时间都去哪儿了？用Excel统计一天24小时

有时候会被问到一句话：“你每天都在干什么？”因为现在算是我的假期，如果现在要我回答，我可能会说：“我每天都在看书啊，偶尔打打游戏……”接着可能被问到：“哦，那你看了什么书？大概讲了什么内容？有什么收获？”然后，我貌似也一时半会讲不出个具体的所以然了。

在日常生活中，其实我们对时间的感知是主观而感性的，并且因为天生具有自我防卫与自我形象维护的心理倾向，我们对于正面时间利用的评估往往高于实际，对于负面时间利用的评估又往往低于实际。简而言之就是，我们感觉自己每天把大部分的时间都花在正事上，可事实却是我们每天都有大把大把的时间被用于消遣和浪费。

最近一段时间正是这样，由于主要的事情已经忙完了，现在我每天都有大量时间可以自由支配，会有想过利用这段时间做点有用的事，比如看些书什么的。可一段日子过后，我发现自己看书的进度和成果都低于预期，于是不禁怀疑自己每天到底在做什么事？分别用了多少时间？有多少时间用于创造价值？又有多少时间没有得到妥善利用？

基于这一连串问题，我最近尝试使用Excel记录我一天24小时所有活动的耗时情况，并通过分析图表和数据合理评估我当前的时间利用状况，找出其中需要改善的问题。

接下来对具体方法和步骤进行阐述，主要涉及3个环节：统计一天耗时情况、绘制每日统计图、统计长期耗时情况。

1 统计一天耗时情况

为了记录一天中每件事的耗时情况，我构建了一张包含6个项目（列）的表格。

1.1起止时间

事项的开始和结束时间，每一个事项首尾相接，因此一个事项的结束时间也是下一个事项的开始时间。由于要记录一整天的用时情况，所以第一个事项的开始时间为0:00，最后一个事项当天的结束时间也是0:00（24:00）。采用24小时制进行记录，直接按照“时：分”的格式输入每一个时点，Excel会将其自动显示为相应的时间格式。

1.2事项

每一个时段从事的具体活动，不同时段可能会有相同的活动，这里暂时不用考虑去重，按照具体时段记录相应事项即可。

1.3耗时(h)

计算每一个事项所消耗的时间，在Excel中将起止时间字段下的后一个时间减去前一个时间即可得到对应事项的耗时。由于相减的两个数都是时间格式，因此相减得到的耗时也是以时间格式展现，即“时：分”。

1.4耗时(m)

前面一个耗时是时间格式，实际上是以小时为基础进行统计，但我个人比较喜欢用分钟作为计量单位，因此在这里还会有个单位转换的处理，具体方法是用耗时(h)字段下的时间先后乘上24和60（乘上24是将“时：分”格式转化为小时单位，乘上60是将小时单位转化为分钟单位）。最后一定要记得把耗时(m)这一列的单元格格式改成“常规”，否则无法正常显示多少分钟。

1.5事项合并

不同时段可能会从事相同的活动，在进行耗时统计的过程需要将相同的事项及耗时汇总。可直接将全部事项复制粘贴到“事项合并”列，并使用数据选项卡下的“删除重复项”功能进行去重处理，注意要选择“以当前选定区域排序”，这样就不会对其他列造成影响。

1.6耗时合并

对重复事项进行合并后，需要对相应的耗时也进行合并。这里采用SUMIF函数，具体函数形式为SUMIF(range, criteria,

sum_range)，即SUMIF(条件区域，条件，求和数据区域)，这里的条件区域便是“事项”列下的各个具体事项，条件是“事项合并”列下已经去重的事项，求和数据区域则是“耗时(m)”列下的各事项耗时（注意此处的条件区域和求和数据区域的单元格需要绝对引用，这样就能拖动复制所有耗时合并公式）。通过该处理，便能对不同时段相同事项的耗时求和汇总。

记录完一天的耗时后，可以稍作验算，即对其进行求和，如果最终结果为1440分钟（即24小时），则说明该天的记录是没有遗漏或偏误的。

2 绘制每日统计图

选中“事项合并”与“耗时合并”两列，在Excel中插入饼图，得到以下图示。借助饼图，可以非常直观而清晰地反映一天下来各项事务耗费的时间及其占比。比如我4月11号睡觉花了475分钟（折合7小时55分钟），占一天24小时的33%；打王者荣耀（一款手游）和看B站、看电影三个娱乐事项的总耗时为325分钟（折合5小时25分钟），占比23%；而我当天用于看书的总时长为291分钟（折合4小时51分钟），占比20%。所以我在4月11日耗时最多的三类活动分别是睡觉、娱乐、阅读，三者总耗时占比已接近8成。

