敏捷团队回顾会议的三大障碍(1)
回顾会议(Retrospective meeting)是Scrum敏捷流程的重要一环。可以检视在过去的Sprint中存在的问题,并在以后的Sprint加以改进和提高。通过回顾会议,才能不断地改进,提升敏捷团队的运行效率。
但是在实际运行中,retrospective meeting却最不受重视,很多敏捷团队干脆取消了回顾会议。
根据我的观察,我觉得很多团队的回顾会议存在三大障碍。针对每一个障碍,我会介绍问题场景,原因和建议解决方案。
障碍一:不想说
“ 大家好,咱们今天的retrospective meeting开始了。关于上次sprint,大家有什么想说的吗?” Scrum master热情地招呼大家。
沉默。场面有点尴尬。
“要不我们轮流说一下吧。”Scrum master笑了一笑,用求助的眼神扫视着大家,大家面面相觑。最后有的同学勉强说出几点已经重复过多次的内容。大家毫无兴致。经过简单的聊天,这个本应该3小时的会议在1个小时就结束了。大家都长出一口气,感觉像是逃离了苦海。大家似乎都觉得这个会议有问题,但是谁都不知道哪里不对劲。过了几次之后,scrummaster提议取消retrospective meeting,大家如释重负。
是不是有点似曾相识?
原因:会议形式单调,缺乏活力
很多团队在刚开始执行敏捷,做回顾会议的时候,大家热情很高,讨论积极,提出很多好的想法。可是过了一段时间,感觉每次会议千篇一律,形式单调,失去了最初的热情。其实这很正常的。因为人是喜新厌旧的动物。如果每次会议议程一成不变,内容老调重谈,人自然会产生审美疲劳。大家自然也没有兴致了。如果作为主持人的Scrum master也感觉厌倦,每次无精打采,其他队员的心情能好吗?
解决方案
怎么办呢?作为会议主持人的Scrum master该好好想想,是不是得换个花样儿了。学习一些会议主持的技巧很有必要。虽然我们不是电视节目主持,但是调动会场气氛的几个基本原则环节还是要注意的。
第一,开场非常重要。一般称为暖场。所以主持人(Scrum master)的状态非常重要。如果你自己一副例行公事的面孔,冷若冰霜,谁还有兴致和你聊天啊?当然,你也不必一定像电视主持人一样,上来就夸张地和大家打招呼,喊话。但是基本的礼貌,热情还是必要的。简单的微笑,示意就能让大家感受到暖意。另外,在开始讨论之前,首先真诚地感谢大家在上一个sprint中辛苦地工作,感谢大家抽出时间参加今天的会议等等,都有利于营造一个温馨的会议气氛,为会议的进行创造良好的条件。
第二,暖场游戏不可少。如果感觉大家的热情不高,做一个暖场游戏可以快速地调动大家的热情。暖场游戏一般称之为Ice breaker game(破冰游戏),就像宴席的前菜一样,是开胃的。选择破冰游戏的原则就是让大家活跃起来,为了让大家进入讨论的状态。所以最好也和会议的主题相关。这样的小游戏有很多。我这里介绍两个非常简单而使用的游戏。
一个常见的游戏是“说说你的心情”。可以让大家用一个词来形容你今天参加会议的心情,或者用一个词总结你上个sprint的。通过这个简单的小游戏,让大家开始思考,你还通过这个游戏了解大家的状态,以便在后边的会议中及时调整策略。
另一个是“期待”。让每人说一下你对今天会议的期待是什么。你希望从今天的会议,得到什么?这个小问题可以让大家快速地把焦点放在今天的会议上,另外为大家创造一个积极的心理暗示,对今天的回忆充满期待。
第三,让队员参与。独乐乐不如众乐乐。大家一起参与会议才会有气氛。为什么中国足球那么烂,还有很多中国人看呢?就是因为有咱中国人参与呗。回顾会不是报告会,千万不要搞成“一言堂”。
当大家贡献想法,参与决策时,他们才会觉得自己是真正的团队成员,他们不仅仅是执行者,而是决策者之一。人对于自己参与的决策更愿意承诺并且完成。另外让大家参与也会让他们感觉受到尊重,这是Scrum的核心价值观之一。至于他的意见,是对还是错,最终是否被采纳并不重要,关键是让大家感到他们的意见被听到,被讨论,这样就好了。
如果所有的事情都由你自己想,自己决定,大家缺乏参与感,自然不认可,你自己还累,何必呢?
在会议中的参与也有很多技巧。比如在选择话题,激发灵感的时候,可以使用头脑风暴法。
在探讨解决方案的时候,可以采用小组讨论法。
当决策的时候,比如决定解决方案,探讨问题原因的时候,可以采用民主投票法。
还有一些其他的小技巧。比如准备点小零食。让大家边吃边聊。大家会更放松。另外,还可以准备一些小奖品,表彰那些积极发言的同学。或者发个小红包也可以啊。活跃一下气氛嘛。
看到这里,我想对于技术出身的Scrum Master来说,会不会觉得,组织会议怎么这么麻烦?不像写代码那么简单直接。是的,写代码你只要对着冰冷的计算机就行了,基本上你决定它干什么它就干什么,根本不用考虑电脑的心情。但是组织一场有效的retrospective meeting,就要学习和掌握与人沟通的一些技巧,因为你面对的是一群活生生的人。必须让别人乐于和你沟通,说话,才能进行下去。所以掌握上面提到的一些会议组织,引导的技巧,就非常有必要了。话说回来,如果既能下得厨房写代码,还要能上的厅堂当主持。这以后不就是妥妥的斜杠青年吗?
如果你的团队存在类似的问题,不妨使用本文的方法试试看。相信会有不一样的效果。
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