工作效率低？试试这个办法！

工作效率低？试试这个办法！

01 导致效率低下的“转换损耗”

2016年7月份我参加了中国企业微课大赛，选择了《魔力公式》这个课题。

按照以前学习的时间管理经验，我把这个任务分解为如下行动，列出了行动清单。

工作效率低？试试这个办法！

1.设定课程目标，选定课程结构
2.根据课程大纲填入文字，出逐字稿
3.根据逐字稿制作PPT
4.录制微课，导出，压缩
5.把视频上传至微课大赛参赛页面

分解之后我为每一个行动预估时间并打算分段“粉碎”这些任务。

比如“设定课程目标，选定课程结构”大概需要3小时，早上9:00到10:30完成一部分，下午2:30到4:00完成剩下的。
“根据课程大纲填入文字，出逐字稿”大概需要3小时，晚上7:00到8:30完成一部分，第二天早上10:00到11:30完成剩下的。

实际上，我也真的按照我的规划安排了时间。

那天早上我正在全神贯注构思我的微课大赛参赛作品《魔力公式》，一看时间已经10:30了，再不出发就来不及更改地税局的税务资料。于是我跑到门口，从文件夹里拿起所有资料，火速去复印店复印，然后打车奔去地税。

我从“微课任务粉碎模式”进入“办税任务粉碎模式”: 中断了关于微课课程结构的思考，从文件夹里拿出需要复印的税务资料，从手机里调出查好的税务文件，打车奔向税务局。这中间就有两个任务的“任务转换”（task switching），会导致“转换损耗”（switching cost）。当从一个任务转换到另一个任务的时候，我们处理前一个任务的认知惯性会干扰后一个任务，而我们需要时间去对后一个任务进行重构、回忆，所以会让任务处理的效率变低。

工作中，这样的情况经常发生，虽然我们也根据时间管理的方法对任务进行了分解，但这种方法更多是对物理学意义上的时间进行管理，是机械地按照时间段来分段处理任务。

有没有更好的办法？

02 “三明治模型”

《精进：如何成为一个很厉害的人》中，采铜老师提出了一种把任务按照内在逻辑来分段处理的方法，让你击中问题本质，让你管理的并非是物理学意义上的时间，更是心理学意义上的运用心智的意愿和能力。

工作效率低？试试这个办法！

可现实就是这样，虽然不论从心理学还是从我们的生活经验来看，这种需要任务切换的“多线程”的感觉很糟，效率很低，但我们往往没有选择：一个任务做到一半被打断，然后去做另一个任务，然后又被打断，又去做另一个……这里有个至关重要的事实是：如果你是在非常投入和忘我的思考时被打断，那么你的“损失”和懊恼就会非常大；相反，如果你只是在做抄写一篇文档这种不动脑子的活，那么即便是频繁的中断也不会对你造成太大的影响。所以，如果你能选择好合适的中断点，中断就并不可怕，切换的损失也可以降到最低，如果说多任务工作有什么技巧的话，那么就是“对中断点进行控制和管理的技巧”。

工作效率低？试试这个办法！

这个技巧的前提是，我们需要对要完成的任务进行有效地剖析，区分出“容忍中断”的部分和“无法容忍中断”的部分，然后用可保证的相对完整的时间去施行那些“无法容忍中断”的部分。为此我提出了一般任务分解的“三明治模型”：
　想象它是一个金枪鱼三明治，它的中间部分是金枪鱼肉泥，吃下这个部分的努力我称为“核心思考区间”。事实上大多数任务都有一个至关重要、通常也是最棘手的部分，这个部分需要我们集中精力、非常专注地进行思考，然后将其破解，一旦这个部分被我们“吃下”，那么这个任务就已经完成了大半，余下的就是一些支持性的、补充性的工作（即“支持性思考区间”和“操作性动作区间”）。
　　我自己工作中有一个习惯，就是拿到一个任务后，务必要先去找那个任务的核心思考区间，找到那块硬骨头，尽全力去啃下来，而不是先去做那些周边的打扫性的工作。举个简单的例子，现在领导让你做一个PPT，你第一步准备做什么，是先挑一个漂亮的主题模板吗？不是。是马上去百度谷歌查资料吗？也不是。正确的答案是：设计PPT的架构。即你要分析你的受众，他们的知识水平、理解水平以及兴趣点、关注点，在此基础上设计你的内容以及展现内容的顺序，先讲什么，占比多少，再讲什么，占比什么，以及讲的时候采取什么风格、策略，然后PPT的架构就出来了。
这个过程就是该任务的“核心思考区间”。在这个过程中，你只需思考，非常专注地思考，你需要的工具，仅仅是一张纸和一只笔（你需要把你的灵感快速地记下来）。等你完成了这个过程，你可以选择继续填充具体的内容（“支持性思考区间”），也可以暂停一下去做别的工作。之后，等你再为这个PPT选择模板、寻找配图或者调整字体的时候（“操作性动作区间”），你并不会太介意被打断，因为你知道，在某种意义上，这个任务你已经完成了。

如何提高工作效率，让“转换损耗”（switching cost）降到最低呢？

根据一般任务分解的“三明治模型”找到“无法容忍中断”的部分，确保完成这部分的时间是不被打扰的。
什么是一般任务分解的“三明治模型”呢？

如图:

工作效率低？试试这个办法！

这个模型由三层组成:

1.核心思考区间：认知复杂度最高，是任务中最重要、最棘手的部分，因此需要集中精力，属于“无法容忍中断”的部分。

2.支持性思考区间：认知复杂度较高，是任务中支持性的、补充性的、难度不高的事务，属于“容忍中断”的部分。

3.操作性动作区间：认知复杂度最低，体力活，属于“容忍中断”的部分。

按照“三明治模型”， “《魔力公式》微课参赛”这个任务可以分解为

1.核心思考区间：
设定课程目标，选定课程结构
2.支持性思考区间：
根据课程大纲填入文字，出逐字稿
根据逐字稿制作PPT
3.操作性动作区间：
录制微课，导出，压缩
把视频上传至微课大赛参赛页面

“无法容忍中断”的部分:
设定课程目标，选定课程结构

这个“无法容忍中断”的部分就是任务中的“硬骨头”，确保完成这部分的时间是不被打扰的，全力啃下。当需要中断一项任务处理另一项任务的时候，保证这部分内容是不被中断的，“转换损耗”（switching cost）就不会对你造成太大影响。所以如果我之前学过这个方法，就不会微课构思到一半就跑去地税局；而是安排不受打扰的整段时间（比如一个早上）来啃完这块“硬骨头”（“设定课程目标，选定课程结构”），下午再去地税局。

“三明治模型”让我们找到一个任务的核心思考区间，清晰一个任务的内在逻辑，然后尽量保证完成了这个任务的某个逻辑单元——先把“硬骨头”啃下来，而不是按照时间段来机械地切分任务，几点到几点做什么，几点到几点做什么。

【小提示】:区分行动，任务，项目

行动是可以直接去做的事，比如给妈妈打电话聊天。

项目是由多人（部门）的多个行动来完成，比如制定新产品的销售策略。

任务是由多个行动组成，与项目的区别在于：任务几乎都是可以自己独立完成的事情，比如准备研究生考试。

03 任何不改变行为的学习都是“耍流氓”

选择你目前手头上的一个任务，用“三明治模型”进行分析。

格式如下：

任务：
1.核心思考区间：

2.支持性思考区间：

3.操作性动作区间：

“无法容忍中断”的部分:

恭喜！核心思考区间就是“无法容忍中断”的部分，也就是任务中的“硬骨头”，啃下它！让你的工作效率翻倍！