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用印象笔记构建你的知识管理系统(三)应用篇

用印象笔记构建你的知识管理系统(三)应用篇

作者: 梁金龙聊知识管理 | 来源:发表于2017-09-24 19:59 被阅读752次

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    育己再育儿(i-howtodo)
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    有一个事实你不能否认:你已经活在了一个高度发达的互联网与社交网络当中,每天都有大量碎片化信息,大量的课程,大量的线上分享,大量的聊天记录,如洪水般冲进你的大脑。

    你看过很多书,你读过很多有价值的文章,你见过很多有创意的设计,你碰到过很多走心的文案,你参加过很多牛人的课程,你听过很多有共鸣的分享,你遇到过很多有价值的知识。

    但,你有没有发现在自己的工作与生活中,这些知识真正用起来的很少,很多时候当你要用这些知识时,你都记不起来它们在哪了。所以,你没有看到自己的成长,这是你过去所欠下的【债】。

    你感到生活节奏变得飞快,你都来不及把其中有用的信息记下来,一天就过去了。第二天周而复始,长期以来,活在互联网的你可能已经疲惫不堪,感到不能自拔。

    怎么拯救这种状况?

    你需要借助外部工具。

    印象笔记就是一款专治以上症状的工具。

    你说:我也有使用印象笔记,但以上症状还是没有得到很好的解决,还有救吗?

    全球有超过2亿用户在使用印象笔记这个神奇工具。如果你是这2亿分之一,却没有感受过它的神奇,那,这又是一笔你过去所欠下的【债】。

    印象笔记最重要的功能是:收集,整理,记录与搜索。

    我在前两周写过两篇文章,分别是介绍它的收集功能,以及整理功能

    今天来介绍它的记录功能。搜索功能因为过于强大,需要另起一篇来介绍。

    我自认为自己是一个记录狂人,因为我基本上用印象笔记记录一切,本文分享我的记录做法,包括:

    1. 建立写作素材库,金句、例子、类比信手拈来。
    2. 建立个人读书馆,让每一本书读完都有使用价值。
    3. 建立人脉信息库,连接所有朋友,成为社交达人。
    4. 建立家庭信息库,轻松处理家庭的大小事务。
    5. 建立任务管理系统,井然有序执行各项任务。
    6. 建立人生轨迹地图,人生过得怎样一目了然。

    1. 建立写作素材库

    微信公众号大V咪蒙的文章标题、主题、故事丰富多彩,收获粉丝超千万。我很好奇她是怎样做到的?偶有一次看到她的一篇文章《说来惭愧,我的助理月薪才5万》,其中有一句话透露了一个重要信息:

    黄小污特别擅长素材管理,她安排小伙伴们把资料库搭建好,按素材库、标题库、选题库等分门别类,整理出来,现在,我们有全国最专业、最全的新媒体素材库。(注:黄小污是咪蒙的助理)

    可见,素材库的建立,对于不断高产出好文章是极为重要的。如果你决定了要长期写作,那怎么能忍受没有自己的写作素材库呢?

    既然是素材库,那就涉及到分门别类,涉及到收集积累,涉及到快速搜索与筛选。

    一开始我看到有人推荐使用 excel 表格来构建这个素材库,后来我发现 excel 表格还是不好用,一是它不能同步于多个设备端,调用起来不方便;二是它不能全局搜索;三是它插入信息过多时不好展示。

    纠结之时,我遇到了印象笔记。经过摸索,我发现印象笔记竟然可以很好地解决以上的痛点。

    回想下写一篇文章,通常我们希望文章里有:

    1. 引人入胜的标题。
    2. 产生共鸣的金句。
    3. 恰当好处的类比。
    4. 说服力强的例子。
    5. 耐人寻味的韵律语句。
    6. 标新立异的认知等。

    所以,我在印象笔记中,建立了自己的【写作-素材库】笔记本组,现在里面有10个笔记本。每次看书,读文章,聊天,上网,外出时遇到有好的素材,就先收集到对应的笔记本里。

