日本企业的节俭精神见闻

作者：曲军

2018年10月8日 于东京

1．4 节俭精神

本文前言

日本整个社会都认同，节俭是美德，节俭不是小气。日本各行各业的企业，不仅在规章制度上制定了一些节俭规定，而且定期组织内部培训，总结指导节俭行为。

从一些日本企业的员工手册上可以理解到，企业期望通过员工们的节俭行为，培养爱社精神，增加企业效益；

从一些日本企业员工的工作方式上可以感受到，无论员工自觉减少打印资料，还是为了减少使用电梯而主动步行上下楼梯，都是期待通过这些日常节俭细节行为，逐渐养成良好习惯，提高职业素养；

从一些日本企业家的自身行为，可以注意到，日常也并不穿金戴银，出差也并不一定是豪华酒店。在日本，不炫耀财富，不讲究排场，不攀比名牌，也是一种节俭精神。

从一些日本企业的产品广告上，可以理解到，除了广告产品的自身功能功效，这些企业还特别注重宣传产品的节能节电特点。这样不仅可以广告产品形象，也可以提高企业形象。

从一些日本企业对外公告的宣传资料中，可以读阅到，这些企业不仅愿意积极承担社会责任，而且还愿意对外宣传自己企业的节俭事例。

从日本企业现场的工作气氛中，我也观察到，日本企业的节俭精神，已经反映在企业管理的方方面面。综合而言，我印象深刻的是一些日本企业具体实施的节俭事例。

关于以下列举的见闻事例，相关内容和图像经过编辑和整理，仅供参考。

午休关灯

很多日本制造业工厂的办公区域，在中午休息期间，一般是12点至13点之间，一律午休关灯。办公室内一片漆黑，如果企业员工需要紧急查找自己的物品，需要使用应急手电筒照明查找，但是原则上禁止开灯。

在每个办公桌附近或者办公室的特定位置，一般都挂有防灾救急背包，包内装有应急手电筒。不过，除了制造业工厂之外，很多日本企业在午休时间是安排专人轮流值班的，中午照常对外营业。

夜晚关灯

为了控制减少企业员工的加班时间，一些日本企业规定夜晚的某个时刻后禁止加班。例如，一些日本企业规定，繁忙季节在晚上9点后，繁忙之外的季节在晚上8点以后，办公区内的所有办公室实行统一关灯。有一些日本企业甚至在规定时间强制同时统一关闭电脑和关闭办公设备。

不过，我也听闻过一些日本企业员工对夜晚关灯规定的负面评价和消极执行事例。实际上，作为普通的日本企业员工，当天自己该完成的工作还是要完成的。无论是责任心的体现，还是担心领导对自己工作能力评价的压力，即使办公室夜晚关灯了，很多时候需要回家或者转移工作场所继续工作。

因此，即使在夜晚规定时刻把办公室的灯光统一实施了关灯，企业员工仍然不得不继续在家里或者咖啡店里或者卡拉OK包间里加班工作的奇特现象，是一种被扭曲的企业文化，不值得提倡仿效。

巡视关灯

每个企业每个部门的下班时间不同，办公区内各个办公室的下班后被利用状况也不一样。为了检查员工下班后是否彻底实施关灯，也为了确认检查办公器具的电源关闭情况，很多日本企业制定并实行巡视关灯制度。

本企业的值班人员或者是物业公司的值班人员，会在企业员工正常下班时间之后，定时巡视办公区域，并完成巡视记录，详细记录下来每个办公室的灯光以及办公器具的电源关闭时间。

集中办公

有一些日本企业内部规定，根据加班员工座位分布情况，值班人员有权指示所有的加班员工聚集在同一办公区域内，实施加班时间的集中办公，并关闭其他办公区域的照明器具与电器设备。

外部中介服务机构临时在企业办公室时，必须在指定办公区域内工作，如果需要进出入办公区域，必须在值班室办理登记。

分区办公

有一些日本企业把办公大楼装修划分成不同功能区域，例如分别设计了日常办公区，外来接待区，吸烟区，内部员工站聊区，禁言区，静思区，等等。正常下班时间之后，大部分功能区域会被自动关闭，这样便于值班管理和物业管理，有利于节省水电开支以及减少企业警备开支。

也有一些日本企业仿效欧美企业做法，把整个办公大楼只按照部门使用情况划分区域，任何员工没有固定座位，全面实行开放式流动办公区域。这样便于增加企业员工们的日常交流机会，提高企业的办公器具共享使用效率。

两面复印

很多日本企业制定了复印机使用规则。其中的一个重要规定内容是，要求在复印企业内部使用的文件资料时，原则上要求双面复印，尽量再次使用复印纸张的另外一面，以便节约纸张。但是，严格禁止使用已经记载了企业保密内容的单面复印纸张。

