上周五,公司接到一个任务,协会通知公司参加一个行业论坛,并准备8分钟的演讲。
老王接到通知,很是焦虑。
他把任务分发给助理小刘。
我们经常会需要对外呈现关于公司介绍、企业介绍、产品介绍这一类的需求。
客户和你沟通的时候,经常会问一句话:你们公司有什么优势?
以上这些,会关系到公司的公众形象、品牌形象、专业印象。我们统统把比如说找到销售机会的销售提案、介绍产品或公司的特点特色的产品发布会、招商会、行业论坛等等这些统称为“对外汇报”的关键时刻。
那么,在遇到这一类机会的对外汇报时,我们究竟应该怎么做会收获预期的效果呢?
今天这堂课,我们就来讲讲对外汇报的小妙招。
张萍
易效能旗下精品课程《PPT营销力》《PPT演讲力》讲师。
微软MOS PPT官方认证满分获得者。
7年来,在国内北上广深等十余城市,以及受邀到墨尔本、悉尼、温哥华、多伦多授课70余场,学员数万人,遍布腾讯、阿里等知名企业。
曾任上市公司海外销售经理,具有非常丰富的PPT演讲实战经验。
入选“当当第八届影响力作家”,已出版《PPT演讲力》一书。

这本书是Sophie老师《PPT演讲力》的应用实战版,将《PPT演讲力》里面介绍的“大树法则”,具体落实到了7个高频的关键演讲场景中。全书从主题、逻辑、故事、影响力、信念五个维度,针对求职面试、竞聘竞选演讲、销售演示、工作汇报、高管发言、教学培训、直播带货等7个高频演讲场景,手把手指导读者为演讲做好充分准备。 本书适合需要做面试演讲、工作汇报、销售演示的公司白领,需要做论文答辩、竞聘演讲的研究人员、学生,需要做教学培训、直播带货的培训师和主播参考阅读。每一次演讲都是人生的高光时刻。
台上一分钟,台上十年功。光说不练嘴把式,光练不说傻把式。能说能练好把式。不会营销自己的人,不会销售好产品。
苹果系列电子产品之所以可以逆袭,这是苹果创始人乔布斯的一个成功的演讲高手。
《关键演讲》这本书,讲出了演讲关键。
比如说,如何讲好销售提案、产品发布会、招商会?
第一原则:利他,从“专业模式”切换到“小白模式”,讲观众熟悉的内容
R:
越是专家、专业人士,越是会出现“知识诅咒”,就是你会以为别人也知道你自己知道的知识,你就会很难站在没掌握这个知识的他人的角度去思考、演讲。比如在IT技术分享时,不经意提到负载均衡、水平扩容;在运营经验总结时,嘴里时不时蹦出UV、PV、RV;医生在做健康科普时,讲生理性白细胞偏低、带状疱疹神经痛……结果往往是观众一脸疑惑,出现“大型迷惑现场”。针对这个问题,我们可以用以下几个方法来解决。
(1)旧知换新知
这个方法是指,演讲中一旦出现专业术语,就要加上“换句话说”或者“通俗地讲”,用观众已知的、熟悉的知识去解释未知的、陌生的知识(类比)。两者越相近、越有联系,陌生的知识就越容易被理解和记忆。
比如,为什么乔布斯介绍第一款iPhone的时候,不直接说“智能手机”,而是说“一个大屏iPod+一个手机+一个上网浏览器”?因为当时除了他自己和团队,估计没几个人知道什么叫“智能手机”。
再比如,张文宏医生用类比帮助观众理解普通感冒和流行性感冒的区别:“流感的全称是流行性感冒,那流行性感冒和感冒是‘一家人’吗?那猫和老虎是‘一家人’吗?……如果我告诉你流行性感冒是老虎,那你说感冒是什么呢?我告诉你,感冒连兔子都不是,它可能是小爬虫,也可能是苍蝇。”
还有,我的老公Peter在世界人工智能大会上的演讲,他用类比帮助观众理解传感技术:“人从外界获取信息必须借助于感觉器官,比如视觉器官、听觉器官、触觉器官等,但机器没有感觉器官,所以机器必须要借助传感器,传感器就是所有智能设备的感觉器官,它能获取外界信息、解析周边环境并作出相应反应。比如光敏传感器就是机器的视觉器官;声敏传感器就是机器的听觉器官;压敏、温敏、流体传感器就是机器的触觉器官等。”
在做专业演讲时,我们千万不要故弄玄虚、显得高明。比如公司的介绍如果是:专注研发商用智能,投放于餐饮垂直领域,为商家搭建互联网经营场景,提供大数据挖掘和分析、信息运营支撑和服务。那么观众会看得云里雾里,其实用一句话介绍就是:让点餐买单就像逛淘宝一样简单方便的App。

