比尔盖茨讲过一个非常知名的段子：

“任何技术在一个业务中使用的第一条规则就是，将自动化应用到一个高效的操作上将会放大高效。第二条就是自动化应用到一个低效操作上，则放大了低效。”

那么当整个社会都在大谈智能化、自动化、工业4.0、互联网+，看热闹的同时，这些与我们企业，尤其是中小企业有何关系？

当我们还没有被机器人代替的时候，那我们需要怎么做？作为商业环境中的一份子，即使不能做一个弄潮儿，当然不能作为一个看客！那么本文主要就来讲讲，如何通过工作流优化，来取最大限度的利用工作流自动化，来提升效率！

我们首先先来看一下三个常见而又复杂的场景，如何用工作流自动化来获益？

1# 对于采购申请的流程优化

采购第一步是员工发起采购申请。如果为销售团队购买一批笔记本电脑，那么也许需要多次的采购部门和销售部门之间来回的审批，那么如何在这个环节中利用自动化？

但是采购团队在手动录入电脑名称、数量、发起部门等等，会变得很复杂。

在完成请购单之后，就开始购买流程。这个流程更简单、审批更少。但是严重依赖于数据的准确性。在购买过程中，如果产生任何的差异，都会造成很大的损失。采购订单还需要相关供应商的信息，包括电话、地址等等。

如何优化？

即使已经自动化了请购单和采购流程，您仍然可能在审批过程中从采购到订货出现问题。

一个简单地工作流小优化，是可以让发起申请单的人知道他们的预算，这样就不会因为超支而被拒绝；还可以通过控制不同的额度的审批环节来进行流程的优化，比如超过10000元的才需要财务主管进行审批。

同时，对于轻流，还能实现在连接两个工作流的过程中，可以用轻流来自动化采购申请单到订购单的流程。通过q-robot，自动发起订购单，可以确保所有审批通过的采购申请，都会自动的传递到采购流程，而不会在信息粘贴和传递的过程中出现纰漏。

最后，我们可以把最终订单再与财务流程进行连接，所以简单的就通过工作流自动化，实现了三个不同部门的三个不同流程之间的相互连接。

2# 在工作流中录入供应商信息

每家公司都会经过一套流程和手续，才会选择新的供应商。假如上面提到的笔记本采购，要准备使用新的供应商。但是对许多公司来说，选择供应商的过程，需要多个级别的审批和确认。

但是采购部门不得不将每个供应商的信息录入到Excel表格中，完成一次采购，而且容易出现很多问题。

如何优化？

轻流有“数据关联”的功能，可以让数据在不同的流程之间进行调取。

所有供应商都进入供应商列表，所有通过供应商审批的成为供应商列表中的一个企业。所以在供应商提交完材料之后，每一次采购自动关联处供应商的信息，不用每次进行重复的数据。而且甚至还能做到发起一个订购单之后，我们让供应商收到一条订货消息。

3# 如果审批总是不能按时进行

无论是是什么工作流，都会容易被“卡住”。当主管在开会、在出差、在应酬、甚至在休假，他们很难做到非常及时的处理。即使他们自己带着手机，也并不一定会登录系统查看审批单。

可以有如下4种方式进行优化：

1、通过设定邮件通知，点击进入之后直接进行审批，免去登录和查看。

2、减少和优化审批过程，以自动化减少审批量。并不是所有“无用审批”的内容，还需要再走一遍流程。

3、设置“抄送”，有些事宜更多的只需要主管进行“知晓”，而不一定需要他进行审批。因为我们日常很多的事务，实际上规则已经在我们的心中。

4、轻流会推出的一个效率看板，能够通过彼此之间的对比，来促使大家提升效率。

4# 最后的落脚点是什么？

不断优化！

别想着一下就实现企业的自动化运转。搞清楚是哪个流程、哪个环节最慢，合适的工作流优化对于我们的操作非常重要，即使其中已经有大部分实现了“自动化”。

上述的自动化过程，其实对于每个企业的精细化运营和提升内部效率都是有必要的。这也就是互联网冲击下，对于中小企业，尤其是生产制造型企业需要迈出的第一步。

不谈互联网+，不谈人工智能。这些工作流优化技术，都是非常基本而且可以随时开始的优化点。即便已经用了5-10年的老旧的系统。那么如果在这个时间点，都不做这些自动化，没有数据的积累，何谈人工智能？商业智能？当下一个浪潮出现的时候，将会跌落的更加惨痛。