另外，也制作各时段事项耗时的堆叠条形图，选中“事项”和“耗时(h)”两列，在Excel中插入条形图（应该还需要切换一下行列，这个自己容易操作），得到下面的图形。通过堆叠条形图可以清楚看到每个事项具体是在哪一时段进行，条形长度反映了事项的耗时长短，也在一定程度上体现了对时间的集中化利用程度；显然，条形越长，说明有越多的时间被集中起来做同一件事，因此时间的集中化利用率也是更高的。

3 统计长期耗时情况

除了统计一天中做了什么事、分别耗时多少，也有必要从一个更长的时间跨度监测一些重要事项的耗时变动。比如，监测一段时间内每天的休闲娱乐耗时和学习耗时，对比两组耗时，看自己这段时间内是学习花的时间多，还是休闲娱乐花的时间多；以及两者的耗时又怎样的波动趋势，如果学习耗时持续走低，而休闲娱乐耗时一路走高，那么就值得警惕了。

为此，需要另外制作一张表格，如下图，每一列都是一个事项（包括汇总事项），每一行的数据则分别代表每一天在每个事项上所消耗的时间。

这里需要使用一个三层嵌套的函数公式，分别是IF函数、ISERROR函数和VLOOKUP函数。从里往外讲：

VLOOKUP是一种查询函数，具体形式为VLOOKUP(查询值，查询数表，列索引号，匹配类型)，如下图例，查询值选中“看《长尾理论》”，查询数表选中4月11日当天的“事项合并”与“耗时合并”两列（绝对引用），因为“耗时合并”在查询数表的第二列，因此列索引号为2，匹配类型为“精确匹配”，该项不填、填0、填“FALSE”都可以。

ISERROR是一种判断函数，用于检查一个值是否错误，返回逻辑值TRUE或FALSE。之所以要是用该函数，是因为在上一步使用VLOOKUP函数查询的过程中，如果在查询数表类找不到相应的查询值，会返回错误信息，而错误信息在Excel中是无法用于计算的；但实际上如果找不到该事项，说明当天并未从事该事项，因此也没有耗时，应该将其记为0。所以，需要在这里判断VLOOKUP函数是否返回错误值，进而继续后面的判断。

IF是一种常用的条件函数，用法无需多说，这里使用IF函数的作用就在于，上一步如果由ISERROR函数判断为错误值，则返回0，如果没有错误，则返回VLOOKUP函数应该返回的值。

表格中有几列数据是用红色标记的，代表汇总项、例如，看《长尾理论》、看《未来简史》、看《演讲与口才》，本质上都是看书，因此将每行的这三项相加，构成“看书”这一耗时汇总项。

最后，选中需要进行绘图比对的各列数据，在Excel中插入折线图，并添加趋势线及其表达式。由于我比较关注最近这些日子的睡眠、阅读和游戏的时间，因此我选择“看书”“睡觉(总)”和“打王者荣耀”三列数据进行绘图统计，结果如下：

可以看到，每天睡觉的时长相对稳定，呈小幅下降趋势；每天打王者荣耀的时间大体围绕一个稳定值波动，有非常轻微的下降趋势；每天看书的则处于波动上升状态，并且最近两天的看书时长已经超过了打王者荣耀的时间。从上述分析中可以得出一个比较积极的结论，我这段时期对时间的利用方式在进行优化，每天做正事（看书）的时间在增多，偷懒（睡觉）和娱乐（打王者荣耀）的时间在减少，尽管还存在比较大的波动，但趋势是向好的，需要再接再厉。

4 小结

还是最初的那个问题：“你每天都在干什么？”我觉得时间管理的最终目的就是为了让自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，并且在此基础上能够学会合理规划时间。因此解答“每天都在干什么”这个问题，实际上非常重要。切莫用自以为是的主观感知来评价时间的利用情况，人的意识总是欺骗自己，缺少客观事实和实际成果，谁都不能为你花大部分时间做正事的声明提供佐证。这也是我为什么会想出上面的方法来统计日常耗时，算是一种客观评价与审视。

不过还有一点需要说明，我个人认为本文所阐述的方法有其适用和不适用的场景。对于节假日，尤其是长假，该方法可以为我们了解自己日常的利用时间状况、规划假日作息计划提供一定帮助。但是，在平时忙碌的学习和工作中，可能并不那么需要将每一个事项的耗时统计得这么清楚，一方面是因为没有那么多闲工夫，另一方面是因为学习和工作本身就比较饱和，已经能够保障有较多的时间是花在正事上。当然这个得看自己需求，清楚地掌握自己每天时间的利用情况，这总是件好事。