在我们上面的案例中,老王要完成这次8分钟的对外汇报的演讲与呈现,他应该怎样做才能取得最好的效果呢?
我们不妨回忆一下,我们最近对外汇报的一次场景。或者你最近看过的一次其他人在公众场合对外汇报的场景。
如果可以的话,请把时间、地点、场合,以及你或者他人的表现详细回顾出来。再想一想,我们在这次对外汇报中,有哪些地方做的好?有哪些地方还可以再改进?在学习这个片段后,我们又可以如何去重新提炼我们的对外汇报演讲?
对外汇报,公众汇报,是我们在泛工作场域中最常见的一种汇报方式。
在展开公众汇报的时候,我们需要理解,它和对内汇报有什么不同?
我们的目的是什么?
我们要向哪些人展开公众汇报?
我们希望在这次公众汇报中,传达给别人什么信息?
所以,在完成对外汇报、公众汇报的时候,我们一定要转换视角,要去分析是谁,在什么场合,为什么要完成这次汇报。
一次精心设计的对外汇报,需要这样做:
1、 转换视角。谁讲?讲给谁听?谁会听?你希望谁会听?如果你是他,他最想听什么?
2、 设计内容。讲什么?重点讲什么?什么是对方最关心的?什么是对方最关心你不太好讲但是又刚好可以符合他的要求的?
3、 了解受众。他的背景是怎样的?他的真实需求是怎样的?他真的是你的客户或者潜在客户吗?他是否是真实的关键人?
4、 考虑目标。我们这次对外汇报的目标有哪些?重点目标是什么?
5、 提前预演。根据对外汇报的分析,提前预演,不断完善。
下面这个案例你肯定不陌生,如果你所在行业需要拓展市场、提升企业品牌影响力、打造品牌形象时,那么,参加行业研讨会是一个非常好的机会。
假定下周,你需要代表公司参加一次行业研讨会,这次研讨会,参加的同行有三家公司,同时还会有在线直播,请为这次行业研讨会设计你的对外汇报方案,并在完成对外汇报方案后,完成800字的讲稿和PPT。
想一想,如果你的对外汇报根据我们学习的五个步骤展开准备,结果会怎样?总而言之,对外汇报需要精心设计。
最理想的状态,是下面这种,通过你的对外汇报,你收到了高度好评,然后,吸引了一大波客户前来公司考察。
这个时候,你如何设计和迭代你的业务介绍和客户接待时的对外汇报呢?
业务介绍和客户接待时的汇报
第二原则:用两步证明法凸显产品和服务差异化优势
R:
凸显产品和服务差异化优势的两步证明法
没有对比,就没有选择。两步证明法就是把解决方案分成两个部分,在两个部分中间,转折(跟同行对比)或者递进(跟自己对比),完成一次自我辩论,证明“我”就是解决这个问题的最佳人选。
跟同行对比:第一部分,先讲这是行业通行的、大家都在用的解决方案,然后转折,“大家都做得非常好,但是还不够”;第二部分,再讲你的独特优势。
跟自己对比:第一部分,先讲你们之前的解决方案,然后递进,“我们又往前走了一步”;第二部分,再讲你们现在的增值服务、定制化服务。
举例
1. 跟同行对比
(需求)企业PPT应用最头痛的就是没有统一、规范的版式,就像一锅乱炖。员工拿不出一份专业的PPT,就会让公司品牌形象大打折扣。(第一部分)我们的同行可以为您量身定制PPT模板。(第二部分)除此之外,我们还可以为您提供两项额外增值服务:第一,提供模板使用方法视频教程+3次设计师直播答疑和实操指导(1小时/次,线上),让您团队中的每个人都可以轻松高效制作出专业PPT;第二,定制品牌元素包+专属行业图片库,节约员工素材搜索工时,防止员工随意下载素材导致版权纠纷。
2. 跟自己对比
(雷军介绍小米无线充电器)(第一部分)我们之前的座充只能竖着充,很多米粉说,需要横着手机看视频的时候就特别麻烦。(第二部分)怎么解决竖着充电的问题呢?我们工程师在这款产品上放了两个线圈,不论手机是横着还是竖着,都有对应线路。这个创新看上去很简单,但我们为了提升体验,不惜加大成本。

我们在工作中,最常见的对外汇报就是接待客户时对产品或者公司进行说明。
客户前来考察,有几个目的,其一是看看公司规模,其次是看看公司和产品特色。因此,如何在短短几十分钟接待活动中,用几分钟的时间完成一次精彩的对外汇报,是职场人士必须学习和掌握的技能。
有目的性的对外汇报,需要满足三个特点:
1、 强势介绍公司特点。
2、 明确阐述公司优势。
3、 打动客户。
这三个步骤看起来非常简单,但是它需要精心设计。
商业合作的基础是,有什么是你公司独一无二而其他公司不具备的,也即是“我为什么选你而不选别人”。因此,强势介绍公司特点,非常重要。试想,如果你自己都对公司没有了如指掌,和有高强度的信心和自信心,又如何能打动客户呢?
所以,尽管我们知道客户愿意来访公司,给你这次对外汇报的机会,但是如果没有精心准备,搞砸客户来访的对外汇报机会,也会导致业务失败。
成熟的公司会不断打磨自己公司的介绍。我有一个朋友王明,他是一家行业百强企业的营销总监,他有一个好习惯,就是在之前公司的多次接待中,都会要求公司同事必须掌握对外汇报技巧,在客户来访时,能在3-5分钟内完成一次精彩的对外汇报,为公司获得加分。
他跟我们闲聊的时候,说:只有精心设计的这样的对外汇报设计,才有脱颖而出的机会。具体的做法有:
1、突出优势。
2、同行对比。
3、历史比对。
4、展望未来。
根据王明的案例,老刘给自己的业务团队进行了一次测试评估,他的评估表设计如下:
《XX公司对外汇报介绍公司准备度测试量表》
以下问题,请按非常不符合到非常符合给自己进行打分。非常不符合打0分,非常符合打5分。
1、每次客户来访,我都会精心准备。
2、对竞争对手和我们公司的优劣势,我非常清楚。
3、公司过去的业绩我会详细分析。
4、对过去存在的问题我会准备解决方案。
5、客户存在的疑虑和问题我都已经有所准备。

最近老刘又在准备对业务团队的外对汇报工作提出新的要求:
客户B公司是公司的客户,李新和赵小云是公司员工。请为公司对B公司的接待,参考以上方法设计一个完整剧本,剧本中要求提交完备的对客户汇报的方案和PPT。
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