想要入门excel?我都给你准备好了

作者: 959f50812e9c | 来源:发表于2018-05-30 00:40 被阅读79次

    office三件套是职场必备神器,对很多职场新人来说。word基本大学就用过,ppt抄抄模板也能玩起来,唯独是excel几乎没打开过。

    要我说,office三件套真正的神器,反而是excel。也许你眼中它只是一个高级计算器(甚至还不如手机计算器好用)。

    然而一旦花几小时上手,不仅数据处理能力迅速提高,应付日常工作绰绰有余,还能锻炼你「结构化数据」的思维。

    下面我就一步步介绍excel常用功能,从基础操作到常用函数,希望对你有所帮助。

    image

    入门操作

    1.常规类

    CTRL+(SHIFT)+键盘方向键:快速移动(选中)整行/整列

    注意这个操作在遇到空白单元格会停下来,老司机是不会让一张表格里面有空白的,至少要填充一个0或null。

    F4:重复上一次操作。(这个在word、ppt同样适用)

    F12:快速另存为(看上去只是代替了CTRL+SHIFT+S,但是当你有50张表需要不断另存为的时候,效率成倍提示)

    CTRL+滚轮:调节页面缩放大小(本操作适用于各种你能想到的产品,office、浏览器... photoshop除外)

    视图——冻结窗格:通常用于让数据表的标题栏固定,几乎用于所有excel中(谁用谁知道)

    单元格——白色背景:让页面变为纯白,当你用EXCEL做报告时,纯白的封面更有逼格。

    2.定位类

    CTRL+F:查找一个值,如果存在,EXCEL将定位到该单元格(本操作同样适用于各种你能想到的产品,office、浏览器... photoshop除外)

    注意要先选中查找单元格的范围,才能查出结果

    CTRL+H:查找并替换

    CTRL+G:定位到某些特定条件的单元格。

    分享时我演示了:1.定位到所有空白单元格。2、输入0。3、按下CTRL+ENTER。这样就将页面所有空白单元格都填充了“0”。(再也不怕老板说表格有空白了)

    筛选:数据——筛选。一般是标题行可以设置,几乎用于所有excel中

    3.输入类

    ALT+ENTER:单元格内换行,EXCEL中直接按回车是跳到下一单元格的,所以如果你需要单元格内换行,请不要冷落了ALT键(写绩效表遇到过吧)

    单元格——修改数据格式:数值、文本、时间、货币各种格式随便切。(对的你并不需要定义数据类型)

    比如我希望输入“007”,EXCEL默认数据格式是“数值”,也就是会转换为“7”。这时请把数据格式改为“文本”,不然你的詹姆斯邦德是不会出现的。

    单元格——修改小数位数:同样很快捷的操作,小数点较多时很实用。

    4.样式类

    条件颜色:希望一眼看出PM2.5谁最高,条件颜色帮你忙。

    数据验证——序列:试下下拉菜单效果。比如你希望大家填表只能在“性别”一列输入“男/女”,而不是“汉子/伪娘/妹子/女汉子”,请使用数据验证。

    上次研究某竞品的CRM数据导入/导出,果然就用到了比较高阶的数据验证,来实现不同客户的标签管理

    显示为公式:表格中公式比较多时比较实用,区分出哪些是普通数字,哪些是公式。

    实用函数

    这一章我们回头介绍EXCEL的基本概念,以及一些初级函数。

    EXCEL函数并不难,概念清晰是关键!

    1.概念

    工作簿:一个独立的EXCEL文档,通常以xlsx或xls结尾。网上下载文件则通常为更简洁的.csv文件

    工作表(sheet):工作簿中的一张独立表,1个工作簿中支持多张工作表。EXCEL新建时默认创建3个sheet。(怎么说呢,这是一个初看平庸,一旦用上就再也离不开的功能,比女朋友还离不开)

    单元格:组成表格的最小单位,可输入数值,可拆分或者合并。EXCEL单个数据的输入和修改都是在单元格中进行的。

    只要你给一个字母+数字,马上就能定位到一个单元格,比如“C10单元格”表示C列10行,不论天荒地老、格式怎么变,单元格都永远在那里,随时被你调用。这一特性在处理数据越多时感受越深刻。

    注:如果多个单元格被合并了,显示的数值将是右上角第一个单元格的值。

    (那么问题来了,Z列后面叫什么呢?这种问题不予解答,自己开个表格看吧)

    函数:一些预定义的公式,它们使用一些称为“参数”的特定数值,按特定的顺序或结构进行计算。称为“函数”。

    (开发者们如果觉得公式太少,喜欢自己写function,请打开EXCEL“开发者选项”,进入VBA,那里才是你们的天下)

    函数四要素:

    赋值符(等号): EXCEL中所有函数都以“=”开始。

    这里我强调是“赋值符号”,是因为这里是表示:将公式计算的值赋给本单元格。所以并不是严格的“=”号。

    其实在EXCEL中,赋值和等号并没有明确的区分,比如在IF函数中,我们写IF(A1=A2,"相等","不相等"),这里才是真正的“等号”,用于判断A1和A2是否相等。

    总之不管你有没有晕,我们还是要了解“赋值”和“等于”是不同的概念。

    函数名:每个函数名有特定的功能(如SUM是求和)

    参数:参与计算的数值,可以是数字、字符、单元格、数组…

    小括号/逗号:所有参数都必须写在小括号中,以“,”分隔开。(英文状态)

    $ (美元符):所有函数的好基友, 用来固定引用的单元格。后文详细介绍

    参数:专门花了一页来说EXCEL的参数可以是多种多样的,数字、单元格、文本、数组都可以。(当然每个函数的每个参数是有自己的规则的。比如你可以试试两个文字相加会得到什么结果)

