大家好！
在昨天的文章中，我对一些小微企业的行政采购管理现状进行了说明，也结合自己在咨询服务中所看到的一些实际案例，指出了该类企业在行政采购上的潜在痛点，相信引发了相关从业人员的共鸣。
而在本篇文章中，我将和大家分享一种简单，且容易实现的解决方案，也就是基于在线文档工具搭建的“行政采购管理平台”。
用在线文档构筑一个“小系统”
对于小微企业或初创企业而言，他们的资金往往较为紧张，每一分每一毛的投入都需要用在最为重要的刀刃之上，特别是企业的各种主营业务与核心业务。
因此，在行政管理上，这样的企业往往很难投入过多的人力或资金资源，更不要谈建设相应的信息化系统了。
但是，这并不意味着我们要完全放弃信息化，也不意味着我们要完全倒退到那饮毛茹血的低效时代，而是需要行政管理团队充分发挥自己的主观能动性，能够在现有的不利条件下，撕开一个突破口，找到一种高效的解决方案。
目前正在蓬勃发展的协作软件带给了我们良好的契机，特别是其标配的在线文档工具。
在人人崇尚敏捷和协作的大背景下，具有协作基因的在线文档早已变得无处不在，有着极其广泛的应用。
同时，在线文档或协作工具部署起来也较为简单，成本也较为低廉，对于行政团队而言，不失为信息化建设之前的高效过渡工具。
我们可以通过在线文档工具建立一个简单的“行政采购管理平台”。
虽然名字看起来高大上，让人感觉这是一种耗费巨资，并经过了较长开发周期，克服了重重困难之后上线的，但其实质就是一张在线数据表。
说得更明确一点，我们可以通过一张在线数据表来实现简单的行政采购管理，但在协作性上，其便捷程度又要远远超过传统的Excel表格，企业也不需要耗费巨资去部署微软的协作系统。
具体表现为：
不同人员可以赋予相应的权限，之后便可在同一张表上对自己所负责的事宜进行管理。
行政工作人员可以在同一张表上进行数据录入和分析，行政采购人员或者行政主管则根据数据表上的这些数据做出相应的决策和后续操作，并对相关事宜进行统筹管理。
通过这张在线数据表，所有人都能看到目前最新的采购状态，真正实现了行政部门内部的“三方协作”，同时也能将其他的关联协作方串联了起来。
基于系统的“三方协作”
下面我就来讲讲行政主管、行政工作人员和采购工作人员的三方协作是如何表现的。
1. 行政主管
行政主管是这张表的第一责任人，他需要为其设计、维护和管理工作负责。
在设计阶段，行政主管可以根据自身的管理经验和日常的采购流程，严格遵照相关的业务逻辑，对这张在线数据表进行精细化设计。
而在设计过程中，行政主管又可以借此机会对每一种采购类别进行地毯式的梳理，充分掌握行政采购工作的全局，形成一套完整的基础数据表。
比如，在数据表中，可以为采购类别赋予标准化的下拉列表，同时，也能在日常工作中对采购类别进行按需维护，增加新的类别，剔除不再有的类别。
当然，要做到精细化的设计，“采购类别”只是其中一个字段，我们还需要基于对采购工作的充分理解，将其进行彻底的结构化，形成更为精细的结构化字段。
在日常维护和管理阶段，行政主管也需要对在线数据表的使用过程进行全面的管控，包括但不限于工作人员填写的准确性、填写和应用过程中出现的各种问题、目前存在的不完善等。
基于认真细致的跟踪，行政主管可以在必要时，对整体设计和相应的配套流程进行及时调整，使其能够符合日常工作的要求，并不断提升效能。
2. 行政工作人员
从系统使用角度而言，行政工作人员是数据的录入方，也是各物资状态的更新方。
在日常工作中，一旦行政工作人员发现自己所负责的物资即将耗尽，或者因为某些紧急的原因，需要临时性的额外采购时，那么行政工作人员就可以将相应的采购需求填入到在线数据表中，作为后续采购决策的重要依据。
行政工作人员需要做的就是确保数据填写的准确性、完整性和及时性，因为这些数据是完成采购工作的重要基础。
一旦数据出现了差错，或者缺少了一些重要的字段，往往会给采购工作带来负面影响，进而造成潜在的损失。
另外，行政工作人员也能看到行政主管和采购工作人员的后续状态，进而能够充分掌控各采购项的最新情况。
这也是协作的要义之一。
3. 采购工作人员
采购工作人员则是采购工作的最终执行方，也是采购需求数据的最终使用人。
他们需要定时对这张数据表进行查看，并根据行政人员在表上所定义的紧急程度、优先级或其他字段进行综合判断，据此安排后续的行政采购事宜，以确保物资能够及时到位，充分满足采购需求。
在此过程中，一旦有任何疑问，可以直接与采购需求方进行确认，达成共识之后，再对初始数据进行更新，并基于此做出最新的采购决策。
除此之外，如果在采购过程中，一些外部条件发生了新的变化，那么同样可以在这张表上进行及时更新。
在某种意义上，行政采购工作也在一定程度上实现了敏捷化的管理。
由此可见，这张在线数据表作为一个平台，将行政主管、行政工作人员和采购工作人员三者聚合在一起，并且这不仅仅是一种人的聚合，也是对整个行政采购工作的聚合，最终实现的是一种高效、敏捷的协作。
在下一篇文章中，我将对此进行详细展开，敬请关注！
网友评论