最近一直在忙一个大项目，日夜加班，没有时间更新文章。对久等的读者说声抱歉。
今天打开公众号后台，微信团队发来了原创保护的邀请，真是高兴。没想到仅仅写了六篇文章就获得原创邀请的资格。我也深深地感悟到，这是一个好时代，只要坚持，付出终会得到回报。所以，我们只要不断努力，就会收获更多意想不到的惊喜。
好了，开始今天的正文。今天讲讲如何快速完成一个PPT的制作。
依然按照惯例，先对本文做个概要说明
高效人士都是寻找规律的高手。
想要高效制作PPT，这几招可以帮你。
- 思维导图帮你整素材。
- 金字塔帮你理逻辑
- 模板帮你定样式
- 番茄时钟帮你更专注。
玩个组合拳，没有什么快不了的。
经常做工作汇报的人，都会纠结一件事儿上，PPT制作很慢，经常一套PPT要做一两天，甚至更长的时间。有没有一种方法可以提高PPT的制作效率呢？肯定有。今天咱们就说一下如何快速做好一个PPT。
在做PPT的时候，我们经常面临的问题可以归纳为几个方面：
- 不知道写什么内容。
- 不知道怎么布局。
- 不知道颜色怎么搭配。
- 不知道用哪种字体。
做为高效的职场人，当我们遇见同类问题多了，就该考虑考虑是否能找一些规律。分析一下优秀的PPT都是怎么做出来，再看看能不能形成一套通用的模式，以后用在自己的PPT制作过程中，从而提高自己的工作效率。
下面我说说我的一些做法。
一、使用思维导图整理素材
什么是思维导图？简单地说，就是一种放射性思考方法和图形化的展示形式的工具。
思维导图
思维导图的创造者，东尼.博赞,世界上著名的教育学专家，以大脑先生闻名国际，成为了英国头脑基金会的总裁，身兼国际奥运教练与运动员的顾问、也担任英国奥运划船队及西洋棋队的顾问；又被遴选为国际心理学家委员会的会员，是“心智文化概念”的创作人，也是“世界记忆冠军协会”的创办人，发起心智奥运组织，致力于帮助有学习障碍者，同时也拥有全世界最高创造力ＩＱ的头衔。截至1993年，托尼·巴赞已经出版了二十本书，包括十九本关于头脑、创意和学习的专著，以及一本诗集。
思维导图最主要的特点，发散性思维。思维导图与传统文档的最大的区别在于不受纸张限制，可以让思维不断发散，将所有与主题有关的知识都关联在一起。通过整理最终梳理出一张知识网。这种知识网上的知识点可以成为PPT制作的素材集合。
如何使用思维导图整理内容？常用的几种方法有黄金圈法则、SCQA结构、FAB法则等。
- 黄金圈法则
Why： 为什么要这么做。
What： 这是什么。
How：如何达到目标。
黄金圈法则还可以被延伸。形成SCQA和FAB等几种方法。
2.SCQA结构
S代表情景，C代表冲突，Q代表疑问，A代表回答。举个例子：
S：我们都知道最近发生了……
C：但是这与我们的……目标有所冲突
Q：现在的当务之急是需要在……时间内解决
A：我们的解决方案建议是……
SCAQ结构既解答了事情重要性，抓住听众的注意力，又提供了解决方案，非常适合做工作汇报。
3.FAB法则
FAB法则，即属性，作用，益处的法则，FAB对应的是三个英文单词：Feature、Advantage和Benefit。
Feature，介绍方案属性。让读者或者听众了解你这个方案或产品都由哪些属性构成。
Advantage，优势。这个方案或产品比同类产品先进的地方在哪里？
Benefit，利益。使用了这个产品或者方案能带来什么样的利益。
按照这样的顺序来介绍，就是说服性演讲的结构，它达到的效果就是让客户相信你的产品或方案是最好的。这种方法在向其他人介绍解决方案时使用很合适。
实例说明
举个例子，看看如何使用思维导图来确定内容。
假如现在需要做一个关于二维码的解决方案。再接到这个任务时，就应该想想使用哪种思考模型，使用FAB、SCQA还是黄金圈法则？