登记彩印

关于文件资料的彩色复印，有一些日本企业直接规定，原则上必须经过自己部门领导批准，而且要求在复印后，还要记录登记在工作报告上，详细报告彩色复印目的和复印张数。

打印联网

很多日本企业的打印机是联接网络的，使用打印机时需要员工输入自己的专用密码。在日本，同时配置了打印和复印功能的复合功能的办公设备也很普及。每一位企业员工每一天的打印以及复印的信息，包括彩色打印复印张数以及打印文件名称，实际上都是被自动备份记录的。据说，这样便于企业日后查询或者采取实时监控措施。

据我观察，为了杜绝防止不必要的复印行为，一些日本企业也定期内部公开各个部门的复印数量，分析比较其中是否存在浪费行为。

关于复印机联接网络时导致的信息安全影响，有过新闻报道，反映了复印机联网模式的一些弊端。以下图片是一篇相关新闻报道文章中的图示，提示了复印机联网必须提前采取的措施，注意网络信息安全。

日本企业的节俭精神见闻

成本公开

在一些日本企业的复印机旁，经常可以看到一张复印纸张采购价格比较清单，详细列示了彩色复印纸的单价一张是多少钱，黑白复印纸的单价是多少钱。这样的采购价格比较信息，虽然是提示参考，但是可以提高企业员工的成本意识，控制打印纸张的消耗。

无纸办公

最近几年，很多日本企业制定了无纸化办公的规定，全面推行无纸化办公工作方式。对于企业而言，这样做的好处很多。例如，可以节省纸张保护环境，可以节省纸质合同所需缴纳的印花税，可以加强信息保护，当然也可以顺便利用网络监控员工工作信息。关于其中的几个重要的规定内容，做为举例，列举如下，仅供参考。

  1. 内务禁止打印。有一些日本企业规定，在处理本企业内部业务时，除了向外部单位提交的正式文件资料可以打印以外，原则上禁止书面打印，以便节约纸张。

  2. 推荐电邮传递文件。有一些日本企业大力推荐本企业员工，通过在电子邮件内添加附件的方式，向外部单位传递文件资料。原则上停止使用传真机，不仅可以节约纸张，而且也有利于文件保密工作。

  3. 电子扫描存档。有一些日本企业把所有规章制度类文件以及需要共享的合同类文件，全部电子化扫描后，整理编号并设置密码后，分类存档在企业内部的区域网内。

  4. 原本统一存放。把企业所有文件电子化存档后，文件原本由专人负责统一存放在指定文件柜内，原则上不再书面打印。

  5. 积极推动文件电子化办公方式。根据业务需要，给使用电脑办公的员工配置与其电脑配套的一个电子显示屏，便于日常工作中读阅电子化文档，积极推动电子化处理文件。

  6. 全面实行电子审批流程。有一些日本企业规定所有日常业务的各级领导审批，统一通过自动化办公系统电子完成。

  7. 全面推行电子订单以及电子合同制度。这样不仅可以节约纸张，而且节省印花税（根据日本税法规定，电子订单以及电子合同等非纸质版订单合同，免交印花税）。

  8. 全面推行电子联网办公方式。所有与本企业关联公司的订单合同，实行电子联网，实现实时无纸化传递或者更新交易数据。争取与所有具备条件的供应商，通过网络自动化办公系统，无纸化完成签订订单或者合同。

二上三下

很多日本企业内部，很多年前就开始推行“二上三下”运动，即“2 Up 3 Down”的电梯使用规定。相关企业在员工行动规范手册里明确规定，如果没有紧急事情时，应自觉避免频繁使用电梯，严格遵守“2 Up 3 Down”运动。即在每一楼层的上2层下3层楼层之间行走移动时，尽量自己爬楼梯，不使用电梯。以下图示仅供参考。

日本企业的节俭精神见闻

特别是，在楼层不高的办公楼内，除了迎送客人以及搬运物品以外，原则上禁止员工使用电梯。参见下图。

日本企业的节俭精神见闻

电车通勤

据我观察，很多日本企业员工每天自己乘坐电车上下班，包括一些大中型日本企业的社长。没有购置社长办公用车的日本企业也很多，认为这样可以节省一笔数目不小的经费，减少停车位的拥挤。而且，很少听说聘请专职司机的日本企业，日本企业员工外勤工作时，一般是自己驾驶公司的营业用车或者自己的个人车辆外出办公。也有一些日本企业，鼓励企业员工骑乘自行车上下班，每个月发放自行车补贴。

据我所知，有一些日本企业的社长外出办公时，除了电车无法到达的地方以外，一般是租赁使用出租汽车公司的汽车，或者乘坐社长自己的个人车辆。日本的电车一般情况下是非常准时的，有利于掌握时间安排。而且，很多日本企业没有企业自己的停车位，或停车位非常有限。因此，在日本的一些大城市，如果不提前与打招呼就自己开车去拜访客户，反而是给对方添加麻烦。

