No.14
当有人提议,『我建议今天周会的主题,是如何有效地开周会』时,沉闷的周例会现场立刻活跃起来。我们先来回顾一下:
过去我们是如何开周会的
1. 固定了一个会议开始时间;
2. 所有参加人员顺序发言;
主要是简述上周的主要工作,本周的工作计划,一些重要的信息分享,需要其他部门协作的内容;
3. 老板在过程中发问,最后总结性发言;
4. 没有固定会议结束时间。
最少需要半个小时,普遍需要一个小时,有时会需要一个半小时。
周会开得怎么样
1. 很少有过全部到场的情况;
永远有人请假。『我要去见客户,我在路上信号不好...』,各种原因。当然会有不得不缺席的情况。可是,周会的时间是固定的,是否可以提前安排?会有这么多的不可预计?
2. 几乎没有一次是准时开始的;
周会的前半个小时,微信群里就会发起会议通知。然而直到会议开始后五分钟,现场人员才开始陆续到来;接下来,催大家到场,催异地接入;大概十分钟以后,周会才能正式开始。
3. 会议的气氛是『这样』的:
大多数情况下,会议的气氛是沉闷的。每个人面无表情或是表情严肃,简单的陈述几句后,迅速把时间交给下一位继续;
有些时候,会议的气氛是紧张的。当遇到一些紧急事项或者不理想的状况时,大家默不作声,等待老板的批评;
少数时候,会议的气氛是不愉快的。当遇到意见不统一的时候,大家各持己见,尽力克制却又无法达成共识,甚至无法有效沟通。
4. 大家的反应是『这样』的:
有几次的周会被取消了。或因为时间冲突,或因为其他原因,当群里隐约透露着『今天周会是否可以不开』的消息,立刻会有人表示同意。
5. 会议的结果是『这样』的:
甲:上周的周会说了什么?
乙:我不记得了;
丙:没事,会上没说什么。
******那么,我们还要开周会吗?******
当然。周会是需要开的。只是,我们需要『换个方式开周会』。这个主题,引起了前所未有的热烈的讨论,最终,我们达成这样的共识。
为数不多的调整
就之前的会议方式,我们决定做一些调整:
1. 关于工作简述:
它的本质是『信息分享』。希望它是周报里未包含的新信息,分享者认为对大多数人来说,它是重要的或是有益的;
它的期望是『获得支持』。可以陈述自己遇到的困难和瓶颈,寻求其他成员的支持和帮助。
2. 关于话题讨论:
针对一个或几个疑难问题,进行头脑风暴。在有限的时间里,得出一个解决方案或者思路。
3. 关于会议时长:
会议不超过一个小时。凡是在一个小时内无法结束的话题,可能需要在另外一个专题讨论会上,被讨论,被推进,或是解决。
从周会主持人开始
在过去的时间里,我们做了一个非常有效的调整,就是确定了周会由与会者轮流主持,共同参与。周会主持人顺序按照姓名大写字母排序,如有时间冲突,由主持人私下进行调整。
这次,我们给周会主持人赋予了更重大的使命。
1. 负责人员召集,确保会议准时召开;
如有迟到人员,当天主持人需给其他会议参与者发红包以示『抱歉』,抱歉红包金额=准时到达人数*迟到最大分钟数。
2. 记录关键内容,发放会议记要,跟进重点问题;
记录本周例会需要解决的问题,若本周解决未果,转下任主持人继续跟进。
3. 创造开放平等的沟通氛围,协调会议中出现的问题;
4. 控制会议时长(一个小时),确保高效完成。
主持人的福利
1. 主持人可以不接棒;
本次周会主持人,需要提交周会记录(包括已解决问题,待跟进问题),方才可以把这一棒交给下一周主持人。否则,主持人可以不接棒。
2. 奖励优秀主持人;
会议是否高效,很大程度上取决于主持人的组织能力、控场能力和跟踪能力。优秀的会议主持人,应该被奖励。
关于待跟进问题
我们认为:周会的主要目的是解决问题的,如果旧问题一直不被解决,它就变成了一个问题收集器,而非问题解决器。
于是,我们约定,待跟进的问题,需要确定解决时间。如果是在两周以后解决,由两周以后的主持人负责确认是否如期完成。如果没有完成,那么,本次周会返回到未解决的问题上,而不开始新的议题。
但是我们也清楚,有些问题是很难被解决的。如果没有得到解决,被推进了,也被认为是有效的。最终要花一点时间,去讨论这个始终无法被解决的问题。
关于会议的气氛
我们注意到,会议的气氛总是不够热烈,是因为大家有所顾忌。
太多的时候,我们考虑『对方的承受能力』,努力去说『让对方舒服的』,避免说『对方不高兴的』。我们追求『一团和气』,害怕『吵成一团』。
可是,我们开周会的目的是什么?
不就是为了讨论问题,解决问题,互相启发,共同成长么?
你确定那个明知道你有龋齿还不停的给你糖吃的队友,是真正的『队友』?你确定那个言语犀利直击要害让你不爽却帮你改掉了顽疾的『死对头』,不是真正的『队友』?
我们可以想法设法让对方高兴,可是客户不会;我们如果不给队友挑战让他不爽,客户就会给我们挑战,让我们不爽。
如果过于考虑对方的承受能力,我们就会变成一个脆弱的团队,一个脆弱的团队如何在竞争激励的市场环境种取胜?
So,是时候『换个方式开周会』了。
后记:
今天是『周会改版』的第一次。
1. 史无前例的,在会议开始前,所有人都到齐了;
2. 并非每个人都分享主题,但所有人都参与了话题讨论;
3. 上周会议记录里的两个问题,一个迅速达成了共识,一个被转移到下一次周会,待关键人物到场后讨论;
4. 本次周会提出的一个问题,在直接、认真的讨论中,达成了初步的共识;
5. 会议气氛热烈、不时爆发出欢笑声,用时三十多分钟左右,大家意犹未尽的结束了这场会议。
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