每天要做的事情越来越多，越来越琐碎；人越是忙碌，忘性却越来越大。于是你跟随潮流，下载一个待办清单APP，每天写下当天要做的所有事情，跟着清单做事。
开始的时候你感觉不错，做完一项，划掉一项，挺有成就感的。
可是过了一些天，你发现有点不对劲。怎么有几个事项，总是躺在清单里面，从来没有被划走呢？
待办清单里，旧的事情没做完，第二天新的事情又添上了。于是日复一日，清单上的待办事项不断增多。
久而久之，你简直不想再看到，这个让你倍感压力的待办清单了。
待办清单也很无奈：怪我咯。
你有没有想过，是否自己没正确地，使用待办清单这个工具呢。
这些无法完成的清单，问题出在哪里呢？我们该怎么解决？
第一个待办清单问题是，事项列得太多。
许多人刚开始使用待办清单的时候，恨不得把每天里，每一件大大小小的、重要的不重要的所有事情，都写到里面去。
这些事情混在一起，不做排序整理的话，你的大脑就会按照天性思维，趋向选择容易的事情去做。
然后做着做着，对那些稍感困难的事情，你就越来越不想做了。
于是，这些事情被留到了第二天的待办清单上，你决心一定要完成它们。不过第二天又有第二天的事情。于是，这些困难的事情，加上第二天新增的但没完成的事情，一起被留到第三天。
如此下来，堆积起来的都是困难的事情。待办清单给了你沉重的心理压力。
对于这个问题，可以先对每日的所有事项，分出轻重缓急。当你对事情的重要性排序，一目了然的时候，自然知道先做什么，后做什么。而不是任由大脑随意给你做决定。
如果对着面前的清单，哪个更重要，一时分不清楚的话，可以利用四象限法则——将所有事情分为四类：
重要又紧急的事情；
重要但不紧急的事情；
不重要但紧急的事情；
既不重要又不紧急的事情。
那么，哪些事情先做，哪些事情后做，就非常清楚了。
第二个待办清单问题是，做事情的时间不确定。
我们用待办清单的原因，除了是怕忘记要做的事情以外，还是想要用它抵抗全民公敌——拖延症。
可是，在列清单的时候，不少人会犯一个错误，就是只列事项，却没有标明事项的完成时间，造成了很多事项由于没有紧张感，到了一天结束，都完成不了。
要纠正这种情况，也很简单，就是在你每列出一个事项的时候，在后面写上做事的时间段。
比如，你上午有一个报告要写，那么可以在待办清单上标明：
写报告，时间“9：00—11：00AM”。
这样就清晰很多。看到时间，你的大脑反应，也会因而对完成这件事有了紧迫感。工作效率也能提上来了。
如果你不能非常确定，自己会在哪个时间段做一件事情的话，也可以先划定一个时间区域。
例如，你不知道是9点到11点写这个报告，还是10点到12点才写。那么可以先写明是“上午”，在待办清单上表明：
写报告，时间是上午。
等到你确定了具体时间，就马上把它改过来。
第三个待办清单问题是，在同一个时间段，安排了两件以上事情同时做。
很多人同时进行两件以上的事情，本来是为了提高工作的效率，让事情快点做完。但却恰恰弄巧成拙。
同时做两件事以上，不仅会拖慢速度，而且两件事情的完成质量都会不高。
因为在两件事情之间来回切换，需要消耗掉更多的脑能量。
《番茄工作法图解》的作者史蒂夫·诺特伯格曾说：
“每次从一项任务切换到另一项任务时，我们大脑的执行机构要做两件事。首先是进行目标转换：之前我在做这个，现在我要做哪个。其次需要为新任务创建场景，这个阶段成为规则激活。”
比如，你一边在写报告，一边查看邮件并回复。那么你从“写报告”切换到“邮件查看”的时候，脑子里想的事情就从报告的内容抽离，转到思考邮件内容上。
当你回复了一个邮件之后，重新切换到“写报告”，你又要从“邮件内容”抽离，重新回忆起报告的内容，才能继续写下去。
如果只来回切换一次，大脑能量不会觉得特别耗损。但如果一直来回切换，大脑能量就会被大量损耗在切换过程当中，而不是用于任务的完成。
因此造成任务完成的质量不高。也就是说，本来想高效处理的两件事，可能都做不好了。
所以，最好的做法，是一次只做一件事。在一个时间段，把全部身心都放在同一件事上面，调动自己所有资源和能量，去完成它。
那么你就不会造成不必要的脑力耗损，在完成一件事之后，能够更好更快投入到下一件事。专注才能带来速度和质量。
如果解决了上述的三个问题，待办清单上，还有当天不能完成的事项，那么你就需要进行一个复盘。
认真思索，完成不了的原因是什么。是事情太多了，还是时间安排不合理，又或者还是事项本身是个连续性事项，不能一天完成。找出原因，然后对应调整。
总而言之，待办清单是一个时间管理的好工具。只要利用好，一定能为我们的工作和生活，提高质量和效率。
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