李丽因有事出门学习了一个月，恰逢科室等级评审会议召开，虽然李丽不在家，会议还是如期召开了。
李丽回科以后询问会议召开情况，大家的回应却让人大跌眼镜：
“会议很重要，可是虎头蛇尾。”
“会议目的我没理清楚。”
为什么重要的会议却虎头蛇尾，目的不清晰？
又要进行一月一度的医疗质量与安全会，如何避免如上问题，把会议开得高效？李丽在科内及院内调查的基础上，重新设计了整个会议的组织。
所谓会议，是在一个组织里为达成目的而采取的手段之一。
1、根据目的准备会议，以成果输出为导向。
1）确定会议目的
将所有会议分成三种类型，各种会议的召开目的就会渐渐浮现。趁此时审视所有的会议，再商量讨论一下目的不明确的会议。
按照获取信息及信息传递的方向，会议分成三种类型：
上意下达型：信息从上而下，用于上司向下属进行传达及解说想法、指令等。
自下而上型：信息从下而上，用于下属向上司汇报工作进展，报告市场现状等。
全员参与型：信息共享，用于解决问题、交换意见。
①对必要的会议，以及回想得起来的会议进行盘点。
“星期1-5的晨会”、“星期四的例会”、“一个月召开一次的科内护理会议”、“临时会议”、“应对投诉索赔的会议”、“质安会”等诸如此类的会议做个列表。
②按照上面提到的三种类型的会议制作表格，决定有无必要开会。
将列出的全部会议逐一填写到这个分类表格内。
某科室2016年9月会议表格：
比如，“星期四的例会”，既有护士长进行指示命令，也有护士进行报告，还有对近期不良事件的整改讨论，包含了三种类型的活动，那么，你就在“上意下达”栏里写上“星期四的例会（时常进行指示命令），在“自下而上”一栏里写上“星期四的例会（组长汇报）”。在“全员参与”一栏里写上“星期四的例会（分组讨论）”。
这个过程中，会出现既不是类型1，也不是类型2，也不是类型3的会议吗？如果遇到这种会议，就很可能是目的不明确、“习惯性召开”的会议。这种会议是否真的有必要召开，就需要大家一起讨论决定了。
比方说，不论是“星期一的早会”，还是“一个月召开一次的科内例会”都上报同样的报告。这时候，你也许应该在两者中选择其一废止。如果全员参与型的会议一次都没有召开过的话，就有必要安排这样的机会，让下属们发挥主观能动性，彼此交换意见。当然，未必要以会议的形式，这种形式是无关紧要的。
2）根据会议目的进行会议准备
会议名称：
会议类型：
会议场地及坐席人员安排：
会议设备及工具准备：
会议主持人：
会议流程：
举个例子：
会议名称：科室质安会
会议类型：自上而下型+全员参与型
会议场地及坐席安排：U型座椅安排、门急诊医护人员
会议设备及工具、人员准备：笔记本与纸、茶水、拍照
会议主持人：护士长
会议流程：
1）�主任护士长传达医院、科室自查质控情况（15min）；
2）医生、各组长汇报科室医护质控该月情况（30min）；
3）确认其他人有无补充（10min）；
4）主任、护士长反馈答复（20min）；
5）中间休息（5min）；
6）相关职能科室答复相关问题（30min），
7）院领导总结发言（15min），
8）总结汇总制定可行性方案（10min）。
2.形式灵活，在汇报及讨论上注意语言的组织。
1）形式灵活，15分钟会议解决多个问题。
目的：帮助实习同学更快熟悉导诊流程，能够应对导诊过程中出现的问题。
会议名称：门诊部实习同学（导诊）例会（15分钟）
会议类型：自上而下型+自下而上型+全员参与型
会议场地及坐席安排：门诊大厅导诊台边
会议设备及工具准备：纸、笔
会议主持人：护士长
会议流程：
答疑（10min）
实习同学提问：没有外伤腿痛怎么导诊？放射科病人要求退费怎么办？疼痛科在哪里？等等。
