一、为什么要给文字排版

就在两个月前，我还是一个饱受论文摧残的学生，但俗话说得好：哪里有压迫，哪里就有反抗，就正是在这种摧残与反抗的互动中，我对文字便有了一种特殊的情怀。

毕业之后，由于做的是文案工作，到目前便已经接触过不少各式各样的Word文件，其中有公司同事自己做的，也有其他公司email给我们的，其中甚至不乏一些全球500强的企业，但却无一例外，竟没有一份像样的排版。

当渐渐发现在学校中如此顺理成章、天经地义的事情在工作中却变得如此难能可贵的时候，我才明白：对Word文字进行排版，实则是一项甚为小众的技能。

在微软的office软件中，Word和PPT的差别就在于，Word的展示常常是一对一，具有一定的私密性；而PPT的展示则通常是一对多，具有一定的公开性。因此，在对形式的追求上，PPT就要远甚于Word，近些年大火的许岑讲Keynote和许岑讲幻灯片就是最鲜明的例证。

那么话又说回来，既然Word本身具有一定的私密属性，那么为什么一定要在形式上去进行如此雕琢？

我认为：

第一，在这个世界上，有些东西（比如苹果产品的内部元器件）甚至比Word还不具有分享性，只有制作者本人才会看到，但它却依然被做得精致无比，正如老罗所言，我们有时不是为了输赢，而只是骨子里的认真。

第二，制作精美的东西可以提升人的愉悦感，尤其是亲手创造出来的东西，更能够让自己获得一种愉悦之上的满足与幸福感，而通过Word文字排版来提高幸福指数的这种方法几乎是不需要成本的，我们又何乐而不为，如果你在做的正是文字工作，我相信你会因此更加热爱它。

第三，没有人会拒绝精致的生活，当你把一份排版精美的文字呈现给别人时，便是送给他一份精致，予人玫瑰，手留余香；当你对文字的精致孜孜以求的时候，这种追求会逐渐延伸至你生活的各个方面，从而改变你整个的生活状态，并在你身上提炼出一种独有的文艺气质（写到这里我都被自己感动了，赶紧去收拾了沙发，倒了垃圾，然后又把被子叠了，所以你们看，真的有用）。

在许岑的视频教程中，他无论在讲Keynote还是讲PPT，都会频繁提到他的专辑——《在平坦的路面上曲折前行》。

起先，我只是觉得这个名字很怪，很绕，为什么在平坦的路面上要曲折前行？后来，我才明白，“在平坦的路面上曲折前行”是一种执念，一种对精致、对美、对艺术的执念。

就拿幻灯片来说，在苹果公司和锤子科技之前，人们对于它的关注往往在于内容呈现，而很少在乎形式审美，对于将其作为艺术作品来进行提升和打磨，锤子之于中国，苹果之于世界，都有着不没之功。正是这种众人皆醉，唯君独醒，不仅独醒，并且还要把人唤醒的精神和状态，就叫做“在平坦的路面上曲折前行”。

除此之外，许岑大概还要以此来暗示我们：在幻灯片这个审美普遍不高的领域中，当浓妆艳抹已经成为一种潮流，你从我这里学到的美学与逻辑就未必能够博得领导和客户的青睐，甚至可能适得其反，这样你就必须考虑怎样在有限的条件下去利用幻灯片来阐释你的审美，并逐渐获得他们的认可，这就是一个“在平坦的路面上曲折前行”的过程。

对文字的排版亦是如此，我们需要花费一些在内容之外的精力（虽然在熟练之后这种消耗可以忽略不计）在别人难以注意到的地方，只为获得双方精神上的愉悦，这也是“在平坦的路面上曲折前行”。

然而，假如我的老板每日都要接受这种凌乱排版的精神摧残，而终有一天我向他呈上一份自己用心排版的作品，在这种突如其来的对比中，他会不会在赞叹之下拍案叫绝？我一直未等到这个机会，但是我始终认为——机会，总是留给有准备的人的。