如果选定了SCQA法则，先通过思维导图工具，画出4个根节点，现状、问题、需求、解决方案。
4个根节点
S 现状：二维码技术发展迅猛，在很多行业都提升了物资数据的采集效率。
C 问题：能源行业尚未形成有效解决方案，物资数据采集效率低下。
Q 需求：二维码能否应用在能源行业中，解决当前数据采集效率低下的问题呢？
A 解决方案：现在需要对二维码技术在能源行业中的应用进行可行性研究。
划定4个根节点后，再针对每一个节点继续细分。
现状：
技术方面：二维码的由来?二维码技术的构成？二维码的种类？二维码的应用场景有哪些？二维码的技术分类？二维码技术的优势？二维码技术的局限性？
应用场景：国内使用情况、国外使用情况。
问题： 能源行业物资数据采集方式是什么？弊端是什么？哪些环节可以改善？原因是什么？
需求： 二维码技术能不能应用到能源行业的物资调拨过程中？如果能，需要做哪些方面的工作？技术储备有哪些？管理模式如何配合？数据标准如何统一？
解决方案： 从数据采集的源头到收尾进行全生命周期的解决方案制定。数据标准如何制定？管理模式创新？二维码类型选择？二维码打印方案选择？二维码粘贴方案？二维码扫描方案确定？二维码数据读取方案？数据入库利用方案？等等
通过思维导图，可以将思考的深度和广度进行扩大到极限。
二、使用金字塔原理来统一表达形式
金字塔原理是我一直都在推崇的一本书。不仅仅是我，整个麦肯锡都在使用这种思维方法。金字塔原理反应在PPT页面制作中，可以归纳成几种注意要点：
-
突出结构
一定要有结构，不能让所有的页面看着都一样。如果不使用结构，做出来的PPT很乏味，没人愿意看。 -
下划线法
对于重点的信息，采用下划线的方式进行标注，以提醒观众进行关注。这点和4大设计原则中的对比思路是相同的。 -
小数编号法
通过数字的序列表明逻辑之间具有先后顺序关系。 -
项目符号法
如果内容间关系并列又不具有先后关系，那就使用项目符合，让观众了解他们的关系。 -
要有过渡
上下章节之间有个过渡语句的衔接，让观众更容易地接受下一组的内容。 -
对章节进行总结
这点很重要，一定要有个总结，不能让观众花10分钟还不知道你要表达什么。并且最好能将总结放到最显眼的地方，让观众及早了解。毕竟大家的时间都那么宝贵。谁也别浪费谁的时间。 -
多使用图表
相对于文字，图表更容易被人接受。所以，尽可能多的使用图表来表达你的观点。
使用金字塔原理如何做好PPT，这个我以前也写过，可以查看历史消息，找《一个能缩短1个月学习路径的PPT技巧》。
三、使用PPT模板来固化视觉效果
素材搜集完了，思路也整理清楚了。好了，该做PPT了。很多人一做PPT，就绞尽脑汁地从头开始设计。其实，没有这个必要。大多数工作汇报的形式都很固定。既然重复性很强，那使用模板就可以了。
整个流程可归纳为：设计版式、确定主题、搜集素材、填充模板四个步骤。
1. 设计版式
一套PPT基本上由封面，尾页，目录页，内容页组成。
目录、尾页很简单，出现一次即可。
内容页基本上由这么几类构成，全文叙述型、图文叙述型、关系型、图表型等。每种类型建一个版式就可以了。
所以，建5~7个版式就可以了。
封面和尾页共用一个，可以考虑全图型设计的版式。
目录页可以考虑半图文设计的版式。
内容页可以使用标题加内容的版式设计，统一地把内容都放在中间固定的框子里。
好了，版式确定了。
2. 确定主题
下面确定一下主题，需要确定主色调、背景色和点缀色。主色调用来表明企业特点，背景色用于烘托，点缀色用于提醒。如果刚开始对颜色搭配不是那么熟练，不需要这么麻烦。主色调使用公司LOGO的主色即可。工作汇报的PPT背景色最好选择白色，正规不会出错。点缀色可以和主色调一直，也可选择主色调的相对色。
