今天分享的书是:《搞定》,作者:[美] 戴维·艾伦。
GTD是英文Getting Things Done的缩写,也是这本书的英文名字,翻译过来就是“把事情搞定”。这本书就是教你如何横向、纵向地高效处理事情。
作者从三个部分来和大家分享,分别是横向整理任务、纵向管理项目以及三个关键原则。
1. 横向整理任务
这要求我们把需要完成的事项一一列出,无一例外,全部列出,比如我要做AR报表,开保函,扫描文件等等,这样把大脑清空,给大脑释放空间。一般我是会列在纸上,同事会写在小本子上,都可以,这样也会预防遗漏要做的事情。
列好了,下一步就是去如何做这些事情了。
001 立即执行
能在两分钟之内搞定的事情,就马上去做,比如要扫描一个文件马上去做。比如我的领导是一个很高效的人,有次我扫描完文件到公关盘,她说了直接到公共盘去剪贴下来,我开始没有听到她说,我一去查看没有了,以为自己没有扫描成功,又去扫描一次,后来发邮件给她,她已经把扫描件发给客户了。可见她是那种立即执行之人。
这种几分钟能搞定的事情不要拖,立即去做,做完了直接从任务清单上勾掉!
002 指派他人
有些你极其不擅长的事情,就交与正确而又合适的人去做。即所谓的做事情找对人。比如李笑来老师付费让别人给他买杯咖啡,他节省出买咖啡的时间来码字,他码字赚的钱远远超过别人替他买咖啡的跑腿费了,即花钱买服务。
003延迟处理
如果某事情一会做不完,又必须你亲自完成,列入“下一步清单”。
2. 纵向管理项目
比如我做AR报表为例,目标就是做出精准的数据,给销售人员提供最可靠的数据,以督促公司的应收账款及时收回,最大降低逾期应收款金额。组织整理出,逾期时间长的且金额大的,提醒销售部门引起重视,督促其采取进一步措施。
3. 三个关键原则
001 养成收集的习惯
所有的任务都列入清单之内,不要用脑子去记忆,充分释放大脑内存,特别像我自己,记忆力差,稍不注意就容易忘事,这种办法就可以解决这个问题,不会遗漏,又不会加重大脑负担。
002确定下一步任务
把任务细化,这样操作起来简单易行,可以把任务顺利高效完成。
003学会及时反馈
领导交代的任务,及时沟通,完成任务及时汇报。
任务清单式去处理日常事务,给大脑减压,任务一个个去完成,完成一件勾掉一件,清清爽爽,避免拖延症,改掉懒惰恶习,让你轻松做人,高效做事!
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