How to write business letters
如何写工作邮件/信函
在国外工作或者要与国外沟通时，英文邮件是非常常见的书面沟通方式，但是如何能让你的英文邮件更加正式，有礼貌，更加符合英文的表达习惯就显的尤为重要。下面就是英文工作邮件中最常见的各种场景的表达方式。
图片来自网络
1.SALUTATION 英 [ˌsæljuˈteɪʃn] 美 [ˌsæljəˈteʃən] 致敬; 信函中的称呼语
a greeting in words or actions, or the words used at the beginning of a letter or speech
是一种在写工作邮件或者信函时候的问候和称呼语，例如Good morning Dear Sir
The salutation is an important part of a letter. The choice of the right salutation depends on whether you know the person you are writing to and how formal your relationship is.
问候和称呼语是写信中非常重要的一部分，问候和称呼语的选择取决于你是否认识这个人和你们的关系。
Very formal
(for official business letters)
非常正式的称呼语
（对于工作邮件或者信函）
To Whom It May Concern: Use only when you do not know to whom you must address the letter,for example, when writing to an institution
使用这个称呼语的情况下是你不知道你要把这个邮件
给具体的那个人，例如，写给一个机构的
在英文往来信件中，信件中的To whom it may concern
翻译为“至相关负责人”
Dear Sir/Madam,
Use when writing to a position without having a named contact.
使用场景为写给一个具体的人，但是不知道他的名字
Dear Mr Smith,
Use when you have a named male contact.
使用场景你知道具体的名字，且为男士
Dear Ms Smith,
Use when you have a named female contact,do not use the old-fashion Mrs
使用场景为你知道具体人名，且为女士，但是永远不要用Mrs，原因是一种非常老的表达方式，其次是称呼已婚的女士，不太礼貌
Dear Dr Smith,
Use when writing to a named doctor.
使用场景是知道具体人名的医生
Dear Prof Smith,
Use when writing to a named professor.
使用场景是知道具体人名的教授
Dear Xu Li,
Type the whole name when you are unsure of the receipt’s gender.
使用场景是你知道全名但是不确认性别是男性还是女性
Less formal but still professional
(business letters)
稍微正式但还是专业的用语
（工作邮件或者信函）
Dear colleagues/team/all,
Use when writing to a group of people.
使用场景发邮件给一群人时候，例如同事，团队，但是大家都很熟悉的人。
Dear Mary,
Use when writing to a named female.
知道人名的女性，也是比较熟悉，不用加Mr。
Dear John,
Use when writing to a named male.
知道姓名的男性，也是比较熟悉，不用加Ms。
Informal (personal letters)
非正式（私人邮件）
These salutations should be used with people you are closed to ,as they might offend others.
这种称呼语只能使用在家人朋友等非常亲近的人之间，因为可能会冒犯他人。
Hello guys,
Use when writing to a group of people you know very well.
使用场景发送给很多亲近的朋友等，彼此之间交往非常好。
Hi,
Use when writing to one or more people you know very well.
使用场景发送给一个人或者很多亲近的朋友等，彼此之间交往非常好。
There should be a comma after the salutation and a colon after “To Whom II May Concern”.
Comma:英 [ˈkɒmə] 美 [ˈkɑmə] n.逗号
colon英 [ˈkəʊlən] 美 [ˈkoʊlən] n.冒号
在称呼语后要加上逗号或者冒号，但是只有To Whom II May Concern加冒号在后面，其余要加逗号。
For example:
To Whom It May Concern:
Hello guys, Dear Mr Smith,and so on.
No full stop is needed after Mr,Ms,and Dr.
永远不要加句号在称呼语后。
full stop:noun UK /ˌfʊl ˈstɒp/ US /ˌfʊl ˈstɑːp/ 英文的句号
The symbol . used in writing at the end of a sentence or at the end of the short form of a word.
The form Mrs is outdated.Please don’t use it any more.永远不要称呼女士为Mrs，现在不流行使用了。
outdated英 [ˌaʊtˈdeɪtɪd] 美 [aʊtˈdetɪd] adj.过时的，旧式的，落伍的，不流行的
Avoid the exclamation(!) in salutations.
永远不要加感叹号在陈呼语后面。
2.STARTING YOUR LETTER
书写正文
There two ways in which business letters usually start:they make reference to a previous contact,for example,phone conversation,meeting,previous mail correspondence;or they are the first contact with the recipient.