    EXCEL可以引入外部的参数,比如C盘的某个excel可以直接拿E盘另一张表里面的另一些数字作为参数。

    (这里提醒你两点:1.如果你E盘的数据源文件一旦被改名/删除,依赖于它的所有表都有可能挂掉,所以慎用;2.使用时不要手误打开了E盘某些奇怪的文件)

    函数的基本概念讲完了,理论还是要结合实践,才能理解深刻。建议各位在今后遇到表格时回头思考这些概念,尤其是遇到难题时,唯有理清思路才能快速找到方案。

    2.运算类

    四则运算:+ - * /

    求和:=SUM(A1:A10) 表示对A1~A10这些单元格求和

    计数: =COUNT(A1:A10) 表示对A1~A10这些单元格中的非空单元格计数

    排名:=RANK(A1,A$1:A$10) 表示求A1在A1:A10这一数组中的名次

    这里已经用到函数的好基友$千万不要漏掉它

    我们说说为什么美元符号$如此重要

    首先EXCEL的函数是会自动填充的,比如你这样写了公式

    image

    一旦往下拖动,它的求和范围就变成了(B4:D4)

    image

    相应地,如果你往右边拖,效果就是这样,变成了(C3:E3):

    image

    这个就叫做自动填充

    然而有的时候,我们是不希望EXCEL自动填充的,比如我想算排名,第一个人还是在E3:E7里面算

    image

    到了第5个人,他的排名已经是在E7:E11里面计算。也就是他永远是第一名。那么只有两种可能,要么这个人是思聪,要么你算错了。

    image

    没错当然是你算错了,这里我们希望不管怎么拖动,计算每个同学在(E3:E7)中的分数排名

    方法很简单,在3和7前面加上$即可将其固定。也就是写成=RANK(E3,E$3:E$7)

    如果你连列数也想固定,在E前面也加上$吧,也就是写成=RANK(E3,$E$3:$E$7)

    注1:数据多的时候,你可能一下子想不清楚该固定行还是列,哪些该固定,哪些不该固定。这时一定要理清思路,想清楚你到底需要什么!

    注2:光标定位到你需要的参数,按下F4,可以快速在固定行、列四种状态之间切换。

    image

    查询类:

    取最大值/最小值:=MAX(A1:10) =MIN(A1:A10)

    取平均值: =AVERANGE(A1:A10)

    从左边/右边/中间开始取一些数: =LEFT(A1,2) =RIGHT(A1,2) =MID(A1,4,3)

    条件类:

    **IF(A1>A2,1,0) ** 表示如果A1>A2,返回1,否则返回0。

    IF函数也是各种函数的好基友,用于在某些条件下进行计算。

    EXCEL的IF不用写else的,虽然可读性略差,但是功能并没有少,个人认为是很实用的。

    对应的我们也有SUMIF,COUNTIF,即条件求和、条件计数。这里不展开讲了

    格式类:

    转换为年/月/日: =TEXT(A1,“YY-MM-DD)

    保留2位小数: =ROUND(A1 , 2)

    VLOOKUP:

    Vlookup使用范围极广,是初级函数中少见的有四个参数的函数,所以经常被称为菜鸟和新手的分水岭。

    看下图:

    image

    看个实际场景,我们希望匹配到每个学生的学号(你喜欢一个个复制粘贴的话请跳过VLOOKUP函数)。那么我们的写法是这样的:

    image

    第1个参数“要查找的值”

    我们这里任务“姓名”是用来匹配学号的唯一字段(你可以理解为主键),所以第一个参数“要查找的值”是姓名这个单元格A3

    第2个参数“要查找的区域”

    这些学生的姓名-学号匹配信息出现在I:K这三列,所以参数2我们选的是I:K

    注1:VLOOKUP的查找区域时,必须确保第一列就是“要查找的值”出现的列,也就是“姓名”列。

    注2:如果你不是像我这样直接用(I:K)列作为参数,而是比如(I2:K6),请记得加上美元符,写成($I$2:$K$6),否则90%会出错。具体原因请自行思考。

    第3个参数“返回数据在查找区域的第几列数”

    当(I:K)区域的第1列找到了匹配值,比如“李雷”,将该区域的第几列返回过去。这里我们需要的是第3列的“学号”,所以这里输入数字3即可。

    第4个参数“模糊/精确匹配”

    直接写默认的0即可,表示精确匹配到“李雷”两个字才返回。

    如果你已经会用参数“1”,说明你的EXCEL已经相当熟练了。运用它可以实现类似于 switch-case 的效果,详细可以自行百度,这里不展开。

    到这里,EXCEL的基础知识已经讲得差不多了。

    分享总结

    这里介绍到的技巧只是EXCEL冰山一角(好产品就是这样,简单用你能解决简单问题,深入研究发现解决更多问题)

    工作生活中遇到不懂的问题应该怎么处理呢?我的经验是“三板斧”+“一个习惯”

    三板斧

    想:首先一定要想清楚自己的任务目标——希望做什么数据,如何呈现

    拆:尝试将目标拆分成:哪些表格,哪些函数,哪些图表…

    问:拆分出来的问题,90%可以百度到,剩下的请谷歌,谷歌还不能解决,说明你很高阶了,往下看

    一个习惯

    看:逛各大社区、博客,了解EXCEL还能实现哪些功能

    EXCEL技术论坛:http://club.excelhome.net

    知乎EXCEL话题:https://www.zhihu.com/topic/19567930/hot

    不想当程序员的设计师不是好产品经理
    欢迎关注我的微信公众号:浩叔聊产品

    image

    相关文章

      网友评论

        本文标题:想要入门excel?我都给你准备好了

        本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/jubzjftx.html