团购车票

对于本企业员工经常往来移动的交通区域，经费管理制度内明确规定，除非根据工作内容需要陪同客户一同乘车，包括社长在内的任何员工，必须使用“回数券”乘车。

所有“回数券”由总务管理部门统一购买，集中管理。所谓回数券，就是对团购的一种优惠售票方式，即在团体买入某一往来交通区域的车票时，一般是买10张赠送1张。

空调限温

一般情况下，很多日本企业把夏季的办公室室内空调温度，设定为28度以上，室内冬季暖房空调温度，设定为23度以下，参见下图。

日本企业的节俭精神见闻

为了防止空调显示温度出错，空调温度显示器旁边，还安置了温度计和湿度计，每天安排专人，轮值负责开关空调以及监控温度湿度。

在一些工作人员较多的办公区域内，还在空调下方，安置了特制的电风扇，据说这样有助于保持室内恒温，节约空调用电。

这些企业把空调限温在28度，是依据日本劳动安全卫生法的相关规定制定的。另外，日本环境省（环保部）从2005年开始积极推进的夏季轻装运动时，作为保护环境改善地球温暖化的一项措施，推荐日本企业把夏季的办公室室内空调温度限温在28度。

但是，实际上，日本劳动安全卫生法规定的不是把空调限温设定为28度。具体而言，日本劳动安全卫生法在企业场所卫生标准规则中明确规定，企业的办公场所在安装了空调设备的情况下，室温应努力控制在17度以上28度以下以及相对湿度在40%以上70%以下。

2018年夏天，日本一些地区连续高温，据新闻报道，一些市民与中小学生中暑死亡，一些企业的员工也中暑病倒。因此，上述空调限温在28度的企业内部规定，遭到了一些企业员工的消极执行，一些社会人士也开始指责空调限温之类的规定。

有一些日本企业开始逐渐允许各个业务部门自己灵活执行空调限温措施，空调限温28度的企业内部规定，在制度上仍然还存在，但在实际执行层面，企业已经不再强制性要求高温天气下必须遵守空调限温的规定。

通过这个空调限温28度的事例，我觉得可以总结出一些经验教训。例如，节俭是美德，但是过度节俭也可能会是缺德。节俭不是小气，但是过度地要求企业员工节俭，则企业有可能缺失大气并失去大局。

关于我所经历的一些在日本企业的现场访谈，以下图为例，可以观察到，在炎热的夏季，虽然有的企业规定，室内空调温度，必须设定为28度，但在客人即将来访之际，该企业负责接待的人员，已经很贴心地把空调温度，为来访客人设定在26度。

日本企业的节俭精神见闻

不过，为了提高企业员工的工作效率，有一些日本企业也在积极采取措施保持办公场所的工作环境。目前已经有一些日本企业在研究防止员工瞌睡的空调系统，利用办公环境的室内温度以及照明亮度、香味气味等综合分析工作中的员工瞌睡行为。以此研究为基础，开发“瞌睡退散系统”之类的空调系统。据研究，在27度的室温下，当员工出现打瞌睡迹象时，利用冷气将室温降至24度，最能有效赶走瞌睡虫。

空调位置

关于空调的购置安装，有一些日本企业编制了专门的内部手册。这类手册里，除了记载了一些技术性要求之外，还总结了一些节省电力以及节省维修保养费用的注意事项。

例如，关于空调的安放位置，经过实际调查比较，稍微变换一下空调位置的话，不仅可以节省电力，而且还可以减少故障的发生。

虽然一些工业用空调的安装，一般是由专门的空调安装公司完成安装测试的。但是，空调使用企业自己不断总结注意事项，持续优化器具工具的使用效果，非常有助于外部专业公司参考借鉴。

企业自己不断总结记录类似空调位置优化的管理中细节，是持续改善企业管理的一个非常有效的具体措施，也是非常值得推广的企业节俭事例。

便座节电

为了节约用电，除了特别严寒季节，有一些日本企业采取一些季节性节电措施，例如参见下图，在夏季统一停止马桶盖保温功能以及自动开合功能的使用。

日本企业的节俭精神见闻

也有一些日本企业对员工提出一些具体规定要求，例如规定随时关上保温型便座的马桶盖。如果这样做，有一些日本企业宣传的节俭效果是，可以节约很多电力，每一个保温型便座一年可以节省大约381日元的用电。参见下图，仅供参考。

日本企业的节俭精神见闻

轻装规定

在炎热的夏季，很多日本企业规定了轻装季节。所谓轻装季节，就是在上班时间，不佩戴领带，不需要穿着正装。每当轻装季节，很多日本企业，会在公司的网站或者本公司的前台附近，摆放一块宣传牌，对外公告轻装季节的具体实施期间。这其实是很多日本企业积极响应日本环境省（环保部）的号召，从2005年开始积极推进的一场夏季轻装运动。

关于以下图片，是一些日本企业对外展示的轻装季节宣传牌的举例介绍，仅供参考。

日本企业的节俭精神见闻 日本企业的节俭精神见闻

谢谢您的以上阅读。

备注：我连续数日认真努力地魂入此篇，终于定稿发布。如果您还满意并且赞赏，欢迎您打赏，请本文之后的赞赏码。这样的话，我就更有原创写作动力。感谢！