二、Word的文字排版

这一部分关于Word的文字排版，是本文的干货内容。可能你会疑惑，既然是一个干货分享的文章，那为什么又要在前面说那么一大堆，未免显得啰嗦。

因为我在这里想向大家分享的，不仅仅是一种工作方法和一种工具的使用技巧，更是一种理念与情怀，只盼大家在看到这篇文章后，于纯粹的方法和技巧之外，还能获得那么一丝的关于生活的灵感与启发，那么我便得偿所愿了。

锤子科技的许岑在讲述幻灯片时，认为幻灯片的艺术形式主要体现在两个维度——逻辑与审美，文字也正是如此，除此之外，我还要再加一个维度——关怀（人性化）。

（一）排版的逻辑

在文字的排版上，逻辑一定是首要的，它主要是对读者的思维起到牵引作用，逻辑一乱，会严重影响整篇文章的完整性和流畅性。

排版的逻辑主要体现在两个方面：一是标题的级别，二是标题数字的使用。

1.标题的级别逻辑

什么是标题的级别？在一篇文章中，一级标题统领二级标题，二级标题统领三级标题……这其中的一级标题、二级标题、三级标题……便构成了标题的级别。

以本篇文章来看，“二、Word的文字排版”即为一级标题，“（一）排版的逻辑”即为二级标题，“1.标题的级别逻辑”即为三级标题。

标题的逻辑主要在于字体的大小，即是一级标题一定不能小于二级标题，二级标题一定不能小于三级标题……

不过，Word中的标题一般皆是自动生成（如图1），故而不太容易出现错误，大家只需留意即可。

图1

2.标题序号的逻辑

文章标题的序号的表达方式有两重逻辑，一是科学类文章的表示逻辑（如图2），二是人文社科类文章的表示逻辑。

图2

科学类文章的标题序号只要按照标题的层级一层一层往下排列即可，这里不再进行探讨，下面主要说说人文社科类文章标题序号的表示逻辑。

一般而言，在人文社科类文章中，各级标题的序号一般采用如下表示方式：

一级标题的序号为“一、”，“二、”，“三、”……

二级标题的序号为“（一）”，“（二）”，“（三）”（注意，这里不再有顿号）……

三级标题的序号为“1.”，“2.”，“3.”……

四级标题的序号为“（1）”，“（2）”，“（3）”（注意，这里也不再有顿号）……

如本文在“Word文字排版”的这一部分中，一级标题就是“二、Word的文字排版”，二级标题就是“（一）排版的逻辑”，三级标题就是“1.标题的级别逻辑”和“2.标题序号的逻辑”。

但是问题来了，如果你的某一篇文章不止四级标题该怎么办？

有两种方法，一种方法是在四级标题的后面添加加五级标题，一般采用“①”、“②”、“③”……这样的序号形式；还可以加六级标题，采用“Ⅰ、”，“Ⅱ、”，“Ⅲ、”……罗马数字的形式，但为了文章整体风格的一致性，不推荐采用这种方法。

还有一种方法是在一级标题的前面添加，然后一级标题变成二级标题，二级标题变成三级标题，以此类推。

那么如何添加？

学生党注意了，一般来说，在正式的论文写作中，均以“第一章”，“第二章”，“第三章”……作为一级标题的序号，在此之下的二级标题则是“第一节”，“第二节”，“第三节”……而原先作为一级标题的“一、”，“二、”，“三”……则降为三级标标题，以此类推。