    笔记收集越来越多时,就会出现一个问题:不能快速把想要的素材找出来。

    这时就要用到强大的标签了。

    每一条笔记除了写上可以概括素材内容的标题,可以添加扩展标签,标签信息也可以是代表笔记内容的主题,以后查找这个标签时,就能快速找出相应主题的笔记。当标签多了之后,在印象笔记里还可以直接筛选或搜索标签,找出相应主题的素材。

    基于印象笔记建立起来的素材库,值得终身写作的你慢慢打磨。

    2. 建立个人读书馆

    想要你的写作素材库越来越完善,你必须要有大量的输入,最高效实用的输入其实是读书,因为一本高质量的书包含了作者素材库里的精华。

    说到读书,很多人遇到第一个问题是不知道读什么书,或者说自己关注某个领域,但不知道读什么书。我的做法是:

    如果自己是有目的地关注某个领域,那可以去豆瓣读书查看这个领域里的推荐书单,可直接剪藏在印象笔记里。

    牛人或朋友分享时,有时也会推荐书单,先记下来存在印象笔记里。

    平时逛书店看到心仪的书,想着以后再买来细读,可以先拍照存到印象笔记里。

    还可以根据作者,丛书系列,出版社等分类延伸找到更多优秀的书单。

    反正就一个动作,遇到好书,先存印象笔记里。我有一个【精选书单】的笔记本,里面收集的是平时遇到的好书推荐。

    另外,所有跟书单相关的笔记,我都添加了一个标签,叫【书单学】,如果我查找这个标签,就可以找出所有我收集的跟书单推荐有关的笔记。

    如果把读书类比为做菜,那有了自己的精选书单,就相当于把食材买了回来,接下来就要开始正式下厨了。

    好的菜式,我会反复做,每一次都享受吃它们时的美好味觉。同样,精选出来的书,也值得反复读。只有把一本好书读过多遍之后,你才能体会到 “书读百遍,其义自见” 的真正含义。相信我,每读一遍,你都会发现以前遗漏掉的精彩。

    既然每读一遍都有精彩,那持续记录这些精彩,是必须做到的,不然就白读了。所以,我还有另外两个读书相关的笔记本,一个是【读书笔记】,另一个是【读书书摘】。

    【读书笔记】里收集的是自己读完一本书的笔记,包括了思维导图,主要观点,读后感小结等。另外,我还喜欢收集网络上其他人分享的同一本书的读书笔记,都保存在这个笔记本中。

    这里有一个技巧要特别说明:我只有一个【读书笔记】的笔记本,所有读过的书的笔记都存放在这个笔记本中,为了区分不同书的笔记,我使用的是标签,以书名为标签,名字前面加一个首字拼音字母,方便快速排序与自动识别,比如下图中的 "n粘住"。

    除了【读书笔记】,还有一个是笔记本是【读书书摘】,这个纯粹是摘录原书本中的精彩内容。一本书读完之后,过一段时间往往会遗忘,如果能把当时读到的精华摘录下来,存放在笔记本中,以后随时都可以翻来看,这样,当时的记忆马上被又触发了,记忆与理解会更深刻。

    如果你读的是纸质书,可以手机拍照之后保存进印象笔记;如果你读的是电子书,可以截图后保存进印象笔记。图片保存之后,还可以使用印象笔记的标注图片功能,画出重点。比如我刚读的《育儿百科》的摘录:

    通过【精选书单】【读书笔记】【读书书摘】这三个笔记本,你就可以轻松打造自己的个人读书馆,把每一本想读的书读到极致,收获将会出乎你的意料。

    3. 建立人脉信息库

    在互联网时代,有一句话特别出名:你能连接多少人,决定了你值多少钱。虽然这句话表达的是粉丝经济的本质,但其实也道出了:一个人社交能力的重要性。

    社交能力就是与人打交道的能力。与人打交道,我们最常用的是手机里的通讯录,以及微信QQ这些即时通讯工具。对于每一个活在互联网的人,他的个人信息会越来越多,电话,微信,QQ,微博,博客,公众号,邮箱,还有各种标签信息。

