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【时间管理】真正提高效率的方法是什么

【时间管理】真正提高效率的方法是什么

作者: 何贰萌 | 来源:发表于2016-03-27 19:25 被阅读271次

    写在前面的话:通过思考方式优化来进行时间管理和提高效率,而不仅用工具…..

    话说我写过不少关于时间管理的小文章,分享的更多是一些工具和方法,从一些细节方面来提升时间利用率和减少不必要浪费的时间。

    然而前两天与领导沟通工作时,领导一句话将我点破【注意,我真的没有在拍马屁!】领导说:真正提高效率的方法,是减少思考的时间。你看的时间如果都浪费在犹豫上,纠结上,那工作怎么可能会高效呢。

    让我们回顾一下我们工作的动作,基本流程就是:想 → 做 → 做完。

    再细化想的动作:WHETHER(这件事是不是必须要做)→ WHY(这样做的想的目的是什么) → WHAT(这件事要达成怎样一个结果,最好是可量化) → HOW(这件事应该怎么做),然后再到最后的做。

    从这个动作可以看到,我之前分享的无论是工作还是方法,其实都是后面【做】的部分。然而,【想】可以分解出4个动作,而【做】只有1个动作。那是不是意味着,在【想】方面有更多可优化可提升空间。

    回到上文,如果我们的决策时间,思考时间可压缩,那是不是更好的提高工作效率。

    而从WHETHER到HOW的4个步骤,其实核心点也是1个:你要达成的目的是什么,你需要解决怎样的问题。

    那我们进一步拆解这个思考的动作:

    动作1:【WHETHER】这件事情是不是一定要做 → 实际含义:这个问题是不是一定要解决。

    TIPS:这时候关注2个点:

    (1)立足点:就是这个问题对谁有影响,无外乎也就是2个:你,或者你所在的团队

    思考方式:这个事情对谁有影响,和谁有关;如果这个事情对你或者你团队有影响,那关注,如果不,扔掉

    (2)四象限法:时间管理中把任务分成4个,紧急而重要,不紧急而重要,紧急但不重要,不紧急不重要

    思考方式:把发生的问题放在4个象限中,给它一个标签,判断这个事情是否要当下做【注意:是当下】,那如果不是当下,是否可以考虑放在稍后的日程。

    *如果就考虑这2个点,那这一步骤的时间估计只需要1分钟

    动作2:【WHY&WHAT】做完这个事情是否可以达成你的目标,达成什么目标

    我们被告知的往往是动作,那我们也要自己心里清楚,这个事情反推的本源是什么。

    所以问题来了:就是你的目标是什么,你的目标具体到什么程度。

    这里比较难举例子说明,但只要放在工作场合中就比较容易明白。

    不过有几个点需要关注:

    1.目标必须量化:量化的原因是:

    (1)进一步明确需求;

    (2)保证你与你的领导期望值一致,不然到时候很容易验收不及格

    2.纵观的看是否有连环效应

    我们都知道事物之间是有关联的,所以需要考虑,你做的这个事情,在达成A目标的同时,会不会产生对其他因素有影响,从而产生连环反应。

    *明确需求是相对容易的,最直接的方法就是问下需求的人。但看是否有连环效应这个比较难,建议是看反应作用的对象,设身处地从他们的角度考虑,是否有其他效应。

    又或者,你可以直接问他们。但你需要有自己的判断和看法。

    动作3:【HOW】用什么方法来解决

    一般工作中方法倒不会特别创新,因为解决的事情都差不多。

    但如果是碰到新CASE,有2个解决办法:

    问有类似经验的人:这样是比较快捷的方法,而且吸收的都是现成的经验;

    用思维导图的方法反向推导:例如写明这个事情的解决点有哪些,一个个列出来,对应的解决方法又是什么等

    和不同的人聊聊

    这次是第一次考虑是思维而不是纯工具/方法的逻辑来聊时间管理,内容可能会比较晦涩,但的确是这样的思考流程和逻辑。

    楼主我也会尝试用这种的方法,慢慢形成和强化这样的思考方式,形成惯性,缩短自己的思考过程,看是否可以起到提升效率的作用。

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