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前几年，有FMCG（快速消费品）公司开始向旗下每个业务员配备一台iPad。当时这东东刚流行不久，这『福利』可让不少果粉羡慕妒忌恨。领到iPad的业务员欢欣雀跃，在同行面前有高人一等的感觉，在客户面前也特别来劲。可是没多久，他们的心情就急转直下，从兴奋变成惆怅。原来，这iPad可是一件『高科技查岗工具』，他们每到一个卖场，就要拍下照片发给主管，还要用公司在里面预装的软件填写工作报表发给主管和数据收集人员，后来更发展到GPRS定位功能。以前没有这东东的时候，业务员的日子可轻松多了，他们可以在行程上撒点小谎，晚一点到卖场或者少跑一两家门店，主管难以追踪。要交报表的时候，可以说在路上塞车，晚点回公司做。如今iPad在手，行程就得准确报、数据就得及时交，等于随时待命、随叫随到，这不累人吗？
在企业之中，业务员向来是一个貌似比较自由的工作岗位，他们回公司的时间比较弹性，让朝九晚六、整天坐班的文职人员无比羡慕。不要看业务员整天神龙见首不见尾，他们的出勤时间和工作汇报可不比文职人员少。有些公司尽管没有高科技装备，却可以用土办法来查业务员的岗。比如，让业务员用客户的电话打给主管报告行程。如果用客户电话不方便，就用客户附近的公用电话。主管事先核实登记好公用电话的号码，然后要求业务员用它来报到。除了报告行程之外，业务员还需上报很多业务信息。以FMCG行业为例，业务员要报告卖场的陈列情况、供货情况、库存情况、推广情况和回款情况等等。销售管理体系越严谨的公司，业务员填报的信息种类越繁多、信息内容越细致。所以，一个在大公司吃得开的业务员，不仅是销售高手，也是做paperwork的能手。
从业务员的报到和报表的严格程度，可以看出公司对员工的工作方式和状态有多重视。你不要以为，公司交给你的活你干完就好，中间是怎么做的，遇到什么问题，公司不需要知道。大公司的经营策略是从目标到过程再到结果一把抓。在业务流程管理中，管理层不惜投入大量人力物力，建立各种报表系统、信息管理系统，目的就在于全面掌握员工的工作过程，防止员工在中间环节出错而影响公司业绩，同时通过广泛细致的信息收集以把控整个市场格局。由此可见，上司们对下属的工作进程是十分关注的，恨不得跟着你屁股转，对你的工作细节了如指掌。
不过遗憾的是，有很多人领略不到上司这份『关切之情』。有的人抱怨和上司接触的机会太少，有的人觉得上司根本不在乎他的工作，有的人认为自己人微言轻职责简单没什么可报告的... ...我不得不说，这些看法统统过于片面，或者缺乏经验。上司职责比你重，管得比你多，他只能把有限的时间用来处理紧急重要的事务。如果你的上司是一个区域经理，他就要一眼关七，既要盯住身边的业务还要管好其他城市和地区的业务。而且，他还要应付来自上级领导、业务上下游相关部门以及公司内外客户的各种问题和需求。他根本没可能有事没事就找你嘘寒问暖，关注你的每一个细节。如果他真的那么做，那很有可能是出于工作以外的其他目的，这里不讨论那个。
不要把上司看成你的父母。你的父母对你是二对一的管理模式，而你的上司是一对多。一个只知道被动等待上司关注，不懂得主动寻求机会与上司沟通的员工，要么心智不成熟、要么缺乏进取心。也不要把上司看成你读书时代的任课老师。在学校里，老师催交作业是家常便饭，他们还得想尽各种办法来改造那些不按时交作业的『钉子户』。如果你的上司来催你交报告，在某种程度上说你已经失职了。一个经常被上司催办工作的员工，不是能力有问题就是态度有问题，被清理出局是迟早的事。