    手机通讯录与即时通讯工具中能保存的信息也不可能太多太详细,这时就可以使用印象笔记,把每一个我们遇到的人的详细信息都记录下来。

    在我的印象笔记里,我有一个笔记本组叫【连接】,里面有3个笔记本,其中一个是【同朋亲】,记录的是同学,朋友,亲戚的个人信息。这些信息会随着我了解他们的深入,补充进去更多。

    通常我使用这个笔记本的场景有:

    比如,我定期把手机通讯录生成一个文件,保存在印象笔记【同朋亲】笔记本里,以防万一通讯录某一天丢了,印象笔记里还有一个备份。

    比如,我参加一个同学聚会,同学们更新了通讯录,是一个excel 表格,我就直接把这个表格保存为一条笔记,以后想要查找哪位同学的通讯信息,直接搜索姓名,就蹦出来了。

    比如,我参加了一个线下课程,期间新认识了一位朋友,互相聊了一些话题,加了微信,还合影纪念了,我就把当天课程活动的信息,双方聊的话题内容,合影相片等都保存在印象笔记里,以后如果再遇到这位朋友,想不起来在哪里见过,拿出手机打开印象笔记一搜姓名,如果不记得姓名,只记得当时的课程名称,一搜课程名称,也直接蹦出来这位朋友的信息。

    比如,我参加了007写作社群,班级里的同学都分享了自我介绍,我把所有同学的自我介绍保存在印象笔记里,以后想要查哪位同学的介绍,一搜他的姓名,又蹦出来了。

    比如,我去出差见了一位客户,互相交换了名片,我把名片直接扫描进印象笔记中,名片在客户看不见时扔进垃圾箱都没有事。扫描名片的具体操作方法我在《用印象笔记构建你的知识管理系统(一)收集篇》有过介绍。

    所有遇到过的人,你都可以把他们的任何信息保存在印象笔记里,以后随时调出来查看。

    而最为重要的是,在每一条笔记中,你所记录的不仅是个人冷冰冰的通讯信息,还可以记录更详细的跟这个人相关的其它信息。有了这些信息,当你要跟这个人互动时,就有更多发挥空间了。想象一下,多年以后,你还能说出当年关于他的某个细节,他肯定感动得不要不要的。

    除了真实有过交往的朋友,还有一些是自己崇拜的牛人,虽然不曾有过交往,但他们有着牛逼励志的故事,有着牛逼励志的名言,这些都对我的认知升级影响很大,我当然不可能放过。

    在【连接】的笔记本组里,我还有两个笔记本:【牛人的故事】和【牛人语录】,随时记录这些信息,闲来无事翻出来看看,会给自己很多灵感与激励。

    4. 建立家庭信息库

    如果你使用印象笔记让自己的工作学习变得更高效更具逻辑了,那你只成功了一半。

    还有一半应该放在家庭,印象笔记可以帮你建立家庭信息库,让你处理家务事也能做到井然有序,稳稳当当。

    平时,你可能最头疼的一件事是:家里的东西越买越多,各种包装盒、说明书、发票收据都散落各处,或堆积一起,等真正要找出某份说明书时要花费很多时间。有了印象笔记,就可以完全改变这种让人厌烦的状况。

    比如,我使用印象笔记扫描保存了所有的家电家具说明书、发票与收据等,笔记里还记录了家电家具的购买时间,保修期限等信息。这样,既能轻松找出想要看的说明书,还能节省大量储存说明书实物的空间,家里慢慢变得宽敞了。

    还有,你在社会上生活,就必须用到各种证件、卡片、证书等,放在钱包里,也没有太多空间,而且现在出门都不怎么带钱包,只带手机,当这些证件要用到时却不在身边,还挺烦。手机里的印象笔记让你告别这种烦恼。

    比如,我把自己与家人的各种证件也扫描进印象笔记里,随时调用。例如身份证、护照、户口本、结婚证、驾驶证、毕业证书、银行卡、各种会员卡等。另外,因为笔记都同步在云端,就算证件丢了,也能在补办时备份出来。

