大家好！

在前两天的文章中，我针对小微企业行政采购工作的痛点进行了梳理，并据此提出了基于在线数据表的优化方案。

从本篇开始，我将针对该优化方案进行详细展开，希望能够给行政工作带来一些实实在在的帮助。

如果能够遵照本文提出的优化方案执行的话，相信在行政采购事宜上，我们就真正迈向了一定程度的专业化、精细化，也真正摆脱了原本饮毛茹血的状态，开启了从0到1的进程。

相信这将会是一个好的开始。

当我们决定采用在线数据表进行管理后，可以尝试以下两个步骤：

新建一张在线数据表

任何工作开始执行之前，都需要有“新建”这一过程，新建预示着一种从0到1的起步。

如上一篇文章所述，在线数据表应由最熟悉业务和流程的行政主管来主导进行设计，同时需要由行政主管对填写内容的质量，以及数据表是否能正常使用进行严格把关。

首先，行政主管可以新建一张最普通的在线数据表，并将所有相关人员拉入权限组内。权限设置是在线数据表特有的基因，也是与Excel表相区分的主要特征之一。

任何工作只要涉及到协作，那么必然会有相应的权限设置，越是复杂的协作，越需要与其复杂程度相匹配的权限设置机制。

在这一权限组内，应该包括行政主管、提出采购需求的行政工作人员以及行政采购人员，并根据其工作性质和内容，赋予其差异化的权限。

比如行政主管和行政工作人员应具有填写和修改的权限，而采购人员作为执行方，仅具有阅读权限，当然，也可以根据需要开放部分在线权限。

设置完权限之后，就需要关注在线数据表的存储位置了，我们需要考虑的是将其存储在一个所有人都能以最快速度找到，并且可以在PC或手机端同步操作的位置。

这个我们其实不必担心，因为在绝大多数的协作工具中，如何方便员工的协作早已成为其标配功能。

我们可以针对行政部门设立一个通用的空间，并将在线数据表存储在这一空间内，便于行政主管对人员、权限和文档进行统一管理，未来也便于文档的新增和扩展。

开始设计在线数据表

完成上述工作后，我们可以认为最为基础的工作已经完成了，这时行政主管就需要开始在线数据表的设计和架构工作了，这也是将行政采购工作从概念走向实体化的过程。

数据表的架构设计工作看上去非常简单，只要定义几个关键的数据，并配合一定的数据分析即可，但这只是表面现象。

数据表设计的深层实质在于对日常业务的熟知，需要设计者具有丰富的实践经验，同时也需要有更为深入的管理洞察，缺一不可。

如果没有经过深入洞察，我们就无法系统化看待业务，也无法深入厘清其内在的逻辑顺序和勾稽关系，最终只能成为一种浮于表面的落地。

这样的落地是极不严谨的，未来会带来更多的修改和调整工作，反而会给使用人带来负担。

在这里，我列出一些关键指标供大家参考，这些指标分别应用于不同的角色：

1. 行政工作人员

登记日期

采购对象

采购数量

数量单位（比如套、个）

用途

特殊说明

紧急度

优先级

当前剩余数量

希望到达日期

…

2. 行政主管

是否同意采购（Y/N）

补充意见

…

3. 采购工作人员

采购状态（已进入采购流程、完成采购）

采购下单日期

预计完成日期

实际完成日期

异常情况

替代措施

…

如果无法对业务有一个全局式的把握，同时对于业务细节不够熟悉的话，是无法考虑到所有的场景和条件的，自然也很难设计出完整的关键指标，同时也无法在不同角色之间进行区分。

除了关键指标外，我们还需要设计一些用于提示的元素。

事实上，每一次采购工作都是一次项目管理的过程，其目标就是要在deadline之前完成采购工作，满足采购部门的需求。

因此，我们需要对采购过程进行及时而有效的管控，确保在采购的实施过程中不会存在任何偏差。

比如，假设我们对某一个物品设置一个最小警戒值，当物品数量接近或低于这个最小警戒值时，就需要发起采购工作。

当行政工作人员填入的当前剩余数量要小于其对应的警戒值时，那么在表格上可以将整个条目自动显示为红色，便于采购人员的跟进。

关于警戒值的相关话题，我将在后续的文章中进行展开。