你是否经历过以下场景？

“上周工作进展怎么样了？下午三点开个会给大家说明一下”

“这是会议材料，通知相关人员准备一下，半小时后开会”

“领导一开口说我只讲三点”

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这些话是不是很熟悉？很多人都是在传统的会议中泡大的，传统的会议上要么是领导讲话，要么是大家挨个用ppt汇报（nian）工作。只要开讲超过10分钟，其他参会的人就开始拿出手机各种刷。当会议只是某个人在讲，而无法创造集体价值的时候，各种身心分离的行为是你拦也拦不住的。

那么，身为员工的我们，控制不了会开不开，如何高 (zhun) 效 (shi) 开 (xia) 会 (ban) 呢？

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一、什么时候需要开会？

a)需要将信息共享给大家：比如从上到下的传达重要的决策或事情、鼓舞士气或杀一儆百等

b)需要集思广益共同决策：头脑风暴、讨论解决方案、通过开会完成某项输出、集体决策或者领导决策但需要所有与会人提供足够信息

c)分派任务&听取汇报性分析：部署并督促工作、工作，比如项目kick off会议，项目例会等

二、怎么开会？

先看看别人是怎么开会的？基本上就是下图几个步骤，但是时间上可说不准。

常见会议流程

                                      会议正确的打开方式

1、会前准备

a)明确主题：提前一天告知重大议题，适当征求意见，最好围绕一个主题开展

b)行程计划：合理安排切实可行的会议议程，明确每件事项的讨论时间

c)提前通知：确认无误后提前发出议程，并确保与会人员收到通知

d)不找替身：参会人员一定要是行家或者能做主的

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2、会议中操作

我们来开会是要解决问题的，不是来听你唠叨的。但现实往往是开会从的时候总有人说空话、废话，因此，我为大家提供2种我认为是高效执行会议的方法。

a)群策群力（Work-Out）      适合多人会议

GE前首席执行官杰克·韦尔奇从课堂交流中受到启发，开创了“群策群力”计划。许多500强企业都将之作为主要会议模式。

1）会议开始时，高管或CEO到场提出会议方向，并说明截止时间然后离开；

2）会议主持人（促动师）启发、引导员工进行自由讨论。员工可以把自己的问题列成清单，并对这些问题进行争论；

3）高管在规定时间，再次到场，听取所争论问题及争论结果，当场对每一个问题给予明确答复。

b)世界咖啡（WorldCafe）     适合小团队讨论

华妮塔·布朗（Brown• Juanita）及戴维·伊萨克（Isaacs•David）所提出的一种在轻松的氛围中，透过弹性的小团体讨论，真诚对话，产生团体智能的讨论方式。在讨论中，可以带动同步对话、反思问题、分享共同知识、甚至找到新的行动契机。

1）汇谈之初，分小组选队长，而且每小组都会分配到任务的一个模块（彼此之间不重复）。

2）在首轮汇谈中，小组成员逐一分享自己所负责模块的困惑，随后，大家提出可行性建议。小组内所有模块讨论结束后，第一轮汇谈结束。

3）第二轮汇谈时，组长留在原组，其余成员分布到其他组内，在规定时间内依然只针对一个模块收集大家的建议，不同的是可以先介绍该模块在上一轮收集到的建议，再开展进一步的思想碰撞，小组内所有的模块讨论完毕后，第二轮结束。

4）后面几轮依此类推，到最后一轮时，根据“世界咖啡”的分组规则，恰好可以回到原来的小组，而每位参与者已经和会议室内每一位其他成员都实现过对话，即每一个模块都收集到了全体人员的充分建议（见图表1）。在意见充分收集的基础上，每个模块由其负责人汇总整理，作为该模块最权威的人，还会迸发出一些新的创意。

图表1

除了以上2忠方式外还有一些工具帮助大家提高会议效率，比如：反思研讨七步法、访问学者研讨法、黄纸条、鱼骨刺图、头脑风暴、learningpaths、团队列名、团队共创、六顶思考帽……可自行百度了解

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3、会后执行

不要以为开完会就可以一拍屁股走人，一般的重要会议都有纪要，也不要以为有了会议纪要就万事大吉，会后不落实等于会白开，往往会议过后经常出现“我没听说过这件事啊”、“这事不是我负责啊”之类的问题纠纷。

作为组织方，我们要做好的就是形成可跟踪和指标化的会议纪要。开会确定的事会落实到每个人每件事、到具体时间段。如下图直接拿走不谢！

会议纪要模板

上面关于开会的方法你掌握了吗？Get it，再也不用加班了！

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