护士长：区分股骨头坏死还是痛风？从疼痛部位、用药史、疼痛性质上区别。前者看骨外、后者看内分泌科。放射科病人退费的流程......。
总结：提问情况汇总及上周实习同学表现（5min）。
2）会议语言的组织
会议语言是会议的血肉，如果不注意引导，很容易变成情绪宣泄或者繁琐的形式汇报，达不到高效会议的目的。
十六字方针：陈述事实、表达感受、提出建议、寻求支持。
举个例子：
会议名称：门诊部护理质控员会议
会议类型：自上而下型+自下而上型+全员参与型
会议场地及坐席安排：门诊部办公室
会议设备及工具准备：纸笔、质控整改通知书
会议主持人：护士长
流程：
1、护士长传达质控整改通知书（5min）：备用药管理
2、分析目前门诊部各科关于备用药及质控质量上现状（10mim）
3、各质控护士讨论各部门备用药质控问题及改进建议（10min）
4、护士长汇总各部门建议（5min）
在2,3,4环节会议语言的组织上，基本按十六字方针：陈述事实、表达感受、提出建议、寻求支持。
陈述事实：备用药在科室使用情况
感受：备用药管理有必要，但在基数上要认真梳理。
提出建议：减少可以不备用的，先做好基数的建立。
寻求支持：与病房护士长和医生沟通。
为了更好的帮助大家运用这种表达方式，护士长举了一个关于某门诊科室降低抢救车管理缺陷率的PDCA推进过程中分析原因中出现的问题。
原因分析中提到没有责任心、核心制度未落实等。
最后护士长现场查检时发现是该科医生有个习惯老是习惯动抢救车。
护士长表达了关于对PDCA推进中某些科室这种形式化的作法和思路的不认同。
建议大家所以在原因分析上注意多问为什么，不要老是大而空的原因。
在支持上鼓励大家多与病房或者医生沟通，并在网上学习PDCA的课件。有疑问时也可来找自己，自己尽量在方法上给大家提供力所能及的支持。
3）会议总结：回顾庆贺（2-5min）
作为主持人，在会议结束时有个非常重要的环节，那就是对整个会议总结。便于大家对会议内容更好理解，更重要的是提升参会人员信心，提高大家执行力。简单地说：赋能。
回顾庆贺：二次学习，增加参会人员价值观
举个例子：提高某科室仪器设备管理的完好性首次会议
回顾：做、学、行、支持。
ØDone：分析现状：仪器设备不明原因损害、使用后未归位或者整理等。
ØLearn：原来仪器设备不明原因损害与高温天气部分人员未及时收下车有关
ØAct：马上落实仪器设备的表格梳理、交班登记（一月内）
ØSupport：会议过后，会给到什么支持，发微信，3个月后续督查。
庆贺：贡献呈现祝福
目的：看到与会者是有能量的，确立同盟关系
流程：：
1）参会者对会议目的所作贡献
2）这个贡献中，呈现出了参会者什么优秀品质
3）对将来的祝福
例：非常感谢大家的合作，正是由于大家对问题......,在这个过程中呈现出来的善于动脑筋、勤于观察，看到你们的优秀品质：勇于承担责任，积极改进，这种.....会更好支持实现今天会议的目的，在以前或者别人不敢尝试的地方成功推行。相信大家会按照计划一步步发挥作用，也祝福大家。。。
3、会议后的整理总结及推行（成果输出部分）
1）会议记录整理
2）会议中需改进事项分类
比如科内需督查改进事项：输液单的加药人和穿刺人签字不能代签等；
协调：输液冲管的规范等；
请示：120电话故障的应急流程、某救护车的坐椅改造等；
与此同时，不良事件汇报与PDCA循环同步跟进。
3）改进事项进入时间安排
4）行动改进（成果输出的最重要一步）
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