L13-控制过程

作者: 汁榨西瓜 | 来源:发表于2020-06-07 22:04 被阅读0次

    行动管理的前提是合理规划时间—“引领方向”

    而行动管理的核心则是过程控制—“航行技术”

    很多时候事情止步不前不是因为事情真的有那么难,而是我们的身体和精神产生了倦怠。良好的精力管理能够提升做事效率。

    13.1 控制过程,质量与效率

    ● 边界思维

    什么是“边界思维”?

    把控好自己的任务是底线,完成好自己的事情后再去影响他人,扫除目标达成的阻碍。

    如何做到?

    自己心中要有一把尺子,分清主次。管好自己之后,在能力范围内,适当给予他人支持。

    过程控制的边界

    我的理解:先做好自己的事,才有底气和余力去帮助别人。在案例中,菠萝通过给小强和许愿核定任务的标准,验收时间和小组工作进度同步时间来划清权责,不再凡事都揽上身或者为下属“收拾烂摊子”,也给了下属明确的工作指示、方向和自主安排空间。当然,这也并非要我们“只扫门前雪”,在自己能力可控的情况下,我们也应该积极地给予他人帮助。

    13.2 专注,降低他发干扰

    ● 简单的他发干扰

    ① 借助工具

    使用降噪耳机是一个不错的选择。

    在桌面贴上便签:“戴上耳机时,可以拍拍我的背叫我”,这样既不会拒人千里之外,又可以令因非紧急事务找你的人多考虑,增加他们打断你的阻力。

    ② 延迟处理

    不紧急的消息,避免马上回复,利用零碎时间集中处理信息

    (为了避免产生误会,我们应该和家人朋友解释自己在工作日不便看信息,会延迟回复)

    ● 复杂的他发干扰

    ① 时间分割法:将个人的时间分为生产者时间和管理者时间

    用生产者时间完成需要长时间专注的工作(如写作,构思方案,决策)

    在管理者时间做一些事务性的工作(如交换想法,委托任务,整理资料)

    时间分割法使用的注意事项

    ② 断点记录法

    被打断后:用一两句话记下目前工作的进展以及下一步要做什么,再记录上时间

    回到工作中:通过断点记录快速恢复工作状态,记下开始工作的时间


    我的理解:没有必要因为被打断而焦躁生气,这些不良情绪反而会拖慢工作进程,让我们的注意力更加难以集中。被打断也不意味着我们需要立刻去解决一些无关要紧或者不是紧急的事。我们没有办法改变他人,但我们可以利用工具和方法控制自己,最大限度地减少我们被影响的概率和程度。

    13.3 专注,保持内心平静

    ● 什么是心流?

    心流是指我们在做某些事情时,全神贯注,投入忘我的状态。

    心流理论

    ● 创造心流的三个条件

    可视化目标法

    将目标书写后放置在显眼处,想象已经达成目标,充满信心地开启工作

    小黄鸭调试法

    在工作出现卡顿或者心有疑惑时,将问题耐心地讲述给目前的小黄鸭听(自我反馈)

    小黄鸭调试法

    主动平衡技能与挑战

    如果感到无聊就提升挑战

    如果感到焦虑就提升技能

    平衡技能与挑战

    我的理解:心流状态是很宝贵的,一旦进入了全神贯注的状态,我们的效率和质量都会得到提高。在开始任务前,把目标张贴在显眼的地方,以积极的心理暗示敦促自己开干!遇到瓶颈时,如果无法及时得到别人的帮助,我们可以通过与“小黄鸭”等实物对话,把自己的思维过程描述出来,以此得到及时的反馈和激发问题解决的灵感。技能和挑战也是影响我们的因素之一,低于能力的活会让我们失去干劲,此时需要我们给自己“加码”激发潜能;跟不上任务难度时我们需要提升自己的能力,使自己靠近任务完成的标准。


    反思过往的做法

    (以小组作业为例,处理他发干扰)

    1.接到小组任务时,找时间集中讨论要完成的目标,分解与分配任务。

    2.作为组长,我不应该为了早点完成任务而把很多事情都揽上身,应该在群里把大家负责的部分罗列出来,并且说明期望达到的效果,如附上参考信函,说明这封信封是针对对方组的哪一封信函回复,我们的立场是什么,期待收信人知悉什么内容,得到怎样的回应。

    3.在未到验收成果的时候,集中做自己的事,把群消息设置为免打扰,或者告知组员我会在几点过审信函。不能一有消息就回复,打断自己正在忙活的事。、

    4.被打断时,记录下自己正在做的事,如撰写IDP每日输出反思,21:30. 处理完紧急事情后,重新回到自己的事上,并且记下开始时间21:50.

    (以难度较大的作业为例,创造心流)

    1. 写下要完成的目标:航运使费报价函,贴在电脑边上,积极想象自己就是一个专业的船代回复信函,并且会得到对方的肯定

    2.遇到瓶颈,看不懂老师发的表格,无法对应题目信息

    桌面的小狗玩偶对话:我现在有点无从下手,因为题目很长,老师提供的表格样本和我第一次书写的内容有点出入。我现在想试试这样解决,重新对比题目和我写的内容,查笔记复查我不确定的术语以及加深对港口使费报价知识点的理解。确保逐条报价没问题后,再去比对老师提供的表格,先填入费用名称,再去核算每项的费用和附加费。

    3. 还是感觉有点吃力,把这一章老师讲过的报价信例重新复习一遍,回顾笔记。加强对港口报价术语的熟练度,做到看到中文就能反应英文,而不是要一直翻笔记。

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