字体 微软雅黑，工作汇报型PPT，使用它没毛病。如果你厌倦了微软雅黑等常用字体，可以试试标题使用华康俪金黑W8(P)，正文使用冬青黑体简体中文W3。
一些注意事项
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字体间距一定要设置为大于1.5倍。这样整个页面才会看着干净整洁。
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颜色一定不要超过两种。很多公众号说不要超过3种，其实大部分职场人驾驭两种颜色的能力都达不到。
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不要过渡设计。工作汇报的核心是把自己的想法完整、准确地表达出来，不是非要做的多精美，让听众惊艳。如果没有丰满的内容支撑，再精美的设计也是没用的。反而给听众一种“金玉其外败絮其中”的感觉。甚至，会被定位于只懂做表面工作。
所以，像上图中这样的PPT设计在日常工作中还是少用为好。既花时间又得不到应有的效果，投入产出比很低，尽量少用。
3. 搜集素材
在第一步使用思维导图时，我们已经完成了逻辑素材的搜集。这里还需要搜集一些图片素材，让PPT看着更美观一些。
注意点：
- 一定要将整理后的材料进行结构化，与PPT模板进行对应。
4. 填充模板
这个过程就很简单了，尽量将自己整理过的素材按照模板的要求进行适配填充。
Paste_Image.png
整体效果是这样的。
四、使用番茄钟给自己计时
事实证明，工作效率低下是因为专注力不够。不能集中注意力去做好一件事儿。如果有一个工具能时时提醒，帮助提高专注力，工作效率能提高80%。
番茄土豆就是个能帮助你提高专注力的好工具。番茄土豆的设计思路来源于番茄工作法。
番茄工作法是一种时间管理方法论。它提倡每工作25分钟后，休息5分钟。在工作的25分钟内，集中注意力，尽量进入“心流”状态，不受外界打扰，只关注自己要做的事儿。在休息的5分钟内可以去反思过去的25分钟的工作成果，也可以去做一些计划之外的其他事情。番茄工作法保证了高效的工作状态。
我一直在使用番茄土豆对自己的生活进行管理。推荐你也使用一下试试效果。
使用方法很简单，去https://pomotodo.com/ 上下载番茄土豆。
你可以在手机上，电脑上同步使用番茄土豆。
使用方法：使用方法超级简单。以桌面端如何使用为例。
- 安装番茄土豆。这个太简单了，就不详细描述了。安装成功后，你的电脑栏右下角的任务栏就会有个番茄土豆。
2.设置待办任务。双击任务栏里的这个“番茄土豆”，编辑界面就会弹出来。在“添加新土豆”那个输入框中输入你需要管理的任务，按回车键，一条待办任务就搞定了。
3.设定番茄个数。默认的一个番茄钟时长25分钟。但一个待办任务25分钟不一定能完成。这个时候，就可以设置正确的番茄钟个数。方法很简单，把鼠标挪到需要编辑番茄钟个数的任务上，会有三个点的按钮出现。
点它，就会出现一个编辑页面，在这里设置提醒时间和预计的番茄钟个数。
- 开始番茄钟计时。设置完何时的番茄钟之后，如果你准备开始制作PPT了，点击番茄时钟界面最上面的“开始按钮”。
好了，番茄时钟开始计时了。
带上耳机，开始进入你制作PPT的状态中去吧。这个时候如果有人打扰，别搭理他，等你完成了这25分钟的任务之后再回复。如果是领导有事找你讨论，也尽量不中断，可以询问一下领导20分钟之后再去找他行不行。一般，有管理水平的领导都会同意你的要求的。
总之，想快速制作PPT，不仅仅需要有扎实的PPT制作功底，也需要具备模式化的工作思路。
午夜12点半了，今天就写到这儿。希望对你有帮助。
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