采购员，你还得明白的专业素养

采购员，你还得明白的专业素养

董晓闲

摘要：采购员的专业素养

在上一篇文章中，晓闲介绍了采购员的多个素养，那些素养是对一名采购员的本质要求，但是，除了要把握以上方面的要求外，我们还应该注意采购员其他方面的素质培养。

今天，晓闲将会进一步介绍采购的其他方面素养，希望朋友们继续关注。

一.灵活变通

灵活变通是一名采购员非常重要的素质。

打个比方，如果现在你们公司要断货了，只够生产4天了，一家供应商跟你说货还在生产，你会继续等这家供应商生产好，还是现在先订另外一家的货生产呢？

作为一名合格的采购员，此时，我们不能冒着断货的风险，最佳策略是赶紧先订另外一家的货，等这家生产好了再提货就可以了。

在灵活变通时，最重要的事情是发现事不可为时，不要强行冒险操作。

比如如果一件事现在做，很容易出现或者失败，那就不要再做了，直接换另外一个时间做就可以了。

另外，如果事情超出了预计，那就要及时调整方法。

我们要根据当下的情况来解决问题，不要试图回到原来的方案上去。

比如，供应商跟你说这个月不能开票，说要下个月10号可以开票，那么，你可以跟供应商先把能开的票先开出来，不要等到下个月10号前再提这个要求。

最后，反应一定要敏锐。

如果我们发现一件事不太靠谱，可能会出问题，那么，就不要等到真的要出问题了再去解决问题，而应该趁着现在提出一个可能的方案，减少出现问题的风险。

比如，有一次，我们公司直接从一个设备供应商那里订购了一台设备，设备供应商直接找物流公司发货到下游客户的工厂，由于设备比较急，我联系了物流公司进展，物流公司的反馈是设备可能第二天就会到下游客户工厂，然后，第二天，我跟这个物流点联系，物流点给我的答复是当天可能会派送到，但当时我们的需求是设备这一天一定要到下游客户的工厂里。

此时，我应该想到这件事是有风险的，设备可能不能按照下游客户的需求及时到位的。

所以说，最好的方法是让物流公司今天一定送到，如果物流公司没办法送到的，我们应该马上安排人送货，保证设备及时到位。

二.事情主动

主动性不仅是职场人必备的专业素养，而且更是采购的专业素养。

主动性分为3个层次，分别是主动性、有主见和主动关注。

1.主动性

在做事情时尤其要有主动性。我们要在工作中主动推进事情的进展。

当很多的工作一旦因为各种原因被拖迟或者迟滞时，就会导致我们的工作根本进行下去，而且，公司里面的工作也不能继续推进下去。

在晓闲目前所在的公司，很多的工作都是非常繁琐而杂碎的，处理整件事情的周期特别长，比如原料采购整件事情，我们公司的原料都采用货到付款和账期结算方式。

从流程上，首先采购要在ERP系统里做采购订单，然后，原料到货后，物流部做入库单，之后，采购要做发票录入ERP系统和结算，结算之后财务审核发票，审核后采购要做付款计划和付款申请单，最后财务根据付款申请单付款。

整个过程一旦有一丁点的拖延，就可能导致后面的工作全部出现问题，甚至会超账期付款，所以，一旦供应商交货后，我们就会检查物流部有没有进行入库，而也会催促供应商开票，发票收到后，就会马上处理后续的工作。

2.有主见

在工作中，我们不应该纠结于是否应该听领导和客户的命令，而应该从结果的角度出发做出更好的选择，也就是说，不要什么事情都听领导的安排。

当然，听从领导的安排是必要的。但是，有些，领导的命令并不是百分之百合理的，作为一名成熟且专业的职场人，应该保持自己的专业态度跟责任心。

作为下属，我们有必要通过自己精通的专业知识和技能、全面的准备和专业的沟通技巧来说服领导，让领导认识到我们的考虑是更加合理的，更加有效的。

所以，在工作中，我们不仅要考虑一下领导需要我们做的事情，而且，还要想一想用什么样的方式才能得到更好的结果。

如果领导的目标是不合理的，那么，我们就应该据理力争，尽可能说服领导，对于领导观念中存在的不合理的地方，我们应该向领导强调其中存在的风险，不要什么都听领导的。

另外，保持开放心思可以帮助我们找到工作中存在的一些不足，可以帮助我们发现组织工作模式里面存在的问题甚至可以帮助我们避免一些潜在的损失。

比如我在现在公司工作就发现我的直属上司安排的某些任务的要点是不合理的。

领导给我安排的一项任务是负责跟韩国总部对接产品进口（从韩国总部进口产品，产品要送到我们工厂），他给我讲的整个任务的要点是获取报关资料后直接转给相关部门，我按照这个方式做，后来发现总部的报关资料频繁会出现各种错误，最后，在处理问题时耗费了大家的很多精力。