所以，怎样向上司汇报工作，是你职场成功的关键。一个善于向上司汇报工作的员工，容易博得上司的认可和信任。上司认可你的做法、信任你的能力，就会给你更大的操作空间和自由度，让你可以充分发挥自己的潜能。你的潜能发挥得越多，工作就会干得越漂亮，上司就会更重视你的意见和贡献。你就会成为公司或团队中举足轻重的成员，是团队的中坚力量、晋升的候选人。
像做其他的事情一样，向上司汇报工作要讲究方式方法，不是想到什么就说什么，也不是事无巨细一股脑儿地做流水账。想成为一个汇报工作的达人，就要懂得识时务、辨轻重、懂方法、重质量，以一系列技术性手段完成工作汇报。下面，我来逐一分析。
一、识时务
俗话说得好：识时务者为俊杰。向上司汇报工作，你要把握好三个时间维度，第一个是时机，第二个是时限，第三个是时效。
时机是一个弹性很大的概念，它没有一个固定的标准，要视具体情况而定。如果你汇报的是常规性事务，就不要在上司忙得不可开交之时报告，要挑一个他不忙的时段。如果你遇到的是一件可能导致严重后果的突发事件，或者一项重要任务中的突发情况，就要立即告知上司。如果你的上司注重生活工作平衡，就不要在下班时间和他说无关紧要的日常工作。如果你的上司是个工作狂，那么你晚上12点，打他的手机和他聊工作也没关系。
时限是一个没有弹性的概念，说好了什么时候完成，就得按时完成。很多上司都要求下属定期提交常规性的工作报告，例如在周五早上交《周报告》，在月底交《月报告》。马大哈或者能力低下的员工，需要上司经常提醒。想成为职场达人的你，不要和那些人站一队列，还要和表现平平的员工拉开距离。你应该在deadline之前的半天或者一天交作业。为了防止自己忘事，在电脑或者手机上设置提醒。如果你要休假或者外出参加封闭式培训，就提前把该做的报告做好发给上司。
时效也是一个没有弹性的概念，它讲究的是及时。有些事放久了再报，就没什么意义了；有些事放久了再报，就会耽搁工作的进度和阻碍上司的决策，甚至造成严重后果。一个耳聪目明心思细密的员工，会留心同事的经历，部门的办事习惯和上司的处事风格，从而判断报告的时效性。
二、辨轻重
把握不住事情的轻重，要么不汇报，要么全汇报，是基层员工常犯的毛病。
我在面试时问应聘基层工作的候选人：你负责的工作中，哪些对公司最有价值？很多人都回答不上来。因为他们从来就不认为自己的工作是重要的，也没想过能创造什么价值，所以他们终日在基础工作岗位上庸庸碌碌，重复地干着简单琐碎的事。由于眼界的狭窄、思维的蔽塞，他们只能长此以往干基层工作，在原来的公司没有晋升的机会，在外面也找不到更高层次的工作。
要成为职场达人的你，就要借助工作报告这个工具，来审视和评估自己的工作职责和重要性。即使上司没让你做报告，你也得花心思寻找有汇报价值的事或者点。不要再以为自己职位低而没事可报，即使当清洁工也可以找到值得报告的地方。例如，清洁工对上司说：『我发现星期五晚上，有同事在办公室开会开到很晚，撤的时候没有带走吃过的饭盒和饮料。每逢有人周五晚上开会，我都会在周六早上回来搞会议室的清洁，不然那些垃圾放到周一，就会惹不少虫子而且味道也很难闻，那个会议室就没法用了。』
除了搞清楚自己工作职责中的要点，还要分清楚哪些事务是重头戏。例如，负责安排员工差旅后勤工作的文员，平时给同事订酒店、订机票、订车是常规工作，上司不要求她做报告。但是，有一天，集团的老总过来视察，文员要为老总做后勤安排。尽管她干的事照样是订车订房，但基于工作的对象的变化，应该把这件事看成是一件独立的任务，及时向上司报告进展情况。她可以把接待安排的各种细节列成一份清晰的表格，发给上司，让上司可以转发给老总的助理和相关随行人员。同时，她把主要信息，如老总乘坐的航班时间、酒店地址、司机电话等用短信或者微信，发给上司，让他在接待过程中可以随时查看。
