出纳工作虽然千头万绪,在手工条件下,归纳起来,主要有以下四个方面的工作。
第一项,每天到银行取现金,准备单位职工随时随地报销。报销付出现金时,在记账凭证上加盖“现金付讫”字样;如果是用转账支票购买货物或劳务时,在记账凭证上加盖“转账付讫”字样;如果结算时收回剩余现金时,则在记账凭证上加盖“现金收讫”字样,当然,在报销时,出纳员要对原始凭证逐笔进行核对,与金额大小写是否相符,另外还要看原始凭证是否符合财政、税务和国家财经政策要求,这些事项必须牢记在脑海里,付诸于工作中,不能有丝毫差错,这是出纳工作中主要内容之一。
第二项,每天都要登记现金日记账和银行存款日记账。登记结束后,对收付方,增减方,借贷方的每月发生额进行合计,又称“月计”,然后与上月的“累计”余额进行加计,形成本月的“累计”金额。由于“银行存款”和“现金”科目都是资产类科目,借方金额大于贷方金额,期末余额在借方;如果借方金额小于贷方金额,则月末余额在贷方。一般情况下,是不允许后者情况出现的。在手工条件下,月计和累计工作是出纳工作中最让出纳员头疼的事项,每月都要进行枯燥无味的大量数字加计,如果一遍成还好,稍有疏忽就得去了重打,如果单位账户多,这种情况就更为严重,当时单位在各种银行共开设了9个账户,每月的计算量非常大,一时间使我感到非常无奈。俗话说的好,困难总没有办法多。经过反复思考,根据数学方程式原理,我终于找到了解决问题的方法。具体做法是:
“每到月末的时候,不必急于对本月的发生额进行逐笔合计,首先要观察在发生额中,增加栏和减少栏哪栏笔数少,以笔数少的作为合计对象进行合计,求出笔数少栏里的月计和累计,根据本月结余数和上月的累计数及结余数,就可求出本月笔数多栏目里月计和累计。
设本月增加栏笔数少,则本月减少栏的月计和累计分别可以求得。计算公式如下:
月计(增加栏)=本月月计+上月结余-本月结余
累计(增加栏)=本月累计-本月结余
反之,如果减少栏的笔数少,则本月增加栏的月计和累计分别为:
月计(减少栏)=本月月计+本月结余-上月结余
累计(减少栏)=本月累计-本月结余”
这种方法经过反复试算,十分快捷准确,大大降低了出纳员的工作强度,提高了工作效率。后来我把这种方法用信纸卷清,邮到辽宁会计编辑部,四个月后,于1987年10月在《辽宁会计》第十期上发表,题目是:介绍一种简单的月计累计方法。
我从这件事中悟出一个道理,出纳工作有困难不可怕,怕就怕不动脑筋,找不到解决问题的办法。当然了,在今天普遍实行会计电算化情况下,这种问题就不存在了。
第三项,每月都要汇总记账凭证。还有一项工作都是大家不愿意干的工作,这就是每月月末对记账凭证进行汇总。我还清晰的记得,刚开始工作的时候,第一个月月末到了,面对一本本厚厚的记账凭证,汇总记账凭证工作势在必行,科长和王会计一家拿一本准备汇总,随即科长起身又给我拿一本,让我也汇一本,他说“你也汇一本,试试看”,他怕我不明白怎么做,又提醒我几句,然后他就回到自己座位上。我不瞒你说,科长话音一落,我的心里真是有点懵,科长第一次给我任务,如果完成不好的话就掉链子了,自己的脸面往哪撂,我怀着忐忑的心情,硬着头皮,小心翼翼的按照记账凭证照猫画虎地一笔一笔开始抄写,一个科目一个科目地把把金额增加和减少的相同方向逐笔加以登记,一边抄写,一边犯嘀咕,还不能让两位会计看出来,装出神情自若的样子,费了九牛二虎之力才把一本记账凭证登记完成,然后进行合计,按照“资金来源-资金占用=资金结存”的平衡公式,试算科目汇总平衡表,试算平衡后拿着资金平衡表递给科长,科长一看结果,马上给予肯定,一颗惶惶不安的心终于落地。
在实行会计电算化之前,汇总记账凭证都是手工来进行的,汇总时,既要看清科目发生额是借方贷方、增方减方、收方付方,还要注意登记金额不能写错,不能出现大头小尾,不能重复登记,或是漏登,合计金额时不能出现差错,如果出现其中任何一种错误,科目汇总平衡表就不可能平衡。因此,记账凭证汇总是每个月都要做的,它是记录总账的依据,这项工作虽然技术难度不大,但要一气呵成也是不容易的,因此,这项工作都是大家一起来做,年轻的会计多干点,老会计少干点,或者不干。恰巧,我是刚刚参加工作的,年轻,又是科班出身,所以凭证汇总工作大部分都是由我来做。汇总时,按照每本记账凭证上的每个科目及不同方向的数字,在会计科目汇总表上逐笔进行登记,然后加计,试算平衡表,以此作为登记总账的依据。这项工作表面上没有什么难度,但是马虎一点就会出现差错,所以,在汇总记账凭证时一定要保持头脑清醒。根据多年的经验,我把汇总记账凭证经常出现的问题和解决办法汇总如下:
1、记错方向。
解决方法:用相差金额除以二,其结果就是你要找的那笔数据。
例如:如果平衡式时科目一方多出整数100,100÷2=50,你就可以在相关科目汇总数据里找有没有50的数据。
2、大头小尾。
解决方法:用相差金额除以九,能被整除,其商就是你要找的数据。
例如:
①如果平衡时,一方金额多出999这个数字,你就可以用999÷9=111,1000和1之差就是999,你就要在汇总表里去找是不是把1错写成了1000,;
②如果平衡时,一方金额多出810这个数字,你就可以用810÷9=90,900和90之差就是810,你就要在汇总表里去找有没有把90错写成了900。;
以上两例,反之亦然。
3、记账凭证漏记。
解决方法:记账凭证漏汇,虽然不影响平衡,但会造成总账科目与明细账科目金额不等的情况出现。总账和明细账相同科目相差的金额数,可以直接从记账凭证中或已登记的明细账中去查找。
4、加计不准确。
解决方法:如果出现差错用以上办法解决不了,唯一的办法就是重新加计一遍。
5、差错数据小于1的差错。解决方法:一是直接加计小数,二是看带有小数的数字是不是登记错误。
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