    除了个人证件,个人简历也可以保存成笔记,且要定期更新,说不定哪天要调用呢。

    不同场合的自我介绍,其实也可以先写好模板,存在印象笔记里,因为你随时都可能要向外界介绍自己。

    在家里,有一件事我们应该时刻关注,那就是自己与家人的健康。随着越来越多智能穿戴设备的使用,我们的手机里保存了自己很多的健康数据,比如步数,心率,睡眠时间,血压,血糖等。但是,还有一些数据是离线的,比如病历,体检报告等,这些数据更应该得到记录与监测。

    比如,每一次看病或体检完成,我都会把自己与家人的病历记录,体检报告,都扫描保存在笔记本【健康记录】里。最近从老婆备孕到怀孕,到小孩出生后的所有检测报告,我都记录在笔记中,随时调出来看,相当于建立了自己与家人的电子病历档案了。

    还有一些家庭药物与生活用品的有效期限,我也记录在笔记本【有效期限】里,且设置了提醒日期,在药物用品快到期时,提醒自己去购买新的备用。

    好好吃饭是人生一件大事。为了能做好饭菜,或为了吃到别人做的好饭菜,我还有两个笔记本,分别记录了自己常用的菜谱食谱,常去餐馆菜单。

    5. 建立任务管理系统

    你可能在一年之中设定了很多目标,不管是你写下来的,还是心里想着的。但是你往往不够坚定,这些目标很多时候都无法完全实现,大部分都流产掉,甚至你都不记得为了这些目标做过什么事情了。

    发生这种情况的根本原因是什么?

    根本原因是:你没有很好地想清楚实现目标的具体做法。

    你设定的每一个目标,其实都可以拆分为不同的任务,从前到后把这些任务完成了,就自然实现了目标。

    但是,我们每一天要处理的任务实在太多,很多重要不紧急的事情就会被忽略掉。采用印象笔记来建立自己的任务管理系统,则会让你进入高效执行人士的行列,把目标一个个实现。

    先来看看什么是任务管理?

    任务管理,本质上其实是关于行动与信息的管理。

    当你要做一项任务时,比如组织一次公司内部会议,那就涉及一系列的行动:

    确定会议议题。

    确定参会人。

    确定参会人出席时间。

    预定会议室与会议设备。

    发送会议通知。

    确认参会人员出席情况。

    提前准备好会议室与会议设备。

    主持会议。

    会议结束后整理会议纪要。

    发送会议纪要等。

    在执行这些行动清单时,你还需要参考一些信息或资料,比如:

    会议议题的背景资料。

    参会人员的通讯信息。

    预定会议室的流程。

    会议签到表。

    会议记录本。

    会议设备等。

    为了很好地完成会议组织这项任务,你需要把以上的行动清单与参考资料都收集记录在印象笔记中,按照前后顺序一个个完成,完成一项就打勾,整个任务执行起来就会胸有成竹。

    当我们接到一个全新的工作任务时,心里难免会不知所措,不知如何入手。

    每一个任务,其实都可以有一个行动清单。如果你不曾执行过类似任务,可以参考网络上别人分享的行动清单与资料,再根据实际情况调整。

    在印象笔记官网上,可以下载一些别人分享的好用的任务行动清单模板:https://list.yinxiang.com/moban/

    有时候,你成功执行过一项复杂的任务,但没有把经验记录下来。下次再遇到同样任务时,还得花很多时间去走一遍之前的老路,这其实很不划算。

    一项任务中的行动清单与资料在被你执行使用之后,你会形成属于你自己的任务经验。如果你能把实际经验也记录成笔记,再保存在一个笔记本中,这样就有了你自己的关于某项任务的经验库。

    任务执行多了之后,还可以整理成行动清单模板,把做事情过程中的宝贵经验、看到的规律等,变成自己的知识,这就得到了成长。

    6. 建立人生轨迹地图

    我们常常感叹时间飞逝,过去人生中的种种美好一去不复返,对于未来,我们也迷茫着。

    除了在影视剧里,没有人可以回到过去,但我们却有办法画出自己的人生轨迹地图,通过这幅地图,我们的大脑可以回到过去,展望未来。

    做法就是:用印象笔记把每一天都记录下来。

    我使用的是一个晨晚间日记模板来记录,先看看这个模板:

    这是一个神奇的日记模板。且看我下面的解释:

