上一节,我们提到,在完成一个“大的向量”的“任务”的时候,往往存在“不确定性”,这个任务:
可能是从连云港到上海;
也可能是从浦东机场到虹桥机场;
也可能是教会一个学生学会“勾股定理”;
也可能是“向某个客户推销产品”;
也可能是向某个客户介绍某个“产品的功能”;
在上周的“TeamTalk”里面,赵同学的提问也给我提炼了一个典型的应用场景,那就是:也可能是某个人的学习某种知识的过程……
为了减小这种“不确定性”,往往需要将这个“大的向量的任务”,分解成可控的、“不确定性更小”的“小的向量的任务”。
“大向量分解的经验”
这种方法,其实早已就已经有成熟的应用,我认为最典型的就是,“拍马屁”,即“PMP”,项目管理……。
项目管理,就是为了保证一个项目的成功,所以采用了一系列的方法,使项目能够保质保量按时完成。
有关“PMP”的认证,可能涉及的内容非常多,我们这里还是挑最典型的、和我们所谈的案例最相关的内容:WBS与PERT。
WBS,Work Breakdown Structure,翻译为:工作分解结构。创建WBS,就是将项目的可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组成部分的过程。
比如:分解“大的向量的任务”,“自驾车从连云港到上海”,就要分解出:车、驾驶者、线路节点、生活保障、资金等等模块,再将各个模块进行分解成一个一个小的目标。
PERT,Program/Project Evaluation and Review Technique,翻译为:计划评审技术。仔细看一眼上面的WBS,你就会发现,变成了小的“向量”,但是却没有“向量”之间的逻辑,一般情况下,进入分工模式后,直接就可以罗列出的逻辑关系就有:前后关系、并行关系、轻重关系、因果关系、一对一关系、一对多关系、多对多关系……
所以,要将上面的小的“向量”,以最终保质保量按时完成“大向量”为目标,编辑成最后的逻辑关系图,其中要重点考虑的是:轻重关系、因果关系、并行关系,以及资源占用的矛盾,由于这些细节跟我们聊的内容无关,需要朋友们记得的是:WBS分解为一个一个小“向量”,PERT,将小“向量”组合成逻辑网。这里再补充一次,这里为什么是使用“向量”这个词,而不是使用“单元”这些词,特别注重了这些行为是有“起点和目标,并占用资源和时间”。
2004年~2014年的十年里,我经常组织一些规模大小不等的会议,我就总结了针对不同的会议主题,作为会议支持部门,需要完成什么样的任务,譬如:信息发布、交通、住宿、餐饮、会议室、IT支持等,然后将相关的任务组合成总线表,分别交给不同的人员去配合完成,在团队了解了我的这种工作分工方式之后,很多百人以下的、两三天的、在熟悉的宾馆召开的会议,我已经不在设置显性的会务组,仅设置以风险控制(外伤、停电、天气问题)、监督检查为主要职责的会务组,与之相关的工作,都变成一个一个任务列表交给宾馆的市场部,让他把相关人员集合到一起,进行分工和培训。经常参加会议的同事应该有印象,06年之后的会议中,在现场看到我的机会越来越少,原因主要是会议的执行不确定性越来越少,需要上升到我这里“紧急”决策的机会也越来越少。
“PMP经验里面很有价值的‘分解原则’”
WBS与PERT总结了一系列的分解和计划的规则,对于大家的理解很有作用,我认为需要花一些时间详细介绍一下。
1、明确性
对于一个小的“向量”,他是从一个难度超过理解或者能力范围的大的“向量”之中拆解下来的,对于这个大的“向量”,就是因为他超范围了,——,这个范围不是说所有人都不知道,对于“老师、有经验的人”,他的范围是大于“学生、跟着学习的人”的。作为教授经验和知识的人,要确定这个小的“向量”是接受者能够明确的。
譬如:当教授“加法”之前,首选要知道“数”与“实物计数”的概念,再用“实物”变化,与“加法”的关系,让学生理解“加法”。这里好在要感谢自然,人类的大脑从一生下来,就带着“多、少”的概念,要不然,很难理解加法。这就是前文里提到的“越简单越复杂”。很多人认为,一个人知道冷暖,是天经地义的事情,但是,从单细胞生物进化到产生“温度觉”,是一个非常艰难的过程。
2、可完成
最低的可完成,是指:照着做,能做到。俗话说“依葫芦画瓢”。不能超越体能、技能的范围,尤其不能明知很难完成,故意如此安排(“穿小鞋”)。这个可完成,可以说是明确性的一个延伸,在有明确性的情况下,双方充分交换条件,就像培训的过程中,“懂了么?”“还没”,那传递信息的一方就应该知道,“明确性”还是需要继续拆解。
3、相关性
相关性,这个是“结构主义”的一个基本原则了,一知识的传递,一个大的“向量”的分解,一定是与这个知识的核心,与这个大的“向量”的结果相关的。不相关、目标不一致是不行的。当然,还有一种特别的情况,对于许多不明白最终目标的人来说,相关性的识别率是很低的。
在某些企业中,我还观测到,高层对企业战略的分解,由于核心战略保密的原因,故意将许多分解工作的目标的长远目标删除。常见的就是许多外资企业,其中层管理者就是一个小的分解“向量”的执行者,为什么执行,这个“向量”的前后关系,都是模糊的。在脱离这个环境以后,人的因素就基本上都是失效了。
4、可计量
这个不用细化了。只不过对于许多事情的计量,不是按照一个、一堆、一片、一元,这些常用计量来计量的,是按照每周、每月、概率来计量的。
5、可追踪
理解可追踪的一个方式,可以用“可在第三方观测”的方法,也就是说,这个项目不能一直是在某个人的脑子里隐藏地呆着。还要能从第三方的角度观察到。观察到了以后,可以用以上的计量、相关等方式进行追踪。
未完待续……
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