如何通过思维导图有效提高工作效率

课程时间：2016年6月16日20:00

主办方：职场充电宝

主题是：如何通过思维导图有效提高工作效率

主讲人：@阿何

---

图1：手绘思维导图 图2：电脑制作的思维导图

1、思维导图基础知识

1.1常见思维导图绘制工具

纸笔手绘：

只需要纸笔即可。（优点证明自己会画画！缺点效率慢、不利于修改）

电脑软件：比较推荐Xmind、百度脑图、Mindjet、ithoughts

苹果电脑：Mindnode官网（苹果版本）：http://mindnode.com

Windows电脑：Xmind 下载地址http://www.xmindchina.net

在线：百度脑图http://naotu.baidu.com

安卓手机：Mindjet、Bizmind

苹果手机：Mindly、Mindjet、imindmap、ithoughts

1.2思维导图的基本画法

图3：思维导图分布

最基本的操作：

a、增加下级主题：Tab键

b、增加同级主题：Enter键

c、修改主题信息：点击后直接敲字输入，或者双击修改

d、更改主题上下级：鼠标右键

2、哪些工作场合适合用思维导图

为什么我们需要思维导图？是因为我们大脑接受信息都是结构化的，而在文字表达中常常是线性表达。举例：

职场充电宝创办于2015年12月，到现在是国内最大的微课学习平台，覆盖近百万用户。职场充电宝的服务包括优质图文教程、免费微课和收费训练营3种。其中免费微课，一周举办3-5次，涵盖了office软件、时间管理、思维导图、职场穿衣搭配等主题，到现在已经举办了64期，超过30万人在职场充电宝听过课。

我们不难发现这段文字虽然不长，但蕴含的信息量还是很大的，在快速看完之后，我们能记住多少核心信息？我们好像了解一些信息，但是对整体还是缺乏认知的。

但是我们用一张图看一下：

图4:例子

这张图用结构来介绍上面这段文字，分成基本情况和服务内容两部分看两遍就会对上面的文字有了深刻的印象。为什么同样的信息，图片会比文字表达的更好呢？是因为用图片很好的把信息以结构化的形式表现出来，更符合信息原来的规律和我们人类千百年来获取信息的思维习惯。

而我们每天工作主要就是跟信息打交道，处理信息、传达信息、整合信息，而思维导图在信息的存储转达上是有优点的。主要在以下三个方面有优势：

2.1写PPT、写工作材料

我们在写东西的时候，写着写着就不下去了，写到后面前面的东西就忘了，后面写的与前面的矛盾，赶回去修改前面的东西，发现后面又有新东西矛盾了...结果写的时间没有纠结和修改的时间长，为什么会出现上面的情况？是因为我们没有对要写的东西进行全盘的思考。

2.2活动组织

又比如说活动组织，会议、旅行..组织这类活动是很烦的，要考虑的事项非常多，住宿、餐饮、人员、车辆、时间、场地、效果、天气、社会安全、人身安全、嘉宾体验等等。这种活动组织往往需要全盘考虑，而凡是需要全盘考虑的事情，用思维导图往往可以事半功倍。

2.3信息的传达

所谓信息的传达，在企业中跟同事和老板进行交流汇报，应用思维导图可以把信息应用的更清晰，更直观。

3、利用思维导图拆分复杂任务，提高工作效率

我们了解了思维导图在工作中适合的场合，接下来正式进入实操环节。前面讲到了思维导图只是把想法转化成图形的一个过程，核心不是画，核心是思考，不论是用纸笔还是软件，画是很简单的，隐藏的是我们对信息的整合处理的过程。

我们应用思维导图，就需要提高自己对于信息的整合处理能力。不管将思维导图用到哪个场合，核心是锻炼我们下面几个能力：

a、总结归纳能力

总结归纳能力，就是能用几个词语、一句话把一段话，甚至一篇文章的核心信息归纳出来的能力。

还是上面的例子，一句话就是职场充电宝的介绍。

思维导图的作用不是帮助我们掌握一大段信息的全部细节（事实上它也做不到），思维导图的作用是掌握整体掌握结构，而不是掌握细节。而我们画思维导图的每个主题，每个节点一定不是一段话，而是简单的一个词一句话，这个依靠的就是我们总结归纳的能力。

如何提高自己的总结归纳能力呢？

可以通过循序渐进训练法：一句话用词语总结；一段话用一句话总结；一篇文章用几句话总结；

b、抽象分类能力

就是将信息分门别类进行整理的能力。不断进行多维度的总结归纳，自然而然就能做好分类整理了！！

还是上面的例子，结合思维导图可以发现将文字进行了分类，基本情况和服务内容。

c、信息合并能力

当关于某一个主题，有大量信息点的时候，求同存异，将相同的信息点合并，不同的信息点变成不同分类或者不同的主题。

通过上诉的三种核心能力，我们就可以将思维导图应用到日常的工作生活中去。下面会具体通过组织一次大型会议的列子，来看看思维导图是如何应用的。

试想我们要安排一次大型会议，我们知道这样的会议需要注意的地方非常多，以前我们喜欢用文档进行记录，这样很难对整个会议由整体认知，没有整体认知组织活动一定会丢三落四，会有疏忽，而自己没有整体认知更是很难跟别人讲清楚。