    首先,每天一条笔记,笔记的标题统一格式为:年月日-晨晚间日记,笔记至少添加两个标签,格式为:年月,月日。

    第0部分:今天是什么日子。记录了具体的日期,纪念日(如果有),起床睡觉的作息时间,这些信息可以定位到具体的某一天。

    第1部分:叫我起床的不是闹钟是梦想。这是年度、月度与周度目标的记录,分别只写3个最重要的目标。把这些目标写在每天的日记里,可以时刻提醒自己要持续努力。在一年开始时,一个月开始时,一周开始时更新记录。

    第2部分:今日3件重要事情。只写当天3件最重要的事情。把宝贵注意力先集中在这3件事情上,完成了就打勾。一般是当天早上记录。

    第3部分:成功日志-记录3-5件有成就感的事。记录当天完成的事情,可以任何形式记录,文字,拍照,音频都可以,保持最真实的记录。一般是当天晚上或次日早上记录。

    第4部分:财务检视。记录当天一些重要财务收支或者理财的情况,以及做投资理财的学习心得。我一般只记录当天重大的收支情况,以及重要的学习心得。一般是当天晚上或次日早上记录。

    第5部分:人脉|社群|家庭。这里记录当天结识的朋友,包括与朋友的聊天记录,谈的话题内容等,对于家庭和社群的事情,通常是发生重大事件时我会记录。

    第6部分:工作|学习|创意。记录当天学习到或想到的有价值的东西,包括工作上的,学习上的,生活上碰的有趣创意等。

    第7部分:健康与饮食。记录当天走路的步数,做的锻炼项目与时长,偶尔会拍照记录效果图。还会记录当天的饮食情况,吃过什么菜,口味是怎样的。记录越多,我就越了解自己。

    第8部分:今日情绪。记录两点:高峰,即最让我感到开心的事,为什么开心;低点,即最让我低落的事,为什么会不开心。

    第9部分:今天1个重要感悟。每天可能很多感悟,也可能没有。很多感悟时,可以只记录最重要的那个,没有的话就空着。文字记录完,我还要求自己用语音在60秒内讲完,60秒限制会让自己写文字时更用心。

    第10部分:重复的力量。记录每天要重复做的事情。我列出了很多,不一定每天都能全部做到,做到哪个就打勾哪个。记录多了之后,会发现自己某一段时间内在重复做哪些事情。习惯的养成被看得一清二楚。

    第11部分:时间日志。我还使用aTimeLogger(一个app)来记录自己每天的时间花销。把时间使用的分布截图放在这一部分,让自己更清楚当天时间都花在哪些地方了。

    美国心理学家研究表明:如果一个人坚持写日记,日记中包括了感恩,包容,成就感等内容,这个人会变得更乐观,更健康,焦虑感会下降,睡眠质量也会更好,工作学习也会更加出色,生活也会变得多姿多彩起来。

    因为每天记录的过程,其实是一个自己反省反思的过程,会发现最真实的自己,并且会重视与注意这个最真实的自己,了解到自己喜欢什么,对哪些事更有成就感。

    更为神奇的是,我上面介绍的日记模板,在印象笔记中可以轻松定位到某一天或某个纪念日。这有什么用呢?

    比如今天是9月21日,如果你从去年今天就开始有记录日记,那你搜索标签 "0921",你会找出来去年的今天,你的人生里发生了什么事情。如果搜索某个纪念日,比如"七夕情人节",你也会找出来去年的七夕情人节发生了什么事情。到了明年今日,你也会找出来今天所发生的事情,因为你都记录下来了。

    路漫漫其修远兮,吾将上下而求索。与其上下而求索,不如真实记录自己的点点滴滴,通过记录晨晚间日记,你会走上一条自我探索与自我发现的路。同时,你也在不断绘制着自己的人生轨迹地图。

    除了如实记录,你还需要定期回顾这幅不断扩展的地图,你回顾得越多,你会发现自己越多,了解自己越多。

    作为一个神奇的工具,印象笔记被越来越多人使用,不同的人有着不同的用法。希望你也能借助印象笔记,开启属于你自己的全新的工作学习和生活方式,让自己变得更加高效,更具逻辑,更具创意。


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