HR的小资生活之20——尽责的行政主管

作者: 泉水_544e | 来源:发表于2017-12-25 13:33 被阅读44次

    这是她的第一份正式的工作。可能在她之前的生活中,她已经担当过许多。然则,这仍然是她毕业后正式的第一份工作。

    从毕业来到公司,这个小姑娘已经从一名应届的毕业生成长为公司的行政主管。

    她有诸多的优点,也有诸多的缺点。

    但是她在自己的人轨迹上,稳定地成长。

    每一天,每一时,每一点,成长。

    在深圳冬天的暖风中,她摇曳着,以ZG特有的风貌,在严寒中茁壮地成长。

    上午,她和小伙伴们策划圣诞节的活动,文案越写越好。

    中午,她为小伙伴们的中餐而与供应商耐心沟通。

    我站在旁边静听。看她努力的模样,心中有吾家有女终长成的感慨与骄傲。

    其实真的只是好小好小的一件行政事务。

    公司自2017年开始解决员工中餐用餐的问题,目的有多重,首先,是想解决员工的生活问题。毕竟年轻小伙子们多,而且中午都不带饭菜,在外面自行用餐,一到中午用餐时间,大家就在发愁,今天吃什么呢?还有小姑娘们,勤快点的,自己带饭,然后,微波炉加热。但是微波炉的危害大家日渐悉知。因此,为了员工健康,同时也为了更好地促进员工感情,所以,行政部2017年的一个工作改良就是解决员工中餐。

    好了,课题来了,怎样达到目标?

    亲爱的小伙伴很负责任。

    她的行动文案迅速展开。

    首先,罗列公司周边的餐饮店名单。

    然后,列出拜访顺序并展开拜访。

    第三,确定意向合作餐厅。

    第四,价格谈判。

    第五,确认菜单。

    第六,确认沟通机制。

    第七,洽 谈合作协议并签 定。

    第八,试行观察一周。

    第九,定期沟通,及时反馈员工意见。

    在很小的一件行政事务中,她用了大量的心血,目的只有一个,尽力完成公司交付的任务,让全体员工吃上合心意的价格合适的热饭热菜。她是一个尽职尽责的行政主管。也是我们全体同事学习的好榜样。也是我们的最贴心的小管家!

    让我们为她点一百个赞!

    让我们给她打CALL!

    记得以前学习过九段秘书(以下节选自:http://blog.sina.com.cn/s/blog_9dcdb98e01011fcu.html)

    一个总经理要秘书安排会议,总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,想要的结果是什么呢?针对同一个会议,一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。

    一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。我所遇到的很多刚入职的新人都只做到这一层,只接受任务,叫做什么就做什么。公司的KPI里这叫满足部分期望。

    二段秘书的做法:抓落实——发通知后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。经过两次类似的会议安排之后,往往熟悉了公司的人员之后,开始学会发会议通知之前先确认与会人员的时间。

    三段秘书的做法:重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

    四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。公司的会议室与投影仪往往都是需要提前预定的,能做到提前预定,协调资源,保证资源到位。这样才是满足期望。

    五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。这样的秘书比较讨上级的喜欢。不是简单的接受任务,经常这样做会超出老板的期望。

    六段秘书的做法:做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。做会议记录倒是每个做秘书应做的,并且需要在会议结束后将会议纪要发自各个与会人员

    七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

    八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。

    九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系。做到第九段秘书,可能下个promotion就是你了。因为别人可以按照你的流程来做事情,你可以离开这个岗位,有更重要的工作等你来做了。

    从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出,由于对结果的追求程度不同,秘书的工作内容也发生了很大的变化。也就是说对于工作理解的不同,对待工作态度的不同,造成了工作执行力的不同,也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化。按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果,也就是我们日常工作中任务与结果的差别。正如我们之前提到的,目前任务与结果的差别,恰恰是很多企业的“心病”,中国的企业不缺乏思想,不缺乏人才,也不缺乏严谨的制度,更不缺乏可行的发展战略,而是缺乏执著执行力!

    卓越成效的管理者中提到绩效管理,在组织中做事需要看结果,你的工作对组织贡献了哪些绩效。完成工作固然重要,但是否有绩效产生却更重要。在九段秘书中,前半部分秘书重视的是工作的内容,工作的过程。而后半部分重视的是工作的结果,绩效。

    有结果无过程,结果是垃圾 ; 有过程无结果,过程是放屁—老陆

    生活中其实还有很多案例,GDP是结果,民生改善是过程。KPI是结果,工作项目是过程。考试是结果,学习是过程。说服别人是结果,PPT是过程………套用公司里的一句话:只有可复制的结果才是好结果。正应验了第九段秘书的做法。

    http://blog.sina.com.cn/s/blog_9dcdb98e01011fcu.html

    最近在美国很火的一首小诗,其中有很多哲理。

    纽约时间比加州时间早三个小时,

    New York is 3 hours ahead of California,

    但加州时间并没有变慢。

    but it does not make California slow.

    有人22岁就毕业了,

    Someone graduated at the age of 22,

    但等了五年才找到好的工作!

    but waited 5 years before securing a good job!

    有人25岁就当上CEO,

    Someone became a CEO at 25,

    却在50岁去世。

    and died at 50.

    也有人迟到50岁才当上CEO,

    While another became a CEO at 50,

    然后活到90岁。

    and lived to 90 years.

    有人依然单身,

    Someone is still single,

    同时也有人已婚。

    while someone else got married.

    奥巴马55岁就退休,

    Obama retires at 55,

    川普70岁才开始当总统。

    but Trump starts at 70.

    世上每个人本来就有自己的发展时区。

    Absolutely everyone in this world works based on their Time Zone.

    身边有些人看似走在你前面,

    People around you might seem to go ahead of you,

    也有人看似走在你后面。

    some might seem to be behind you.

    但其实每个人在自己的时区有自己的步程。

    But everyone is running their own RACE, in their own TIME.

    不用嫉妒或嘲笑他们。

    Don’t envy them or mock them.

    他们都在自己的时区里,你也是!

    They are in their TIME ZONE, and you are in yours!

    生命就是等待正确的行动时机。

    Life is about waiting for the right moment to act.

    所以,放轻松。

    So, RELAX.

    你没有落后。

    You’re not LATE.

    你没有领先。

    You’re not EARLY.

    在命运为你安排的属于自己的时区里,一切都准时。

    You are very much ON TIME, and in your TIME ZONE Destiny set up for you.

    守候时光。

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