职场法则之赢在速度

职场法则之赢在速度

如何完成庞大的工作量和高效率的工作的秘诀，一向是职场人士的追求。在职场上来说怎样提升工作效率，对你对企业都是很重要的事。只有在有效的工作范围内，你才能给自己更多时间去反思错误，纠正错误。提升工作效率并不是过于积极的工作状态，那样只会过快的消耗你的脑力和体力，最终造成疲劳不堪甚至病倒。

提升工作效率的最好方法是——时间管理。

 一、关于“快”和“早”

时间就是金钱，拥有严格的时间观念对职场人士来说是很重要的，只有把握住时间才不会被不相关的事情所动摇，才能在有限的时间内高效率的完成工作。“快”就是指单位时间内的工作效率。速度越快，制作资料的时间，举行会议的时间，完成某项工作的时间会相应的缩短，继而取得成果。如电子邮件的书写方式、资料制作的方式、资料循环利用的方式以及举行会议的方式等。

俗话说“赶早不赶晚”，时间管理的另一个观念就是“早”。“早”赶早就能先发制人，做好准备工作，减少时间的浪费，而且容易形成良性循环。相对于“快”，赶早能让你最先占据优势，赢得准备时间。

总而言之，提高工作效率的秘诀在于“速度”。当然，并不是每个人都能运筹帷幄的掌握好工作的速度，所以我们就要深刻剥析工作进展缓慢的原因。

 二、工作进展缓慢的原因

无法迅速开始工作：因为专注手头的工作而推迟新工作，因为这样那样的理由而不想开始工作，早该完成的工作有可能进一步推迟。

无法专注于应该完成的工作：工作一旦得不到及时处理，会陷入恶性循环，大多数人都无法专注于应该完成的工作而陷入恶性循环。

工作缺乏计划、不断滞后：如果缺乏计划，需要进入下一步骤时却无法完成眼前必要的步骤。每天做好反思和总结工作并提前作出第二天工作完整合理的规划，凡事预则立不预则废，一个优秀合理的计划可以极大程度上的节约我们的有效时间。

优柔寡断、犹豫不决：变得优柔寡断的理由有：对自己的判断没有自信，无法选择；无论收集多少信息，都无法做出决策；虽然脑海中有一些自己的意见，但出现反对意见的时候，无法准确地归纳自己的意见并做出回应。

制作文件和资料的速度慢：因为对工作整体的结构把握不足，即使将某个暂时的方针作为制作依据，在制作过程中，头脑里还是会接二连三地产生各种疑惑。

在电子邮件上花费大量的时间：写邮件速度慢的人具有如下特点：只是单纯的打字速度较慢；想不出恰当的表达方式；脑海中没有根据具体情况来写邮件；无法预见具体该写多少内容合适。

会议又冗又长：几乎在所有的公司里都有不少冗长的会议，或者是大家都不怎么发言、效率低下的会议，或者是漫长得让人快要昏厥的会议。

大量的退回与重做：这可能跟上司的指示有关，有时上司的指示和目标不太明确，容易造成员工的工作方向不清晰，增加了不必要的工作负担。

 三、PDCA管理模式

一旦速度提升，就能迅速着手该做的工作，头脑也会越来越灵活。PDCA管理模式指的是：Plan（计划）、Do（执行）、Cheek（检查）、Act（改进）。多次运用PDCA管理模式，你就会发现自我的敏感度和大脑的无序状态也能得到不断改善。只需要彻底专注在如何提升工作速度上，已超快的速度进入PDCA管理模式，将精力集中在PDCA管理模式上的各个步骤，那么自然而然就能得到成果。你甚至会摆脱因压力而带来的烦恼，不知不觉间便发挥自己的真正实力。

提升工作速度是一件愉快的事情。

 四、提升工作速度的8个原则

首先形成整体印象：为了取得最终成果需要考虑怎样的要素，怎样的步骤和顺序才能取得成果，从什么地方着手才最有效等综合因素。一旦有了整体印象，就能清楚判断哪部分重要。在你将问题肢解以后，你能按照自己的思路去一步步执行并得到答案，这个是顺理成章的事。

