谈自我管理---读《卓有成效的管理者》之二

优秀的管理者一般都会做好三件事，一是自我管理，二是把人用好，三是决策要事。自我管理是管理者的首要任务，只有管理好自己，才能够以上率下，带领着下属一起前进。自我管理涵盖的范围较广，比如在思想上严格要求自己，始终保持清正廉洁；在时间上做好安排，确保要事第一，在工作和生活中做好平衡，抓好不紧急但很重要的事，做到工作和生活两不误，双丰收。在思想上的修行暂且不说，结合彼得.德鲁克的观点，重点谈谈我对管理者在人生管理中的三点体会。

        首先，要认识时间。

        认识时间是个看似简单但又很复杂的命题，就像“认识你自己”是哲学中的终极命题那样，许多人并不了解自己。多数管理者都自以为能完全掌控时间，实际上对时间的流向并不清晰，或者说对时间的预估与实际情况相去甚远。

      在现实工作中，管理者的层级越高，他所能自由支配的时间越少，很多情况下是被各种事务推着走。若要成为优秀的卓有成效的管理者，必须要管理好时间。但时间永不会停留，一秒一秒如沙漏般不断的在流逝，要管理它谈何容易。首先，要知道“时间都去哪儿了”，记录自己的时间是认识时间的第一步，时间管理大师柳比歇夫几十年如一日记录自己的时间，培养了极强的时间敏感度，他能够清晰的掌控自己每时每刻的行为，优化每一项事情的安排，最高效的完成各种应做的事情。

        在认识时间方面，我曾做过很多尝试，刚工作时，按照柳比歇夫的方法用笔记本记录时间，在记录时间时会有意识的不去做浪费时间的事情，效率的提升让我尝到很多甜头。现在使用国内时间管理大师叶武滨推荐的atimelogger app，可以对每天每周每月的时间进行统计分析，我用了快一年的时间，收益很多。对每天的工作、学习、家务、运动、阅读、用餐、亲子等各类事务耗费的时间有很清楚的了解，掌握了规律，每天反思以更好的优化，提升时间利用的效能。

        其次，要用好时间。

        在熟悉时间的去向后，就可以查摆清楚时间在哪些方面浪费掉了。这样就可以有针对性的进行优化。比如，工作分清主次，每天清晨列出工作清单，按照紧急和重要两个维度分类，先做最重要、最紧急的事情，尽量不做那些不紧急也不重要的事。作为管理者，要把不必要亲自亲为的事情全部委托给其他人去完成，集中精力做全局性，顶层规划类的事情，不能陷入日常事务的事情中。此外，要减少会议时间，提升会议质量，少开会，开短会，尽量也不要浪费其他人的时间。同时、要尽可能减少浪费时间的活动，比如不必要的社交等。

        在组织管理方面，管理者还应该从组织效能的角度考虑组织的时间安排问题。或者说从时间管理的角度去把脉，找到问题的根源。有四点经验：一是管理好的单位都会比较从容，而不是天天像打战一样，如果管理者天天都处于东奔西突，到处扑火的状态，需要从制度层面或应急方案常态化方面下功夫。二是如果管理者需要花十分之一以上的时间去协调组织内部的人际关系问题，那是因为人太多了，人浮于事才产生更多内耗，这时就要下功夫认真研究精简人员了。三是如果管理者有四分之一以上的时间用于开会，那一定是组织关系上出了问题，因为现行的组织关系没法顺畅的解决问题，而需要管理者来协调。如果协调的事情经常产生于固定的几个部门，就要考虑这几个部门的职能撤并的问题。四是信息不对称也是时间浪费的主要原因之一。要尽可能的应用信息系统或者相关媒介，推进信息公开，消除信息壁垒，减少信息滞后带来的低效率或误会，从而带来管理者时间的浪费。

        第三，始终要事第一。

        “要事第一”是老生常谈，但不是人人都能做到。从心理学角度看，多数人喜欢先做容易的事，“短平快”的事，而不喜欢做难事，不容易看到效益的事。但按照二八理论来讲，往往少数的难事，不容易见到成效的事决定着未来。所以，要想成为优秀的管理者，要把“要事第一”作为首要的工作准则，否则容易陷入事务性工作，天天埋头拉车，而没时间抬头看路，“捡了芝麻，丢了西瓜”。

        要事第一在每天的计划安排中，列出每天最重要的三件事，在状态最好的时间里先做这些重要的事，比如，要写一项工作方案，就要在早晨思路最清晰的时候心无旁骛的写。各种杂事要分类集中办，除了一些特别紧急的事情以外，把各种沟通协调的事情集中在一个时段一起处理。对于一个阶段的事，要抓住重点，给自己预留些思考的时间，考虑本月最重要的事情有哪几件，本季度最重要的事有哪几件，本年度重点工作是什么。只有抓住了重点，所有工作重心都围绕于中心，服务于大局，工作肯定会卓有成效。

        简言之，优秀的管理者要做好工作必须要充沛的精力，自我管理归根结底就是精力管理。唯有管理好时间，并从时间的消耗角度去发现问题，分析找准问题成因，及时做好调整和事前控制，才能为实现组织目标，作出贡献铺垫坚实的基础。