（二）排版的审美

排版的审美主要体现在对文章中图（表）的处理上（在简书上不需要考虑这点，但在Word中却能难倒许多英雄汉）。

在谈审美之前，我想先让大家看几个反例，看看不会排版的人图片（表）在文字中是怎么放置的。

有这样的（如图3）：

图3

还有这种稍微用心一些，知道给图片（表）居中的（如图4）：

图4

事实上，如果单有一张图片（表）要放在文字中，其实并不困难，只需插入图片（表），调整大小，然后点击“设置图片格式”，再选择合适的文字环绕类型即可（如图5）。

图5

稍微有一些难度的是图片下需要添加文字说明的，比如这篇文章中所有的图片（表）下都要标明“图1”至“图n”，这种情况该怎么办？

注意，重点来了，我现在就教你一招非常专业的图文排版方式：

第一步，在Word中插入一个1×1（如果要在同一行同时插入两张图片，就插入一个2×1）的表格（如图6）；

图6

第二步，将光标移动到表格中，按一下回车，使表格从一行变成两行（如图7）；

图7

第三步，在表格中插入你需要的图片（表），调整图片和表格大小，并使图片在表格中居中（如图8）；

图8

第四步，在图片（表）下输入文字说明，并使之在表格中居中（如图9）；

图9

第五步，选中表格并右键，选择“表格属性”，选择“居左”、“居右”或“居中”（一般1×1的表格设置为“居左”或“居右”，2×1、3×1、4×1的表格设置为“居中”，一行的表格数不建议超过4个），然后再在下面的“文字环绕”中选择“环绕”，这样把表格嵌入到文字中了（如图10）；

图10

第六步，再次选中表格，右键，选择“边框和底纹”，在“边框”一栏选择“无”，这样表格的边框便会消失了（如图11）。

图11

这样做的好处就是，图片（表）的文字说明可以一直跟着图片走，即便你日后需要修改重新排版的时候，它们也不会分开（如图12）。

图12（文章成品）

（三）排版的人性化

因为我们制作的Word最终还是要给人看的，所以怎样让人看得舒服，便成为需要着重考虑的问题，关于这方面，我们可以从字体和字号、行距、目录、标题的格式等几方面来考量。

1.字体和字号

一般而言，Word正式文件中正文部分的字体采用宋体小四号（12磅）为宜，有时为了照顾目标对象（比如对方的眼睛有些昏花），可以适当将字体调大。但是要注意，除了极个别情况外（比如你要做小抄），Word正文部分的字体再小也不会小于小四号（12磅）。

2.行距

Word正文部分的行距，我们一般采用两个值，一是默认的“单倍行距”，一是“1.5倍行距”。前者比较紧凑，后者比较疏朗。如果纸张不是特别紧张的话，还是建议大家采用“1.5倍行距”。

3.目录

这里大家需要注意，如果你的文章过长（超过三个一级标题），则最好加上目录。目录的作用一方面是能让读者一目了然，另一方面便于快速定位。

但是你一定要知道，目录不是你自己敲出来的，而是在你设置了各级标题后，Word自动生成的。目录自动生成的方法是：点击Word顶端的“插入”，选择“索引和目录”，再在弹出的对话框中选择“目录”（如图13）进行插入。

图13

这里大家需要注意的是，在长度上，目录不宜过长（最好不要超过一页）；在详细程度上，目录最好只出现到三级标题；在位置上，如果你的文件需要打印，那么一定要确保目录出现在你书册的右边（正文的第一页也要在右边，如果打印前发现是在左边，那么就在前面添加空白页）。

4.标题的格式

也许有人会问，既然标题的格式都是自动生成好的，那还有什么好说的。

这是针对上一个问题来说的，前面说目录中最好不要出现四级标题，那么有的文章中不仅有四级标题，甚至出现了五级标题，出现了六级标题，这该怎么办。

此时我们便不能用自动生成标题的方法来设置标题的格式（否则便会在目录中出现），而需要手动调整，具体方法为：

第一步，在标题的位置输入标题的序号和名称；

第二步，看一下它上一级的标题字号是多大，然后选择一个比之稍小一些的字号（标题的级别逻辑在这里便体现出来了），可选择加粗或不加粗；

第三步，将光标移动至此行，右键，选择“段落”，在“间距”中将“段前”和“段后”均设置成“0.5线条”。

如此，在阅读时便可以突出标题，并且不会再在目录中出现，以使其=目录显得累赘、繁琐。

三、结语

相比幻灯片的制作来说，Word排版虽然比较细碎，但还是要简单得多，实际操作几次，你便会发现这些形式上的东西在你进行内容制作时即可顺便完成，几乎不需要耗费额外的时间。

除了从事文字相关工作的人们外，我相信这些东西对于已经在筹备毕业论文的大学生来说同样尤其重要。

但还是那句话，我在这里不仅仅想要分享一种方法或技巧，如果你通过这篇文章还能获得那么一丝的关于生活的灵感与启发，我就心满意足了。