一个任务完成得好不好，不在于工作量大小，在于有没有把事情干到点子上；一个人办事能力的高低，也不在于工作量多寡，在于能不能为上司排忧解难。
三、懂方法
汇报工作的方式多做多样，有口头的，有书面的，有洋洋洒洒的工作总结，有简明扼要的进度报告，有正儿八经的presentation，也有简单方便的手机短信。用哪种方式，要看你上司的喜好，也要看你报告的事情的轻重缓急程度。
这里我说说常规的工作报告吧。报告的目的，是让上司了解你最近一段时间内干了些什么，干得怎么样，其内容不需要上司的直接指示和审批。这种报告适合用书面形式。外企常见的书面报告，有提纲式和表格式两种。工作岗位不同，工作性质不同，对报告格式的要求也不一样。以销售人员为例，大型外企通常要求销售人员填写一大堆纸质的或者电子的工作报表，销售人员不需自己动脑筋设计格式，只要认真如实地填写就行了。而一些规模比较小或者销售管理系统不成熟的公司，布置给销售人员的报表往往比较简单笼统。如果你就职的公司处于这种情况，就应该自己动动脑筋，把工作报表做得更漂亮、更完善。你可以上网搜索同行企业的报表格式，然后根据你们公司的实际情况加以修改，形成一份自创的报表。在使用报表的过程中，你要认真收集上司的意见，了解哪些内容需要细化、哪些内容应该删除，在不断的改良中，你的报表会越来越贴近上司的管理思路和管理需求。销售部门的头儿要带着队伍向前冲，完成一个个看似不可能的销售指标，他们通常没有太多的时间关注细节的运作方式。这时，有你这么一位既细心又有创意的下属，可以把他的管理思路具体化、系统化，他当然求之不得了。至于你以后的发展空间嘛，那就不用我多说了。
四、重质量
一份好的报告在于有板有眼、有详有略、有根有据。无论它的格式是公司要求的，还是你自创的，其内容的准确性都非常重要。
虽然工作报告不是文学作品，对修辞手法和文采风格没什么要求，但是它也挺考验一个员工的商务写作能力。所谓“商务写作能力”，是语言表达能力和商务思维模式的有机结合。也就是说不但要写得溜，还得写得有sense。这个sense来自于你对业务的掌控力和判断力。有的报告写得长篇大论，但言而无物空洞虚浮；有的报告写得短小精悍，但简洁到位清晰有力。
对于一个商务写作的入门者来说，把报告写好的第一步是培养检查修改的习惯。你可不要见笑，以为这是在教小学生写作业。我就见过一些有六七年工作经验的求职人士的简历里错误百出，有拼错单词的、有弄错行距的、有把工作职责重复粘贴的、还有把整段英文工作描述贴在中文简历上的。从简历粗糙程度就可以看出他们纵使工作了很多年，还没养成专业严谨的工作态度和做事习惯。一份洋相百出的简历，会被有规模的用人单位视之为垃圾。而当事人还懵然不知，一心以为自己有多年职场实践经验，可以轻松找到职位更高、收入更好的工作，万万想不到是自己亲手炮制的极品简历竟是自己职业发展的绊脚石。
写好工作报告的第二步是学会模仿。如果你要向上司报告一个新的工作流程，就得把公司现有的SOP（标准操作流程）或者同类型的文件拿出来学习。虽然，你写的东西没有SOP那么复杂，但SOP可以在格式上，思路上和措辞上给你有用的参照。
写好工作报告的第三步是突出重点。如果报告的主题是针对某个事务或者项目，报告的内容就只写与其直接相关的事实和数据，与之无关的内容不要混杂其中。如果你做的是常规工作报告，就要写与部门绩效和自身工作职责直接相关的事，其他事忽略不提。
通过不断地优化报告的质量，你不但可以练就过硬的商务写作能力，还可以更好地领会上司的管理思路，与上司的工作理念越走越近，成为与他并肩作战的左右手。
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