一般在企业中,物资采购项目都需经由采购部统一管理。
在一些大型企业,每年的采购金额都以亿元为单位计算。
对于如此大笔的支出,最重要的两项是:
一、规范流程制度以求符合内外部审计;
二、统一整合需求,以求达成最优惠的交易,节省成本。
这也是设置采购部,并由采购部来进行集中管理的原因与目的。
在工作中大家经常会抱怨采购部流程长、推进慢,但实际上采购部整合公司上下的需求、制定预算、“货比三家”、谈判,严格的审核管理总是伴随着更多的流程、更多的时间。
行政部的工作需要高效应对办公区运行和服务管理中的各类问题,要快速找到专业的解决办法,往往需要通过采买实物或者服务来满足需求,如家具坏了需要及时维修或更换,举办员工活动需要采买奖品、制作物料等等。因此,这些需求往往零散、频率高、时效性强。
如果全部由采购部进行采买,会因为人手,资源,时间等各种主客观因素将行政的采买申请不列入优先级,这样往往耽误行政问题的及时解决。
比如:楼上卫生间防水有了问题,楼下的卫生间天花都出现大面积的污渍,如果行政请采购部来进行防水服务和天花吊顶的采买,采购很容易会忽略或者不着急先处理,但对于行政来说这却是很着急的事。
有什么方式能够既保证行政部工作进行,又减轻采购部压力,并且保证采购部对于审计和成本控制的管控呢?
“不管是在大规模还是小规模还是创业的企业里,行政一定要申请到一定的自主采购权。”
自主采购权顾名思义是行政部能自主决定的采购权利,能够实时响应行政部零散、高频的采购需求。
在自主采购权的申请上,需要注意的是要形成较为完善的自主采购方案和管理制度,才能保证顺利申请、良好推进:
1.需要便于管理。公司是一个体系,应该在公司管理体系之下匹配合适的管理制度。
2.有明确的执行措施。应该有清晰、明确、便于执行的具体执行办法。提高效率,改革才有意义。
3.以最终结果为目标。因为涉及费用支出,所以必须从成本角度考虑,起码不会增加成本。
形成方案后,不管在你面前的是采购部经理、CFO、还是大老板,你都能有理有据,让他们听你的。
以下是由知行综合几家公司的实际情况,梳理的部分行政自主采购管理方案,仅供大家可以参考评估:
1.办公用品及电类:例如采买签字笔燕尾夹等文具用品,以及墨盒等低值易耗品,风扇、灯管等日常电器,单价低于1999且总值在9999以下行政可自行采买。
2.室内装饰绿植:办公室内的清新绿化植物,装饰植物等,每年度费用低于3000元,行政可自行采买。
3.饮用水以及食品类:办公室内的饮用水以及聚会零食等,每年费用不大于2万元,每次单价不大于1000元,行政可自行采买。
4.快递物流类:帮助员工收发快递、文件寄发等,每月费用低于2000元,行政可自行采买。
5.文印识标类:印刷员工名片、打印室内标示等工作,每月费用低于2000元,行政可自行采买。
俗语说:“手中有权,办事快捷”,自主采购权的争取是为了提高公司高效率运转。
同时,权力在手中,就意味着更大的责任,切勿任性哦!
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做公司采购的你有什么想说的?
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