“智能办公”一直以来都不是一个新话题，但真正落地到一家企业的节奏一直比较缓慢。
前不久阿里钉钉在深圳召开了“Hello，New”的秋季战略发布会，会上发布了几款办公智能化产品。
很多行政小伙伴看了以后，想必都会感叹：智能办公时代，真的要来了。
对中国企业来说，智能办公产品将是对办公场景革命性的生态变革，它会让办公更加简单高效，安全人性。
那么，这种智能办公环境将如何改变行政工作呢？
“我们也开始打造智能化办公了”
现在很多企业面对智能办公生态的理解，还仅仅停留在拥有办公室智能硬件上。
比如：
员工说饮水机反复烧开水，那就把饮水机换成智能饮水机……
员工总是下班忘记关办公室电力开关，没问题，那就给空调电灯开关换一个智能控制开关……
会议室管理很糟糕，现在会议室解决方案很多，那就给会议室装一个会议预定系统……
然后就说，“我们公司也开始打造智能化办公室了。”
但仅仅实现单个设备/服务的智能化，是远远不够的，在办公区内，通过人/物/事之间的连接和协同，实现更加高效的工作方式，才是真正的智能办公化。
1
建立办公室的智能中枢
单个设备/服务智能化，而没有一个统一的控制系统，意味着行政的参与管理服务精力只会更多而不会得到本质上的优化，而且目前智能办公解决方案供应商都已经比较成熟，例如：除了文章开头提到的钉钉、极企、控客都选择了通过路由器来实现“办公室总入口“这个角色。
2
实现人与设备，设备与设备之间的连接
一个智能中枢，链接办公室各个孤岛，才是智能办公化的基础。
通过智能中枢的建立，实现人与设备，设备与设备之间的连接，让智能中枢帮助行政无感协同地连接办公室里的任何设备，相互协调、相互协同，才是行政提高效率的重中之重
比如：将办公室的冰箱、打印机、复印机、电灯等等都链接进系统内进行智能管理，还能生成电力消耗、纸张打印数量、故障报修等数据，自动分析提供报告。
3
完成人/事/物的基础互动，拓展空间会更大
智能化办公的基础架构一旦达成，将一个企业内所有的办公设备和人智能连接起来，基于数据形成相互协同，那么无论公司是经验什么业务、是怎样的企业文化、内部流程是怎样的复杂，之后的智能办公加分项都将重新定义企业办公效率，贴合企业个性而运行。
智能化办公不仅给企业效率带来改变，也将对行政工作的产生质的提升。
智能办公将对行政产生什么影响？
◆工作版块减少，工作效率提升
有了智能化产品来取代行政的日常基础事务以后，行政们的工作版块减少，就可以将精力集中到更应该集中的部分，比如更好地打造员工福利、改善办公环境等内容上面，通过凝聚企业员工来促进企业生产力，打造最佳雇主的企业形象。
智能办公时代，行政们的工作效率也会大大提升。传统考勤成本数据统计，一家100到200人之间的企业，一个行政人员每个月要耗费5天的时间成本来做人员考勤统计，但使用了智能化考勤产品后，这个时间可以缩减为1天。
这对企业和行政来说，都是双赢的局面。
◆整体服务质量提高
智能产品的使用将会提升行政的整体服务质量，使行政的服务质量趋于稳定，不会因为人员素养差异而变化。
现在的智能化产品都在努力做到人性化。比如，有些智能前台除了能够设置定时的问候语外，还有一个很有意思的“微笑指数”，如果你连续十天上班打卡的时候都没有微笑，老板就会关注到你的情绪问题。
这样的温度设计也会让员工们觉得很舒心，感受到一个企业的温度。并且，行政能有更多的时间去思考提升服务质量的问题上，而不是把效率浪费在了基础的事务上。
所以，不管是在基础事务还是智能产品暂时无法覆盖的其他行政工作内容，都将明显感受到行政服务质量的提升。
◆把控预算，节约企业成本
对于企业和行政来说，智能办公所带来最显而易见的成效是成本的缩减。根据数据，1家100人规模的企业靠使用智能办公软硬件一年能够节省70万的开支。
智能办公所提倡的无纸化、线上协作、智能前台等一系列概念，都节约了人员成本与采购成本，在使办公变得轻便化的同时，起到了把控预算、节约企业成本的目的。
智能办公时代的到来，行政怎么做？
智能前台等产品的出现会逐渐使一些岗位变得不那么必要，面对这种局面，行政人应该勇于接受挑战，拥抱新变化。做到：
◇转变观念，利用智能产品辅助工作
我们在前面《走进HULU：办公室智能化及未来办公场所趋势 | 知行最前沿》一文中也提过，智能化是个趋势，可以使办公空间使用起来更有效、舒适、便捷，实现以科技依托以人为本的原则。
作为最该想在公司前头的行政人，我们需要顺应发展趋势，转变观念，勇于学习利用新概念产品，利用它来更好地辅助工作，达到提高工作效率、增强员工体验、降低行政成本等多重目的。
◇提升能力，做不可替代人才
在这样新的趋势下，有很多行政人会担心自己被智能设备取代，但我们认为，智能设备取代的是不会善用智能设备的人。
力图突破，提升能力，进阶到更高的层次，这是每一位对行政有职业规划的人都会去做的事。而随着智能办公的越来越普及，相信懂得如何应用智能硬软件，提升办公效率，提高满意度，会成为新时代行政的职场竞争力之一。
最后
每个趋势的到来，都会使社会及社会中的个体受到或多或少的影响。
而行政人想得到正面影响的方法只有一个，那就是拥抱新变化，勇敢接受挑战，关注智能办公，找到我们行政的发力点。
知行也将对办公生态领域保持持续的关注，掉队的行政也该跟上了。
不管怎么说，希望你是无可取代的那一个。
—END—
网友评论