有两种商业信函或者邮件，一种是依据之前已经有过联系，例如，电话沟通再发邮件之前，彼此见过面开过会议，之前的邮件来信回复。
另一种是直接第一次邮件联系收件人关于某件事务。
Making reference to previous contact
依据之前的联系或者沟通
在国外工作，通常会进行电话沟通，即使在电话沟通的很顺利，问题得到解决，或者对方答应某些条件，但是为了避免以后出现争议，会再次发一个正式的邮件，让对方把刚才电话沟通的内容在邮件里回复，留下正式沟通的证明。
I am (we are ）writing regarding…
我/我们正在写关于什么什么事情…
Your inquiry about...
您的询问关于...
应用场景：这是回复对方询问的事情的一种回复方式
Our phone conservation....
我们的电话沟通...
In reply to your request...
回复您的请求...
使用场景：用于回复对方的请求时的常用表达方式
Thank you for contacting us.
谢谢您联系我们。
应用场景：关于一些对我们有帮助的事情，但是我们不知情或者忘记处理了，对方过来打电话或者邮件来提醒。
Contacting the recipient for the first time
第一次联系收件人
I am (we are ) writing to
我/我们正在写关于什么什么
Inform you that...
通知您...
Confirm...
确认某事...
Enquiry about...
询问关于...
I am contacting you for the following reasons.
我联系您有如下原因
I recently heard about.... and would like to...
我最近听说...并且我想知道/了解什么情况或者事情进展。
应用场景：对方没有及时通知，但是及时了解到事情进展情况，想得到一个正式确实。
MAKING A REQUEST
发出请求
We should appreciated it if you would...
我们会非常感谢您如果您能...
I would be grateful if you could....
我们会非常感谢您如果您能...
应用场景：请求对方帮组做某事或者解决问题。
Could you please send me...
请问您能发给我...
应用场景：一份文件，价格单，合同等。
Could you possibly tell us....
请问您或许告诉我...
It would be helpful if you could send us....
如果你能发给我...那是非常有帮助的
GIVING GOOD NEWS
告诉好消息
We are pleased to announce that....
我们非常高兴宣布...
I am glad/delighted to inform you that...
我很高兴通知您...
应用场景：通常是对方的申请通过或者问题得到妥善解决。
GIVING BAD NEWS
告诉坏消息
We regret to inform you that...
我很遗憾通知您...
应用场景：对方的请求申请或者问题没有帮助解决掉或者妥善解决。
I’m afraid that it would not be possible to...
我恐怕那个或许没能...
Unfortunately we are unable to...
很不幸我们不能...
After careful consideration we have decided...
在仔细考虑以后，我们决定...
3.ENDING YOU LETTER
正文完成
Enclosures英 [enk'ləʊʒəz] 美 [enk'loʊʒəz] n. 附件
Please find attached (for emails)
请看附件（邮件）
Offering future assistance
提供进一步的协助
应用场景：怕提供的资料信息等不能一次性解决对方的问题，可能会出现意外情况，还需要进一步沟通解决问题。
If you require more information,please let us know.
如果你想了解更多的信息，请让我知道。
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance.
如果你需要任何进一步的协助，可以随时联系我们。
Referring to future contact
进一步的联系沟通
I am looking forward to hearing from you soon.
我期待很快听到您的消息。
We are looking forward to meeting you on 21 January/in London.
我们期望在1月21号在伦敦相见
We would appreciated your reply at your earliest convenience.
我们会非常感谢您的回复在您最方便的时候。
4.Closing
结束称呼语
The closing salutation must match the opening salutation and the overall tone of the letter.Choose one of the following closing lines depending on the formality of the salutation.
结束称呼语必须与开头称呼语或者整个邮件风格相匹配。可以从以下的结束称呼语选取最合适的。
Very formal非常正式
Your sincerely,
Use when you’re started with Dear Sir/Madam or To Whom It May Concern.
用于开头使用Dear Sir/Madam or To Whom It May Concern 不知道具体人名。
Sincerely yours,
To Whom It May Concern. 用于开头使用 To Whom It May Concern 不知道具体人名。
Respectfully,
To Whom It May Concern.用于开头使用 To Whom It May Concern 不知道具体人名。
Sincerely,
Use when you’ve stared with dear+name.
用于开头使用称呼语 知道具体人名。例如 Dear Mary
Less formal but still professional
稍微正式
Kind regards, / Warm regards,/Regards,
not too formal but businesslike
Informal
非正式
Best, /Hugs,/cheers,
Use with friends and colleagues you fell close to.
用于与你非常亲近的同时和朋友等。
最后加上发件人的英文名字就完成一封漂亮的英文邮件了。
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谢谢您的阅读与支持，还会陆续更新有用的英文知识给大家╮ (. ❛ ᴗ ❛.) ╭
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