另外，有些样品是由研发部门直接跟韩国总部联系的，领导让我不用管这件事，领导说这件事不用管，但我发现如果不管就会出现问题，所以，最后我只能继续管这件事。

3.主动关注

主动关注主要是指关注自己的客户需要什么，也就是要站在客户的角度看问题。

如果你是采购，那么，你的客户就是领导、生产跟销售，其中，生产是第一客户，他最重要，而领导是你的第二客户，当然，如果你采购的原料就是销售需要的产品的话，那么，销售就是你的第一客户，而领导在客户中的重要性此时就排在了最后一位。

但是，在如何看待领导作为我们的客户这个角度上，事情会变得有些复杂。

领导是你工作中的长期客户，你的表现是由领导进行个性化的综合评价，所以，他对我们来说很重要，而领导对我们的评价却受到很多方面的影响，比如公司的管理文化和思维、其他部门对你的评价和鉴定、供应商向你的领导的反馈等等。

不同公司的管理文化是不一样的，有些公司比较喜欢对员工进行客观数据评估，而某些公司并没有具体的数据评估，则更多的是倾向于主观意义上评价。

所以说，你得站在你们公司的角度来看待领导如何评价你这个问题。

当我们能够站在我们的客户的角度看待问题时，往往会给我们带来一些价值上的升值。

主动关注最主要的做法是关心客户需要什么。

站在生产端的角度，我们需要关注采购的原料使用的效果好坏，原料装卸货中存在的不足以及如何改进原料使用和装卸的问题，还要关注交货期稳定性等问题。

而站在领导端的角度，我们需要关注自己工作方式以及能力上存在的不足，还有尤其要注意在如何跟领导之间形成比较好的默契。

而站在销售端的角度，我们还要关注产品质量、包装方式、交货期等问题，甚至我们也应该关注一下采购产品的价格和付款方式等商务条款，一般的，更低的价格以及更好的付款方式可以给销售带来更大的交易空间。

三.显得专业

专业性是一名专业采购实力的最好体现途径。

专业形象的打造并非易事，往往需要我们付出很多的精力和心血，而且也需要很多年的磨练才能形成，因此，晓闲只能给大家提一些建议和方法供大家参考。

1.专业话题

专业话题往往是专业人士最喜欢聊的话题。

销售和采购的人生阅历和兴趣点往往差异非常大，在很多专业以外的话题上他们往往没有共同的话题，而且，聊太多与行业无关的信息往往并不能帮助彼此获得更好的交付条件。

当然，适当的寒暄还是非常必要的，但是，我们并不能把寒暄变成家常便饭。

而专业话题往往是彼此都非常关心的，可以更好地调动彼此的关注力，进而拉近彼此的关系。

专业话题往往代表了一个人对行业的认识深度，我们对行业的认识越深入，也就越容易引起对方的关注，进而形成一种有利于自己的沟通气场，还可以帮助我们塑造良好的行业形象。

反过来说，当一个人开头聊了专业话题，另一个人无法接话，往往意味着不能接话的人并不完全是这个圈子里的人，对行业缺乏足够的认识。

2.核心人员

标杆企业和其他客户的高层人员的信息是打破跟对方沟通的僵局的突破口。

如果我们在行业内缺乏知名度，对方是不认识我们，而且也并不一定认可我们的。

抛出一些行业知名人士的信息往往可以让对方知道我们是有一定行业经历的，这种信息可以帮助我们更好地跟对方沟通。

在介绍行业高管时，我们可以着重于介绍我们与这些高管之间是如何建立联系的，这种方法可以非常直观地体现自己在行业中的地位，对于形成自己的主场优势是蛮有好处的。

3.行业动态

行业中发生的这些事情同样可以拉近我们与供应商的关系，大家关心比较多的无外乎行业里面发生的那些事情，比如化工行业的人就该关注一下近期的美国原油期货跌到负值的新闻，这种事情往往可以帮助我们与供应商形成更深入的沟通和互动。

另外，我们还可以聊聊中美贸易战对原料的影响以及新冠疫情对行业供应影响的新闻动态。

4.分享观点

以上3个方面是有效的沟通途径，晓闲认为这些方面更多适合于中低层人士的沟通。

对于高端人士，沟通的话题就不应该限定在这种层次了。

高端人士聊天的核心话题应该上升到观点和对行业的认知上面。

当然，即使你的行业资历很浅，你也可以聊一聊观点。

对于高端人士、，聊行业认知的简单方法是抛出一个有深度的话题，让对方发表观点，同时要讲出自己的观点，通过与对方的观点进行碰撞和验证，我们就可以大概判断出自己的观点是否合理。

