《行长驾到》 林外秀木 第三四八章 会议费

      《行长驾到》

        林外秀木

  第三四八章  会议费

为加强会议费管理，规范支出行为，根据《金融企业财务规则》、《企业会计准则》和《大谷银行费用管理办法（试行）》等规章制度，制定《大谷银行会议费管理办法》。

办法适用于大谷银行境内各级机构（以下简称各级行），境外分行根据实际情况参照执行。办法所称会议费是指因召开会议而发生的各项费用支出。

会议费管理的三条基本原则。

统筹规划，预算控制。各级行应根据会议计划编制会议费预算，纳入费用总预算统筹规划，对会议开支实行年度和单项预算管理。

分类管理，明确标准。各级行应按性质和重要程度对会议进行分类管理，通过明确各类会议的天数、人数、费用标准，管理和控制会议支出。

严格审批、据实列支。各级行应严格执行会议审批制度，按规定流程审核审批会议支出，并坚持实事求是，据实列支。

会议费主要包括因召开会议而发生的会议伙食费、住宿费、会务交通费、会场租用费及会议用品、资料等支出。

区分会议费与差旅费及其他费用之间的界限，职工因公外出参加会议而按规定标准报销的车（船、飞机）费用、补助费、住宿费等，应纳入“差旅费”科目列支。

公派职工参加业务培训而支出的培训费，应从“应付职工教育经费”科目列支；为宣传推广本行业务而举办的产品推介会、发布会、路演等宣传活动而支付的费用，应纳入“业务宣传费”科目核算。

各级行在列支会议费用时，除必须取得符合外部监管制度和大谷银行费用管理办法要求的合规原始单据外，还需提供会议通知、会议费预算单（参考格式见附件）等证明材料，明确会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等内容。

管理分工，办公室为本级行会议支出项目的业务主管部门，负责本级行全年会议计划的制定、审核、会议的统筹安排，负责会议标准的控制与审核、单项会议预算的初审，协助制定本级行会议费标准及年度总预算控制等工作。

各会议承办部门为会议召开的申请部门和会议预算的编制部门，负责填报会议相关要素，编制会议费用预算单，及实施经审批的会议费用预算。

财务会计部门负责本级行会议费标准的制定、总预算管理、会议费核算、监测等工作。

审计监管部门负责组织对本行会议支出的管理和核算情况进行监督检查。

上述各部门分类与本行实际情况不一致的，由各级行视部门设置和业务分工情况予以明确。

内部会议按性质和重要程度一般分为三类：

一类会议为全行综合性会议，要求下辖一级机构负责人参加的研究重要综合性问题的会议；

二类会议为各部门或各直属机构召开的，要求下辖一级机构主管相关工作的负责人及相关人员参加的会议；

三类会议为专题会议，各部门或各直属机构召开的，要求下辖一级机构相关部门负责人或有关人员参加的会议。

会议标准由各级行参照以上会议分类并根据本行实际情况、费用预算情况、当地物价水平因地制宜地制定本行各类会议的天数、人数控制标准和会议费开支标准，并严格按标准执行。

会议天数控制指对会议时间的控制，原则上二、三类会议会期不超过3天。

会议人数控制标准包括与会人员和工作人员人数控制标准，原则上一级分行二类会议与会人员不得超过150人，三类会议与会人员不得超过100人，工作人员控制在代表人数的15%以内。

二级分行及以下机构的会议人数控制标准一般不超过以上标准，由各行根据辖内机构及人数合理确定。

会议费开支标准包括会议餐费、住宿费、其他费用标准，其他费用主要包括会务交通、会议资料、用品等费用支出。

对会议各费用项目可实行综合定额控制，各项费用标准之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

各级行可参照当地政府的规定，合理确定会议费开支标准，各行会议费最高综合定额控制标准原则上不得超过当地政府机关最高标准的120%。

会议地点。各级行应优先选择本行的会议场所举办会议，会议承办行有内部接待场所，具备承接能力的，原则上不得安排参会人员在外食宿；

对于确需在外召开的会议，应实行定点管理制度，会议一般应选择在本行或系统内协议定点的宾馆、酒店（其他场所）召开，定点场所的选定涉及集中采购事项的应按相关制度办理。特殊情况，需在定点场所外召开的，必须经有权人审批同意。

