1. 提问
(1)为什么要提问
为什么提问技术是教练过程中的精髓呢?原因有很多。
第一,没有人比员工本人更了解自己。
第二,提问的方式有助于员工接受绩效教练。除去命令或者喋喋不休,绩效教练让员工自己主动去回答、去思考,彼此尊重对方的看法,可以减少员工的抵触情绪,有助于提升回馈、引领的效果。
第三,提问可以促使员工思考,锻炼他们的思维能力,提高其解决问题的主动性,有助于挖掘他们的潜能。
第四,绩效教练提问,让员工自己回答,这样将产生让员工自己信服的答案,进而积极地将想法付诸行动,而不是被动地接受别人直接给出的答案。
第五,通过询问对方,绩效教练会逐渐减少自我意识和掌控答案的欲望,开始真正倾听员工的想法。
(2)有效提问的特点
① 使用开放式问题而非封闭式问题。
开放式问题是以“是什么”或“如何”来开头的,以引导员工进一步思考;而封闭性问题往往是用“是”或“否”来回答,这样将局限员工的想法。
开放式问题分为探询式提问和自我发现性提问。探询式提问着眼于已发生的事实、行为和动机,如“你认为这次订单丢失的原因是什么?”自我发现性问题往往侧重于了解个人的想法和需求,引导他们学会思考和总结,它是着眼于将来的状态,如“要想争取更多的订单,你认为可以采取哪些措施?”
② 避免建议性提问和诱导性提问。
建议性提问是指在提出问题的同时给出了解决问题的建议,如“您不能在采取行动前先征求上司的意见吗?”诱导性提问是指在提问时将辅导对象引入期望的答案中,例如“如何形容您当时的感觉呢?是灰心丧气吗?”这两种方式的提问都会加入主管的想法,影响员工真实的回答。
③ 将“为什么”式提问改为“是什么”式提问。
“为什么”式的提问会引起员工的反感,而“是什么”式的提问则更能得到真实有效的反馈。
④ 要问的五种问题。
资料性问题:目的是掌握对方的情况或者了解事情的实况。这种问题不要问太多,因为过去不重要。
信念性问题:目的是了解对方的信念、价值观、性格、心态和行为模式。
启发性问题:目的是开阔员工思路,激发员工思考热情,探索解决方案,引导其看到目标和可能性。
挑战性问题:目的是使员工明确面对未来发生的事情或未知的结果应该怎么做。
计划性问题:目的是让对方将方案转化为实际行动,协助对方清晰自己的计划,并在规定的时间内完成计划。
⑤ 多问几个追问式问题,如“还有呢”,引导员工找出更多的方案。
⑥ 所提问题需有关联性,不能杂乱无章,避免搅乱员工的思维。
⑦ 问题要简洁明了,言辞宽和。
2. 倾听
(1)为什么要倾听
主管在与员工沟通时,倾听才是最重要的。
第一,倾听能够使主管了解员工当下的情况;
第二,倾听可以使主管听到员工话语背后的动机或者隐含的深层含义;
第三,倾听可以拉近主管与员工的距离,使员工感到被尊重。
(2)有效倾听的技巧
① 倾听时要把员工当做有能力并且能够自己解决难题的人,怀着这种信念去倾听的结果是员工自己解决好问题,并继续工作。
② 倾听时要求超越于细节之上,否则可能会困在细节当中,不从全局把握事件。主管要时刻提醒自己关注的最终目标,引领员工朝着目标前进,而不要被不重要的细节束缚住脚步。
③ 抛开个人情感和个人目的去倾听,要听取原本的事实。
④ 避免选择性倾听。在倾听前,主管可能已经在头脑中形成一定的期望和预测,这样在倾听过程中可能会只听符合自己预期的话语,从而产生错误导向,影响主管下一步的正确引导。
⑤ 可以通过“……你是这样做的吗?”来和员工确认你听到的是否是事实。
⑥通过“现在你是……这种情绪状态吧?”来辨别此时员工的情绪是怎样的。
⑦通过“你的看法是……”“你真正想要的是……对不对?”来给对方反馈。
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