零秒工作

作者：赤羽雄二

在本书中，作者列举了导致工作效率低下的几大原因，以及结合作者个人的多年经验总结得出的提升工作效率的诸多方法，如短时间内完成资料制作的方法、写邮件的技巧，等等。同时还有“A4纸做笔记”法，进一步提高思考速度、加强沟通能力。

• 本书的核心就是“速度能够解决一切问题”

天下功夫，唯快不破

快和早

“快”：准确地把握问题、解决问题并得出成果，“快”就是指在单位时间内的工作效率。
“早”：赶早就能先发制人，做好准备工作，减少时间的浪费，容易形成良性循环。
形成良性循环，进一步推动良性循环

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第1章 速度能够解决一切问题

工作效率低下的三大主要原因

众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作;
部门内外协调后的再次协调;
随之而来的庞杂冗繁的资料制作;

1.2 工作进展缓慢的原因

无法迅速开始工作
无法专注于应该完成的工作
工作缺乏计划、不断滞后
优柔寡断、犹豫不决
制作文件和资料的速度慢
在电子邮件上花费大量的时间
会议又多又长
大量的退回与重做

1.3 速度能够解决5个问题

• 多次运用PDCA管理循环

PDCA是指Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Act（改进），是一种管理循环工具。

第2章 提升工作速度的8个原则

• 原则1 首先形成整体印象
• 原则2 工作不要过于细致

真正重要的核心部分的工作必须认真细致地完成，但是其他的部分如果也按照同样的细致程度来缓慢推进的话，那么不管有多少时间都是不够用的。
对每项工作，“不要无意义地过于细致地工作”这一点是非常重要的。

• 原则3 掌握工作的要领
• 原则4 形成良性循环
• 原则5 对改善方法本身做改善
• 原则6 凡事提前

专注于只有自己才能完成的工作，先把这些工作做好
以3~6个月为基准，对工作整体的安排做一次较大的调整
求教乃一时之羞，不问乃永世之耻

• 原则7 凡事先行一步
• 原则8 尽量避免返工

第3章 提升思考速度的方法

通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考

• A4纸做笔记

将A4纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写4_{6行，每行20}30字。花1分钟的时间写完1页，从早上起床后到晚上睡觉前，写10页，那么你的大脑就能非常清晰。如果每天坚持书写10页笔记，那么你的大脑一定会越来越灵活。

3.2 用于工作中的把握问题和解决问题的能力

越是能够迅速地把握问题所在、看透问题的本质、整理解决方案、采取解决方案，工作的速度就越能得到提升。

3.3 带来超常工作速度的假设性思考

在面对许多问题时，会从一开始做出一个假设，猜想关键点，在解决的过程中再不断验证自己的想法。
流程：构筑假设 > 验证 > 修正假设 > 验证 > ... > 结论

3.4 零基础思考

零基础思考：不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。

3.5 通过“深入挖掘”探求真相

通过“深入挖掘”探求真相
始终保持非常谦和的态度，即使感觉对方有些不耐烦，也要单刀直入地持续提问。
虽然是因为不懂才向人提问，但在提问时也要始终保持对他人的感谢和敬意。
不断询问直至建立起自己的理解

3.6 制作工作框架的训练

• 工作框架

将多个观点与问题按2条轴、4个格子（2×2的情况下）的方式来整理，便能清楚地划分观点和问题。在确认了优先顺序的基础上，能够更加有效地开始工作。在需要讨论某个问题的时候，如果能够迅速地制作出工作框架，便能在极短的时间内解答脑中的疑惑。

工作框架示例

至少也要实际制作20~30次工作框架，才能够熟练运用。

“想要阅读的书籍”为例，将纵轴设定为“爱好类书籍、学习类书籍”，横轴设定为“购买的书籍、借阅的书籍”来划分

将A4纸横着摆放，上下各画3个2×2的工作框架，共计6个，然后复印50页左右。只要每天1页，练习编写6个工作框架，那么几周后就会发现头脑已经变得异常明晰。

训练用纸

将每天练习制作的工作框架的成果都写上日期，然后好好保存

第4章 最大限度提升工作速度和效率的技巧

4.1 最有效率的收集信息的方法

• ①每天早晚，在家各花30分钟收集信息
• ②利用通勤时间学习英语或读书
• ③笔记本电脑和大屏幕电脑的使用方法

在自己家中使用大屏幕电脑
在自己家中减少使用智能手机和平板电脑

• ④数字信息管理工具、谷歌快讯、邮件杂志
• ⑤灵活运用Facebook和推特的时间线
• ⑥阅读新闻的时候应当半信半疑，有必要时应当查证
• ⑦设置搜索结果的显示数量，灵活运用新标签页功能
• ⑧观看国外的会议视频
• ⑨参加学习会、研讨会和随后的交流会
• ⑩经常参加各类展会
• ⑪如何选择对自己最有益的咨询对象
• ⑫通过主动演讲收集信息
• ⑬半年就能见效的超高效英语学习法

这些可以分成20多个类型，每种类型下写10~20条短句，然后请英语国家的朋友或者是熟人帮忙翻译成最简洁的英语短句。

4.2 短时间内完成制作文件和资料

• ①灵活使用“A4纸做笔记”法，高质量、快速地完成工作

  将关于问题和课题的笔记放在左侧，将解决对策摆在正中间，然后将与其相关的具体对策摆在右侧。

• ②跟上司确认整体印象，推进工作
• ③制作工作完成概要的方法
• ④盲打和快捷键
• ⑤将能够反复使用的文件保存在专用文件夹里
• ⑥频繁地保存文件，避免死机后文件丢失
• ⑦关掉网络，集中于编写工作

4.3 如何高效举行会议

• ①将所有的会议时间减少一半
• ②将会议的次数和出席人数减少到一半
• ③迅速高效地推进会议中的讨论
• ④白板可以让会议的效率提高数倍

◎ 由会议负责人在白板上书写
◎ 不要自行随意归纳，尽量将发言的内容如实地记录下来
◎ 不太明白的时候，要坦率地再次确认，然后写下来
◎ 归纳要点，补充完善
◎ 用手指着记录下来的内容，向本人确认
◎ 整理议题和将要采取的行动
◎ 关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点

• ⑤将板书拍照作为会议纪要

白板示例

4.4 掌握了写邮件的技巧，就掌握了时间

• ①收到邮件后必须立刻回信
• ②对于难以开口的邮件内容，也要迅速回复

暧昧不明地传达信息，并不意味着有效地传达了信息。倒不如说因为优柔寡断，反而常常会带来负面效果。因此对于比较消极的内容，也必须养成坦率直言的习惯。因为没有清楚地传达给对方，反倒会引起更大的麻烦。

• ③对于复杂的内容，应当直接沟通
• ④登记200~300个用户词汇
• ⑤将邮件按照类型和日期先后顺序统一保存
• ⑥邮件也应当保存在范文文件夹里
• ⑦区别使用邮件发送清单和社交软件

4.5 清除沟通上的障碍

• ①认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作
• ②将想要传达的信息归纳成3~4个重点
• ③应该传达的信息，要直接传达
• ④通过书面形式共享意见一致的内容
• ⑤“居高临下”的态度是万恶的根源
• ⑥积极地反馈

所谓积极地反馈是指，在员工和团队成员获得出色的成果时，给予表扬和感谢，或者慰劳大家。不论是多么琐碎的事情，都要当场表扬他人。

• ⑦避免和某类人打交道

◎ 确实合不来的人
◎ 充满恶意的人
◎ 有些病态的人