确时,看是否符合工作目标即可。

    3.第三,弄明白问题的出发点可以帮助我们了解问题的方向,进而判断问题是否有价值。

    二、如何明确问题的出发点?

    3W法则,Who、Why、When。

    1.Who

    在思考问题之前,首先要搞清楚问题提出者。

    弄清楚问题提出人的位置及其利益点。因为不同位置的人,由于利益点不同,即使提出相同的问题,其出发点也是不一样的,也会要求不同的解决方案。

    案例:在美资上司公司工作时,针对销售总监和研发总监提出的同一个产品需求做了两份报告。

    2.Why:明确利益冲突点。

    他提出这个问题的原因是什么?问题不可能凭空产生,一定是某个人或某个群体,在实际工作中遇到了麻烦才提出问题的。比如,上个案例中,

    * 销售总监因为最近销售增长放缓,KPI压力大,需要更好地估算客户潜力,发掘新的机会点,因此提出问题。

    * 研发总监则是最近收到了很多来自客户的抱怨,提到我们的产品无法完全满足客户的需求。

    只有了解了这些利益冲突点,确定问题提出者到底哪一部分利益受损了,才能做到有针对性地解决问题。需要注意的是,最好能把利益冲突量化,比如量化成销售收入增长率、客户投诉率等数据指标,只有把这些因素量化,才能更好地帮助我们判断问题的严重程度。

    3.When:明确问题是否紧急。

    判断问题需要立刻解决,还是可以过段时间再进行解决。了解这一点,关系到后续工作的时间安排。

    三、如何判断问题的价值?

    回归本源,思考一个问题:所有的问题都有价值吗?所有的问题都值得吗?

    这里有一个“问题价值矩阵”,可以帮助对问题的价值做出判断。

    在有多个需求同时来到时,我们需要对问题作出综合判断,进行重要程度和紧急程度排序。

    首先要解决重要和紧急程度都很高的问题,也就是矩阵图右上角这一区域的问题,然后是重要程度较高,紧急程度较低的问题,对应左上角区域。那么,矩阵图左下角和右下角区域的问题,我们是不是就不做了呢?当然不是。

    这里,我们引入投入量的概念。简单预估可能投入的人力物力,再进行判断。我画了一张矩阵图,给你参考,在矩阵中,我们可以将投入资源以圆的面积表示,圆的面积越大,其所需的人力物力越多。

    问题1和问题2同处第一优先象限,由于问题1所需人力投入较少,因此我们可以考虑先进行完成,或者问题1、2同步完成。

    而问题3、问题4由于所需资源较少,且还有一定的重要性,可以在重要问题都完成后再加以完成。

    至于问题5,本身需要大量的资源,但是产出并不多,则一般不考虑进行。

    四、小结

    1.判断问题的目的是界定问题的第二个层次,在了解问题的基本概念之后,我们可以运用3W原则,通过分析问题的提出人是谁,问题的利益点是什么,问题需要什么时候解决,理清楚问题的目的和意图。

    2.这样做,可以帮助我们聚焦问题,避免无用功,设定一个解决问题的基本原则,更为重要的是,在了解问题背后的意图和目的之后,可以进一步判断问题的价值,看问题到底值不值投入时间精力解决。

    3.当有多个问题时,可以使用‘重要-紧急’的二维矩阵,把需要解决的问题一个个放入矩阵中进行判断,优先解决重要紧急和重要不紧急的问题,然后再酌情考虑那些不重要紧急或者不重要不紧急的工作

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