组织一次会议，我们想一次把细节都想到，但这是不现实的，我们总是会先想到一些点，在想到一些点，再做调整。如果用文档就没有用思维导图这么直观。

一开始，不用求全、求完整、求细节，想到什么就画什么。比如最开始想到了时间、地点、餐饮、娱乐、设备这几点，就在思维导图中画出来。

图5：第一次进行思维导图

所有大型的会议，都不是一个人搞定的，而是一个团队负责，就可以把每个部分分配给相应的同事，这样每位同事思考调研后就会给你反馈，每一个节点包含的内容。我们接下来就可以在原来的图上对每个部分进行细化，变成如下的样子。

图6：第二次进行细化

每个节点进行细化。有了这样一张图，相比word，对整个活动的情况要了解更有整体认知，整个活动有哪些要点，每个要点是什么情况。除此整个团队根据这个图，有了对整个活动的整体认知，自然就会想到更多东西。通过原来这张图讨论，很容易就发现还有很多细节需要注意，这样我们就可以增加注意点分支。

图7：增加注意点

后面还会跟老板汇报，跟场地落实，每次都会增加一些内容，删去一些内容，随着这个修改，图就会越来越完善。再通过上面的三种的技能，相同的进行合并，不同的画成不同的节点和主题，最后就会做出一张关于这次会议组织非常全面且清晰的图，用这张图指导你的会务组织工作，就能做到对整个会议的结构和全局是了如指掌，包括自己安排也能做的井井有条，跟领导汇报也是一张图就能把问题说清楚。

用思维导图组织会议，完善自己的思考，好处有以下两点：1让自己是整体思维，不至于丢三落四，遗漏细节。2增加节点、删除节点，比用文字修改效率要高很多。

如何避免疏漏呢？有以下几种方法可以将你的导图趋于完善，更具有指导作用。

方法1：思维导图头脑风暴法

每个不同分工的人，首先都负责自己部分的思维导图，然后上交给组织者，组织者将全部信息填入自己的主框架，同时补充各个节点，将全部内容展现在同一张表上。

第二轮头脑风暴叫交叉画，让其他分工的同事进行交叉画，每个人的思考方式不同，可以非常好的进行同一个信息点，新的补充。一般来说，这样的过程重复两三回，就比较完善了。

方法2：反问法

假设前面我们画出的几个版本的思维导图，我们要针对思维导图任何一个主题和节点，进行反问和设问。

图8：针对注意点部分进行反问

假设某一个节点发生变化要如何处理，比如之前我们增加的注意点，比如说嘉宾接送，我们可以问以下几个问题：1几个嘉宾，分别如何接送？2如果嘉宾来不了、迟到了怎么办？3接送嘉宾的人不够，车不够又怎么办？4这些嘉宾对接送有没有什么特别的要求？

每一个节点都多问几个问题，将答案补充进核心思维导图，就会发现对全局和细节也越来越完善。

方法3：搜索引擎法

紧密结合头脑风暴法和反问法，我们可以用百度，微软等搜索引擎，来帮助完善针对任何事物画的思维导图。比如组织会务为例可以搜索：

组织会务需要注意什么？

组织会务哪些方面容易出问题？

典型的会务组织流程？

为什么要这样子搜索呢？除非特别高精尖，否则你思考的问题在互联网上都有人思考过且给出答案了。那么用这种方式搜索，在网络上会发现很多针对会务组织的经验，心得、注意事项，以及高手给的解决方案，我们看这些东西，还可以将其整合到思维导图中去。

到最后就会发现，从一个点扩散，通过头脑风暴、反问、搜索引擎这种方法，一定会制定出一个完善的有操作意义的执行方案。同时用这种方法，指导实际的活动组织和管理，会比单纯用脑子想，或者单纯用Word文档写出来，要好很多。

为什么思维导图可以帮助我们把一个很难得问题解决的很好，提高效率呢？因为思维导图让我们有全盘的认知，将每个复杂的任务进行拆分，变成很多个简单的任务。用类似的方法和道理，还可以帮助我们写工作总结，会议资料，写PPT等等。

比如说写半年的工作报告，想到什么先画一张草图，无论是团队讨论还是自己思考，首先都需要把全盘认知和结构搭建起来，再来写这个半年报告，你会发现，不会出现后面没有思路，或者前后矛盾的情况，因为整个信息结构在写之前你已经架构好了。这种思路化难为易，将复杂任务拆分为多个简单任务，不断拆分不断细化。

思维导图是针对全盘结构非常有用的工具，很多时候都会让我们事半功倍，平时多积累多学习，加油吧！

(｡･∀･)ﾉﾞ嗨，这是我的微课笔记，我是行走的赵小兔。

希望对你有帮助，让我们一起成为更好的自己。