当然，一个人的观点是有局限性的，当我们针对同一个话题跟很多人都沟通后，我们会形成更加客观和准确的观点。

另外，高端人士除了会关注行业现阶段的发展趋势，企业管理方面的深入话题也值得交流。

而对于低层次的人来说，交流的方法会比较简单。

如果你行业缺乏基本的了解，你可以先跟第一个人聊天，让对方讲出他的观点，然后，我们可以把第一个人的观点拿出来跟第二个人交流，如果第二个人能讲出不同的观点，那么，我们就可以根据第一个人和第二个人讲的东西，形成一个全新的观点，这就算是自己的观点吧。在跟第三个人聊天时，我们可以把自己的观点讲出来，跟对方进行沟通，那么，我们还会获得新的观点。

四.团队协作

团队协作是采购员必须具备的一种专业素养。

要想做好团队协作，我们应该满足以下几个要求。

1.信息共享

信息共享是指让基础的信息、概念、知识、经验、方法，甚至组织的理念、目标和价值观能够在组织内无阻碍地流通，让每个人都清楚地知道一些规则、经验和方法，这样可以最大限度地降低合作的难度。

简单地说，信息共享可以用一句话代替——你知道地我也知道，我知道地你也知道。

不同类型的信息需要的共享途径并不相同，我们需要根据实际情况灵活选择。

信息类适合的途径会有些不一样。

比如原料行情，我们只要做好及时的共享就可以了；而对于交易数据，更好的方式采用ERP管理系统或者Eexcel等途径进行分享。

概念类，最佳方法是建立概念文件，在日常交流中经常使用。

知识、经验和方法类，最好能够建立知识共享平台，将这些知识、经验和方法进行全员共享，这样的效率是最高的。

而理念、目标和价值观类，最好是通过正式文档以及会议类形式进行传递，在传递时，最好可以辅以一些案例分析。

2.配合他人

由于每个人的个性、工作方式、表达方式都存在差异，所以说，用对方更容易接受的方法交流或者处理事情会更重要，可以帮助我们获得更好的工作效果。

在配合他人时，我们需要知道对方更关心什么，更喜欢什么，更希望获得什么。

另外，我们也得适当妥协一下，尽量按照对方喜欢和接受的方式沟通和处理问题。

要想配合好他人，我们可以采用一些比较简单的方法。

A.观察法

观察法是了解别人的一种非常好的方法。

比如你希望了解自己的领导是什么样的人，你可以观察一下他在跟他的客户、上级和其他下属交流时，是什么样的表现，你可以从中看出对方为人处世的方式、价值观、思维模式等信息，这些可以帮助你判断如何与这位领导沟通。

B.体验法

有些，观察别人并不能给我们深入了解别人的机会，而在我们亲自与对方沟通时，我们会发现一些比较深入的细节，这些细节更能够暴露出对方的一些特点。

晓闲现在所在公司为韩企，我的领导特别重视企业内部的文化，领导第一次给我介绍其他同事时，专门介绍了对方的职级，比如同部门有一位同事姓尹，领导介绍这位同事时说尹经理。

而有我有些紧急文件需要找这位领导批复时，此时，他正在准备向他的上级汇报工作，我跟这位领导打招呼，这位领导此时并没有搭理我。

C.询问法

不过有些情况下，对方的某些特点隐藏的是比较深的，以上方法可能就没效果了。

此时，我们可以直接问对方，比如询问对方：“你一般喜欢哪种沟通方式？”

通常我们得到的答案可以帮助我们了解对方。

3.提出要求

我们是活生生的人，我们也有自己的喜好，也有自己的需求，在组织里面，我们也应该提出自己的需求，让自己的要求得到满足。

要想让对方了解我们，我们还得采用某些方法。

A.解释法

解释法适合于出现问题之后进行解释。

这里的解释并不是为了给出现的问题提出一个合理的解释，往往解释是为了让对方知道我们是谁，我们喜欢什么。

这种方法并不是要让我们在任何场合下都使用。

如果对方正处于愤怒之中，我们解释的越多，对方往往也就越愤怒，对方会认为我们在找借口，因此，这种方法需要我们具备一定的察言观色和情绪把控的能力。

B.提需求

提需求适合于在处理问题之前向对方讲自己的需要。

我们可以在处理问题前向对方提出我们的需要，让对方知道我们需要获得哪些支持。

当然，有些情况下，需求并不是在刚开始就提出的，我们还可以在事情陷入麻烦之后及时提出我们的需要。

C.宣传法

宣传法是告知对方我们是什么样的人。

这种方法往往适合于人际沟通之中，我们可以告诉对方我们喜欢什么，喜欢何种沟通方式，自己的价值观和思维方式是什么样的。

从以上几个方面入手，晓闲有理由相信你离一名成功的采购就更近了。

希望朋友们有所收获，也欢迎大家留下自己的宝贵意见

我是董晓闲，我在这里等你