工作不要过于细致：“成功=工作顺利完成”工作的整体流程也包含了许多不确定因素，如果在其中的一小部分上花费了过多的时间，虽然非常细致的完成了某个部分，但是从工作的整体角度来看却一点也不细致。你一定要学会规定时间，在一些没必要浪费时间的事情上，尽可能的快狠准的去完成。把更多的时间和精力留在处理难点上，当然这要保证前者是不出错的情况下。

掌握工作的要领：所谓掌握工作的要领是指，把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。因为把精力只要放在了应该重视的部分上，所以能够确保最终的成果质量，也不用担心出现被大量工作逼得手足无措的情况。

形成良性循环：为了提升工作速度，应该让工作中的各个部分都进入良性循环。所谓良性循环是指在推进工作的时候，工作本身朝着良好的方向自然发展的状况，周围的相关人士会不断协助自己。

对改善方法本身做改善：在任何工作中，人都希望通过一些改善方法来更加有效的推进工作。人们还会意识到“对改善方法本身做出改善”，或者是“寻求特别的改善方法”，让工作速度进一步提升。

凡事提前：在迅速推进工作方面及其重要的一点，就是将能够完成的工作全部提前完成。提前完成工作会让人更加轻松，时间上也更加充裕，让人冷静地以更加全面的视角来推进工作。

凡事先行一步：在别人注意到问题并采取行动之前，你不知不觉就已经进入到先行一步的状态，你只需比别人稍早一步采取行动，便能充分发挥出领导能力。
尽量避免返工：凡事开头难，如果自己没有那么自信的话，多次向上司或前辈员工确认也是很重要的。在脑海中设想完成工作的流程，并且反复思考，一旦发生偏差也可以马上注意到。

 五、提升思考速度的秘诀——“A4纸做笔记”

通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考。将A4纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写4～6行，每行20～30字。花一分钟的时间写完一页，从早上起床后到晚上睡觉前，写10页，如果每天坚持，你的大脑一定会越来越灵活，充分发挥大脑的思维能力，消除混乱与不安。

用于工作中的把握问题和解决问题的能力。越是能够迅速把握问题所在、看透问题的本质、整理解决解决方案、采取解决方案，工作的速度就能迅速得到提升，迅速把握问题所在，其重点在于：在平常生活中就不断思考哪些事件可能导致问题发生。

带来超常工作速度的假设性思考。如果坚持“A4纸做笔记”，那么下一个目标就是假设性思考，假设性思考是指针对某个问题有一个大致的了解，不论是问题本身还是解决对策，从最初就应当设定一些假设，围绕这些假设不断思索。

零基础思考。和假设性思考同样重要的思考方式是“零基础思考”。这种思考方式是指，对于“本来应该如何解决”或者“本来必须如何解决”之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。

通过“深入挖掘”探求真相。“A4纸做笔记”，或者是假设性思考和零基础思考，最重要的是深入挖掘听到的内容、考虑的内容、感觉到的内容。对什么事都要抱有怀疑的态度，提问时，始终保持感谢和敬意，深入挖掘流程。

制作工作框架的训练。制作工作框架便能够清楚地划分观点和问题，在需要讨论某个问题的时候，如果能够迅速的制作出工作框架，便能够在极短的时间内解答脑中的疑惑。

有学者做过关于时间价值的试验，结果发现，当你有事情做的时候，时间会过得特别快；如果你没有事情做，就会连一分钟都觉得漫长。换句话说，没事做或者没什么事该做或想做的人，就不太需要去思考时间的价值。因为这些人有的是时间，再怎么懂得善用时间，也不过是增加更多“感觉很长的无意义时间”罢了。相反，那些有很多事想做、时间总是不够用的人，个个却都恨不得把一秒钟掰成两秒用，急切渴望能增加延长时间。因为这些人一直处在“时间一眨眼就过去了”的状态。愿你能把握时间与速度，在职场上无往不胜。