你真的会用英文写邮件吗？

作者: 大发美少年 | 来源:发表于2016-07-14 12:23 被阅读870次

任何一个职场人都有用邮件传达通知、表达需求的经历。一份言简意赅，直戳痛点的邮件会使同僚或领导对你的印象加分不少。在我的职场经历中，就有一些人是因为言之有物的邮件而得到提升的机会。

然而在外企，由于面临的工作环境和背景文化的不同，英文邮件的写法和中文邮件的要求并不一样，所以，你真的会用英文写邮件吗？

英文邮件的格式

1、写邮件顺序

加附件：附件是唯一一个不管邮件正文怎么变都不会变的一项内容，而且为了避免写完正文后忘记加附件这种低级错误的出现，为什么不先把附件加上呢？

正文：这部分可能是一份邮件中最重要的一部分，也是最耗时间的一部分，本文将在下一部分中详细介绍如何构思正文写作方法，写完后可以根据构思方法反复修改。

主题：主题是一份邮件被打开前最重要的一部分，一个好的主题直接导致了这份邮件会不会被打开，以及处理这份事情的优先度。这并不代表邮件主题要写的越长越好，相反标题一定要简洁、简洁、再简洁！工作邮件需要的是精准和高效，个性和文采并没有那么重要，复杂信息的精准提炼也是职场必备技能。

收件人/抄送人：将它作为最后一步有两个原因。一是可以避免在邮件编辑时被错误发送出还不完美的邮件。当您检查完各项时，胸有成竹的输入收件方的邮件地址，再点击发送按钮，就可以了无牵挂地等待回信啦~原因二：再编辑完正文后，心中就会勾勒出这件事情谁是主要负责人，谁只需要知道这事情发生了就可以了，把主要负责人的邮件地址放到收件人的位置上，相关责任人放到抄送的位置就可以了，抄送的邮件一般是不会收到回复的。

2、问候

如果收件人很多，或收件人不详时，可以用To whom it may concern

如果收件人很明确，可以用Mr./Miss.+职位/姓名这种基本表达就可以了。

注意：Dear一般是用于非正式场合。虽然发件人可能是想让语气和善些，就像我们常说的：亲~美女~之类的，但是英文真的不需要像中文说话那样那么客气。

我经常收到一堆以Dear开头的邮件，每次我受到这些Dear Christine！Dear All！Dear Manager！之类的开头时我就会想我们真的有那么熟么？（有些是真的熟哈哈）

3、正文

编辑邮件时唯一的原则就是：利他性，提供所有‘他‘需要知道的信息。这一原则往小了说可能只是写封邮件，往大了说可能是职场综合素质的映射。那么一份邮件中应该包含哪些要素呢？

如果是告知型的邮件，比如通知某次会议、宣布竞选结果等，那么新闻记者经常使用的6W Questions即：Who，What，Where，When，Why，How.这六个细节可以为您的写作提供思路，将必要细节伸展开来。

在职场中，最让大家不知所措的就是回复拒绝型的邮件了。比如《欢乐颂》中曾有一个片段，米雪儿因为忙不过来手里的工作而请关雎尔帮忙解决一部分。

如果这个时候你也有一位这样的同事请你帮忙你会怎么回复邮件呢？

我会这样构思我的邮件：

邮件内容结构

内容我会这样写：

Miss Michelle：

I am writing to tell you that your request for adapting the contactwill be processed.

I quite understand that your work scheduel is swamped, and I see you doing all you can achieve excellence. However, my department will have a new project and I have to prepare. If I grant this exception, I know I would be at a predicament as soon as two different matters mixed up.

The project will last several days.whenever the project is loosen, and you still have the same need at that time, I will surelly solve the problem together with you.

Thanks for trusting my abilities. Hope I can help you in the future.

（本邮件纯属杜撰，若有更好的写作方法，欢迎指导！共同学习！）

英文邮件背后的逻辑关系

中文习惯将一个长句子分解成各个小句子，中间用逗号分开，而不是将其中的逻辑关系直接表述出来，所以中文写作中很少见到：此时（While）、后来（afterwards）、此外（further more）这类的逻辑连词。

英文中，不使用连词的文章会被西方读者认为逻辑不清、思维混乱。所以要把读者当傻瓜一样（没有恶意），展现给他们简单的已经再明白不过的逻辑关系。

英文写作中经常犯的错误就是，将一堆以“I”开头的小段话罗列在一起，比如下面这段自我介绍：

Hello teachers，I am a student from XX university. I like reading Marketing books at spare time. I'd like to apply Marketing position.

Please keep me on the stand-by list. I'd like to have better performences.

上面的句子虽然没有语法错误，但读起来总感觉怪怪的，为什么？因为每个句子之间并没有一个很好的逻辑关系。让我们给这篇短文稍作修改。

Hello teachers

I am a student from XX university. I'd like to apply Marketing position because I read a lot books about Marketing at spare time. Please keep me on the stand-by list so I would have better performences.

这样看起来是不是好了一些呢？所以当您写完邮件后不妨查看下能否添加些连词。让连词展现出您强大的逻辑，为您的职场口碑加分吧！

英文邮件中的常用语

（部分整理自网络）