召开外部单位或人员参加的工作会议，参照内部会议分类及标准执行，根据实际情况需要，重要会议经审批后可适当提高标准。

举办有明确宣传目的，以营销业务、宣传产品等营销活动为主的客户会，相关支出遵循业务宣传费有关规定办理。

各级行要坚持务实、节俭、高效的原则，加强各种会议支出的管理，严格执行相关标准，未经批准，不得突破；会议主办单位不得组织会议代表游览及会议无关的参观，也不得发放纪念品及会议无关的物品。

预算与审批，各级行对于会议费要实行“统筹规划、预算管理”的原则。会议预算分为年度会议预算和单项会议预算。

各部门须在上年末或年初提出会议计划，明确本年度的各类会议名称、内容、时间、地点、与会人数及代表范围、会议费用预算等，经本部门负责人签字后，报送办公室。

办公室按照精简会议、提高效率的原则，对各部门提出的会议计划进行汇总审核统筹后，报送财务会计部门纳入本级行总费用预算进行统筹安排，财务会计部门形成年度会议预算，报有权审批人审批，审批后的各会议预算分别抄送各部门。

会议召开前，会议承办部门按实际确定的会议人数、天数、地点等实际情况，编制具体单项会议预算，包括会议场地费、食宿费、用品费用等。

各级行制定并严格执行会议审批制度，对于计划内且未超预算和标准的会议可采取相对简便的审批手续，对于计划外或超标准超预算的会议要严格审批环节和审批手续，对于无明确目的和实质内容的会议，一律不予批准。

同时各级行各部门要尽量就地开会或召开电话会议、视频会议，以缩减会议开支。

预算审批流程。会议费一律实行预算制，召开会议前，会议承办部门按规定标准和实际情况编制预算后将《会议费预算单》及相关资料，报业务主管部门（办公室）审核，业务主管部门应就其采用标准及是否为计划内会议等内容进行审核；

对于计划内且未超标准和年初预算的会议，审核确认后，递交财务会计部门会签，报主管业务的行长或有权审批人审批，对于计划外或超标准、超年初预算的会议，会议承办部门应出具相关说明，业务主管部门提出审核意见，递交财务会计部门会签，报主管财务的行长或有权审批人审批。

会议结束后，按实际召开会议天数和人数控制结算，预算节余不得留作他用。

费用报账流程。

未超《会议预算单》预算金额：会议承办部门（或总务部门）提交会议结算发票→承办部门经办、负责人签字（附经批准的《会议预算单》，载明实际执行金额）→财务会计部门审核预算执行及票据合规性→财务会计部门核算、支付。

超《会议预算单》预算金额：会议承办部门（或总务部门）提交会议结算发票→承办部门经办、负责人签字（附经批准的《会议预算单》，载明实际执行金额，同时附承办部门关于超预算的书面说明）→业务主管部门审核→财务会计部门会签→主管财务的行长（或有权审批人）审批→财务会计部门核算、支付。

预算审批流程与费用报账流程中涉及部门职责及审批人权限与本行实际情况不一致的，由各行视分工及授权情况予以明确。

监督处罚，业务主管部门要按规定履行会议标准、预算控制的职责，各会议承办部门要自觉履行会议预算审批流程和预算控制的责任。对未经同意超标准支出会议费的，超额部分一律由责任人自行承担。

审计监管部门应按本办法规定，加强对会议支出的管理和核算情况的审计和监督，对扩大会议费科目核算范围，未经批准超标准报销会议支出，或存在其他弄虚作假、违法违规问题行为的责任单位和责任人，要按照有关规定提出处理意见。